6. Розробка запитів і способи обробки даних запитами

6.1 Конструювання запитів, види запитів

Запити призначені для відбору даних, що задовольняють заданим критеріям. У вигляді таблиці з'являється тимчасовий набір записів. Тут відображаються також записи, додавати, видаляти або змінювані в вихідних таблицях.

В Access запити поділяються на QBE-запити (Query By Example - запит по зразку), параметри яких встановлюються у вікні конструктора запитів, і SQL-запити (Structured Query Language - структурована мова запитів), при яких застосовуються оператори та функції мови SQL. Access легко перетворює QBE-запит в SQL-запит, і навпаки.

В Access можна формувати запити наступних видів:

• одно табличні запити:

Припустимо, що потрібно отримати дані з таблиці Працівники, ФИО працівників, дату народження, адресу мешкання, посаду та фото працівника (Рис.5).

Рис. 5. Одно табличний запит

• багато табличні запити:

Потрібно дізнатися прізвища працівників з окладами більше 4000 рублів

• Запит на видалення:

Припустимо, що відбулося звільнення працівника. Його дані були занесені в таблицю Т-АрхівУволенних. Тепер необхідно видалити запис про даному співробітнику з таблиці Т-Кадри

6.2 Будівник виразів

Для формування умов відбору, для створення виразів в обчислюваних полях зручно використовувати Будівник виразів. У полі запису формуються вирази, в лівій частині нижньої половини вікна містяться папки, відкриття яких дозволяє розкрити зміст папки і вставляти об'єкти з наступної частини в вирази. Перейти у вікно будівника виразів можна, натиснувши кнопку Будівник на панелі інструментів конструктора запитів або вибравши команду Побудувати в контекстно-залежному меню.

6.3 Використання групових операцій у запитах

Групові операції дозволяють виділяти групи записів з однаковими значеннями в зазначених полях. Натиснувши на кнопку Групові операції на панелі інструментів, в бланку запиту з'явиться додатковий рядок Групова операція, що дозволяє виконувати статистичні операції із значеннями конкретних полів.

Групові операції використовуються в запитах на вибірку. У запит включаються поля, за якими треба провести статистичні обчислення.

Дев'ять статистичних функцій, вбудованих в Access:

Назва Функція

Last Останнє значення в групі

First Перше значення в групі

Var Варіація значень поля

StDev Стандартне відхилення величин нуля від середнього

Count Число значень поля в групі без урахування порожніх значень

Мах Максимальне значення

Min Мінімальне значення

Avg Середнє значення поля

Sum Сума значень поля по всіх записах

На малюнку 6 представлено запит з угрупованням, за допомогою якого можна визначити значення середнього окладу, сумарну величину окладів за посадами згідно зі штатним розкладом, середньоквадратичне відхилення від середнього значення окладу.

Рис.6. Запит з використанням групповых операцій

7. Дати та їх використання в базах даних

Операції з даними, що здійснюються користувачами, реєструється в часі. Введення, коректування, видалення та інші операції реєструються в часі. Дати використовуються в різних обчисленнях.

Оператори роботи з датами:

Date () - висновок поточної дати (число, місяць і рік);

Year (Date ()) - висновок поточного року;

Month (Date ())-висновок поточного місяця;

Day (Date ()) - висновок поточного дня.