Практична робота № 1

ТЕМА: Знайомство з MS Excel.

МЕТА: Ознайомитися з інтерфейсом редактора електронних таблиць MS Excel, навчитися ефективно використовувати засоби програми MS Excel для введення, форматування та редагування даних.

Теоретичні відомості

Термін „електронна таблиця” використовується для визначення простої в користуванні програми, призначеної для обробки даних, зокрема:

• проведення різних обчислень з виростанням засобів функції і формул;

• дослідження впливу різних факторів на дані;

• розв’язання задач оптимізації;

• отримання вибірки даних, що задовольняють заданим критеріям;

• побудова графіків та діаграм;

• статистичний аналіз даних.

Основним об’єктом MS Excel є книга, яка зберігається в єдиному файлі, котрий має розширення *.xls. Книга поділяється на листи, а листи в свою чергу – на комірки. Будь-який лист робочої книги Excel має матричну структуру. По замовчуванню кожен робочий лист має (максимально) 256 колонок з іменами від А до ІV і 16384 рядка з відповідними номерами. Ім’я колонки й номер рядка, яким одночасно належить комірка, однозначно визначають її адресу: наприклад А1 – адрес комірки, що знаходиться в колонці А та першому рядку. Excel також підтримує й іншу систему адресації, коли нумеруються й рядки й колонки (в цьому випадку спочатку вказується номер рядка, а потім номер колонки: наприклад R1С1 – адрес тієї ж комірки А1, R1 – рядок 1, С1 – колонка 1. Змінити стиль адресації можна за допомогою кнопок , Параметры Excel, Формулы і вмиканням прапорця Стиль ссылок.

За допомогою вікна Параметры Excel, на вкладці Настройки можна налагодити панель швидкого доступу.

В комірки таблиці можна вводити інформацію будь-якого типу текст, дату і час, формули, рисунки, діаграми, графіки тощо. Нарешті, що найбільш суттєво, комірка може містити формулу, що задає математичні та інші операції над даними інших комірок.

Знайомство з екранним інтерфейсом програми Excel

На екрані Excel, котрий з’явиться після запуску розміщені наступні елементи:

• рядок заголовка з кнопками системного меню;

• рядок меню: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид; панелі інструментів вкладки Главная: Буфер обмена, Шрифт, Выравнивание, Число, Стили, Ячейки, Редактирование;

• поле імені; рядок формул;

• рядок стану; смуги прокручування;

• робоча область з ярликами аркушів.

Введення чисел і тексту

Для введення інформації в задану комірку потрібно: встановити в ній курсор (це робиться або за допомогою клавіш переміщення курсору або за допомогою миші – досить клацнути лівою клавішею миші на потрібній комірці). З введенням першого символу автоматично здійснюється перехід в режим введення. При цьому в рядку стану відображається слово “Ввод”.

У випадку, якщо користувач постійно працює з даними інтервального типу, що часто повторюються, можна створити відповідні списки цих даних для автозаповнення. Потім, для заповнення комірок, у випадку повторного введення цих даних в таблиці буде достатньо ввести перший елемент цього списку у вибрану комірку й використати механізм автозаповнення: перетягнути маркер заповнення (Маркер заполнения: Небольшой черный квадрат в правом нижнем углу выделенного блока. При наведении на маркер заполнения указатель принимает вид черного креста.) по комірках, які потрібно заповнити. Списки для автозаповнення створюються за допомогою кнопок , Параметры Excel, Основные, Основные параметры для работы в Excel, Изменить списки. У полі Списки вибрати Новый список, у полі Элементы списка ввести всі елементи списку автозаповнення, натиснути кнопку Добавить, ОК, ОК.

Кнопка Удалить діалогового вікна Списки дозволяє видалити будь-який вибраний список. Після додавання нового списку досить ввести перший елемент цього списку в комірку й виконати процедуру автозаповнення, всі елементи списку будуть автоматично введені в комірки.

Особливість процедури автозаповнення полягає в тому, що вона поширюється також і на списки даних, які не є даними інтервального типу, але містять подібні компоненти, наприклад: Комп’ютер 1, Комп’ютер 2 … Комп’ютер N; Тиждень 1, Тиждень 2 … Тиждень N та ін.

Текстове представлення інформації допускає роботу з використанням для набору практично будь-яких символів та їх комбінацій.

При введенні числової інформації можна використовувати тільки наступні символи:

1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0, –, +, /, Е, е.

Не всякий набір даних символів утворює число, наприклад набір символів “214е” не є числом. А комбінація символів “523е2” інтерпретується комп'ютером як число 52300.

Excel автоматично визначає чи можна представити введену інформацію в числовому форматі. Якщо введені в комірку символи не сприймаються комп'ютером як числа, то при виході з комірки символи вирівнюються по її лівому краю, якщо введені символи інтерпретуються комп'ютером як числа, то здійснюється їх вирівнювання по правому краю комірки.

Числа Excel відображаються в наступних категоріях форматів: Числовой, Экспоненциальный, Финансовый, Денежный, Процентный, Дробный. Якщо необхідно вводити числа без прив'язки до якого-небудь формату, то використовують формат Общий. Для введення чисел краще за все використовувати формат комірок Числовой, який встановлюється з панелі інструментів Число вкладки Главная із списку, що розкривається.

Інший спосіб – у діалоговому вікні Формат ячеек, що викликається з цієї ж панелі натисканням кнопки . При цьому можна також задавати кількість знаків після коми.

В комірку з текстом може бути введено не більше ніж 255 символів. В деяких випадках потрібно ввести деякі числа як текст, наприклад, список телефонів. Для цього потрібно встановити формат Текстовый. Тоді будь-яка введена послідовність знаків програмою Excel автоматично сприймається як текст.