Принципи і правила планування часу

• Складайте план лише на певну частину свого робочого часу, як показує досвід, краще всього на 60 %.

• Події, які важко передбачити, відволікаючі моменти (поглиначі часу), а також особисті інтереси і потреби не можуть бути заплановані цілком без залишку. Відповідно свій час треба розподіляти між трьома блоками.

• Основне правило планування часу

60 % – запланована активність;

20 % – непередбачена активність (резерви часу і незаплановані дії);

20 % – спонтанна активність (управлінська діяльність, творчість).

• Фіксуйте в планах результати або цілі (кінцевий стан), а не просто які-небудь дії.

Приклад:

замість: «подзвонити п. Бакаїмові»

краще: «погодити з п. Бакаїмом розклад занять».

Таким чином, ваша активність буде спочатку скерована безпосередньо на досягнення якоїсь вашої мети, і ви зумієте уникнути ескалації позапланової діяльності, наприклад, обговорення того, що вам спонтанно спадає на думку.

• Постійно ставте собі питання:

У чому мета цієї розмови, цієї роботи і т.п.? Чого я хочу досягти?

• Встановлюйте часові норми, передбачайте в своєму плані рівно стільки часу на ту або іншу справу, скільки вона справді потребує. Досвід показує:

На роботу, як правило, витрачається стільки часу, скільки його є в розпорядженні. Якщо ви, наприклад, призначили на проміжок між 10 і 12 годинами нараду, то воно продовжиться саме 2 години, хоча її мета може бути досягнута набагато швидше.

• Встановлюйте точні терміни виконання для всіх видів діяльності. Таким чином ви привчаєте себе до самодисципліни, уникайте нерішучості, зволікання і відкладання подій.

• Усуньте з свого ужитку невизначені, неточні формулювання типу «Якнайскоріше». Що, власне, це означає? За годину? Протягом дня? Наступного тижня? Через 2 – 3 тижні? Без фіксації точних термінів при домовленості з іншою стороною ви створюєте живильне середовище для такого роду докорів і конфліктів: «Ви ж обіцяли мені прислати це якнайскоріше! Я чекаю вже третій день!» Укладайте конкретні домовленості щодо терміну закінчення робіт. Питайте або говоріть, до якого терміну завдання повинне бути виконане, і заручайтеся при цьому згодою іншої сторони. Якщо ваші пропозиції не співпадають, ви можете дійти іншої, реалістичнішої угоди.

• Точно визначайте, якій справі якого роду пріоритети ви віддаєте. Свідомо встановлюйте однозначні пріоритети, послідовно і системно виконуйте завдання, включені в план, відповідно до їх черговості!

Вчіться відрізняти найважливіше від спішного і позбавляйтеся від «тиранії» спішних справ. Найтерміновіша справа не завжди буває найважливішою, проте саме спішні і «невідкладні» справи забирають часто велику частину нашого дорогоцінного часу. «Тиранія» спішного коріниться в забутті пріоритетів, в перевазі неважливого над важливим, і лише це тому, що внаслідок недостатнього планування неважливі справи стають терміновими.

Принцип Ейзенхауера

Залежно від ступеня терміновості і важливості завдань розрізняються чотири можливості їх оцінки:

1. Термінові/важливі справи.

За них слід братися негайно і самому їх виконувати.

2. Термінові/менш важливі справи.

Тут існує небезпека потрапити під «тиранію» спішності і в результаті цілком віддатися вирішенню конкретного завдання, тому що воно термінове. Якщо ж воно, проте, є не надто важливим, то воно повинне бути делеговане, оскільки для його виконання не вимагається якихось особливих якостей.

3. Менш термінові/важливі задачі.

Їх не треба виконувати терміново, вони, як правило, можуть почекати. Складнощі тут виникають тоді, коли ці справи рано чи пізно перетворюються на термінові і повинні бути особисто вами вирішені в найкоротші терміни.

Тому ми вам рекомендуємо: перевірте ще раз ступінь важливості і спробуйте їх повністю або частково доручати іншим.

4. Менш термінові/менш важливі справи.

Дуже часто справи цієї категорії осідають на письмовому столі, і без того заваленому паперами. Якщо ви раптом починаєте займатися цими справами, забуваючи про завдання першої категорії, то вам не варто потім скаржитися на перевантаження роботою.

Від справ неістотних і нетермінових слід утримуватися!

Наберіться трохи мужності, щоб частіше відправляти їх до кошика на сміття.

Якщо ви послідовно розподілятимете свої справи по категоріях відповідно до принципу Ейзенхауера, ви значно підвищите свою продуктивність.

• Із самого початку встановлюйте в своїх планах, яку роботу ви повинні виконувати особисто, а яку можна передоручити (делегувати).

• Залишайте певний відсоток свого часу як резерв для несподіваних відвідувачів, телефонних розмов, криз або на випадок недооцінки тривалості окремих справ і прагніть скоротити кількість і об'єм «поглиначів» вашого часу.

• Резервуйте певну частину свого часу для планової, підготовчої і творчої роботи, а також для підвищення кваліфікації. Якщо цей час втрачається у повсякденних справах, поклопочіться про те, щоб надолужити втрати наступного тижня.

• Не забувайте про принцип Парето.