Робочий стиль, який ви дотепер практикували (самоаналіз)

Передумовою того, що у вашому особистому робочому стилі взагалі що-небудь зміниться, є перш за все уявлення про те, куди йде ваш час, що конкретно і як ви робите. Часто це уявлення буває цілковито помилковим.

Аналіз використання часу

Перший крок — складання інвентарного опису всіх видів діяльності, в яких ви брали участь.

У центр аналізу ви можете поставити або позитивні, або негативні аспекти.

Таким чином виходять дві початкові сфери, з якими ви можете працювати.

Аналіз сильних сторін

Кожен працівник володіє безліччю технічних прийомів, що ведуть до успіху, – інакше він би не зміг день за днем справлятися з лавиною справ.

Аналіз слабких сторін

Як тільки ви розкриєте свої особисті слабкі сторони, ви зможете розробити початкові пункти і стратегію по їх подоланню. Помічником і порадником при цьому послужить методична допомога, яку ви тримаєте в руках.

Аналіз тимчасових втрат

За допомогою наступної самоанкети проаналізуйте робочий стиль, який ви практикували дотепер і визначте, в яких сферах ви втрачаєте час.

Втрати часу при постановці мети

Так – ні

• Чи маю я систематичний огляд задач, які виникають у сфері моєї діяльності?

• Чи доводиться мені виконувати дуже багато різних справ?

• Чи займаюся я водночас багатьма різними справами?

• Чи працюю я регулярно над собою: чи розвиваю нові ідеї чи розширюю свої знання, чи удосконалюю навички?

Втрати часу при плануванні

Так – ні

• Чи знаю я зразковий розподіл часу (у процентному співвідношенні), необхідний для виконання майбутніх справ?

• Чи готовий я до можливих труднощів при виконанні роботи?

• Чи передбачаю я резервний час для непередбачених випадків, криз і перешкод?

• Чи вживаю належні заходи, щоб запобігти перешкодам?

• Чи записую я терміни, задачі і активність в щоденнику часу?

Втрати часу при виробленні рішень

Так – ні

• Чи оцінюю я роботу, перш ніж приступити до неї (чи варта вона витрат часу)?

• Чи встановлюю пріоритетність справ залежно від їх важливості?

• Чи приділяю я окремим справам потрібну кількість часу відповідно до їх значення (важливості та терміновості)?

• Чи приділяю я забагато уваги дрібним незначним справам?

• Чи забагато займаюся я під час виконання завдання деталями при тому, що знаю про важливіші для мене речі?

Втрати часу через погану організацію роботи

Так – ні

• Чи працюю я надто довго над однією проблемою так, що віддача стає все меншою?

• Чи схильний я до того, щоб все робити самому?

• Чи завалений постійно паперами мій письмовий стіл?

• Чи використовую я сучасні допоміжні засоби, які можуть полегшити мою працю?

• Чи дбаю я про систематичне спрощення праці в моїй сфері діяльності?

• Чи виникають у мене в певних життєвих ситуаціях одні і ті ж труднощі?

Втрати часу на самому початку роботи

Так – ні

• Чи планую я вже напередодні увечері свій майбутній день?

• Чи базікаю я здрузями, перш ніж приступити до роботи?

• Чи займаюся я в першу чергу особистими справами?

• Чи потрібний мені на початку кожної справи певний час, щоб приступити до роботи?

• Чи починаю я кожну справу спонтанно, без того, щоб її заздалегідь продумати?

• Чи відкладаю я часто важливі справи?

• Чи займаюся важкими проблемами або задачами у середині або кінці дня?

• Чи відкладаю я розпочату справу, не довівши її до кінця?

Втрати часу при складанні розпорядку дня

Так – ні

• Чи знаю я свій особистий трудовий ритм і графік продуктивності?

• Чи знаю я, коли я більш продуктивний: вранці або увечері?

• Чи відповідає розпорядок мого робочого дня моєму ритму продуктивності?

• Чи планую я сприятливий час дня для найважливіших задач, щоб повною мірою використовувати мої продуктивні здібності?

• Чи займаюся я в години своєї найвищої вищої продуктивності рутинною роботою, сторонніми справами або не важливими проблемами?

Втрати часу при обробці інформації

Так – ні

• Чи вибираю я матеріал для читання з урахуванням його важливості?

• Чи перевіряю я цілі розмови співрозмовників і свої власні, щоб виключити марну витрату енергії і часу?

Який виявився ваш результат?

Хай вас не бентежить велика кількість відзначених вами слабких місць.

Спробуйте тепер по-новому розташувати окремі пункти відповідно до їх важливості.

Найважливіші причини втрат часу:

1. _____________________

2. _____________________

3. _____________________

4. _____________________

5. _____________________

Аналіз «поглиначів» часу

Спробуйте на закінчення ідентифікувати п'ять причин втрат часу, які повторюються.

1. Прогляньте наступний список, що складається з 30 найістотніших «поглиначів» часу і відзначте «свої» п'ять найважливіших:

2. Нечітка постановка мети.

3. Відсутність пріоритету в справах.

4. Спроба дуже багато зробити за один раз.

5. Відсутність повного уявлення про майбутні задачі і шляхи рішення.

6. Погане планування трудового дня.

7. Особиста неорганізованість, «завалений» письмовий стіл.

8. Недолік мотивації (індиферентне ставлення до роботи).

9. Пошуки записів, пам'ятних записок, адрес, телефонних номерів.

10. Телефонні дзвінки, що відривають від справ.

11. Нездатність сказати «ні».

12. Неповна, запізніла інформація.

13. Відсутність самодисципліни.

14. Невміння довести справу до кінця.

15. Відволікання (наприклад, шум).

16. Відсутність зв'язку (комунікації) або неточний зворотний зв'язок.

17. Базікання на приватні теми.

18. Надмірна комунікабельність.

19. Синдром «відкладання».

20. Бажання знати всі факти.

21. Тривалі очікування (наприклад, домовленої зустрічі).

22. Поспіх, нетерпіння.