Зміст розгляду питань навчально-ознайомчої практики

1. Документ та його функції.

Документування та організація роботи з документами, що охоплює сукупність форм, прийомів, способів і методів їх укладання й обробку, називається діловодством (справочнство).

Документ – зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати.

У соціальному плані будь-який офіційний документ, поліфункціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольнити різноманітні людські потреби.

До загальних функцій документа належать: інформаційна, соціальна, комунікативна, культурна.

До специфічних функцій документа належать: управлінська, правова, історична.

Дайте відповідь на питання.

1. Що таке справочинство?

2. Дайте визначення документа.

3. Що таке документування?

4. Назвіть загальні функції документа.

5. Які функції належать до спеціальних?

2. Критерії класифікації документів.

Основною класифікаційною ознакою конкретного документа є його зміст, зокрема, відношення зафіксованої в ньому інформації до особи, структури, предмета чи адресата.

Відповідно до цього і згідно з унормованими вимогами за ознаками класифікації та групами вирізняють такі види документів:

1. За найменуванням.

2. За змістом і спеціалізацією

3. За походженням.

4. За місцеи укладання.

5. За напрямом.

6. За способом виготовлення, структурними ознаками і степенем стандартизації.

7. За ступенем складності.

8. За стадіями створення.

9. За терміном використання.

10. За ступенем готовності.

11. За юридичною силою.

12. За технікою відтворення.

13. За терміном зберігання.

3. Реквізити документів та їх розміщення.

Реквізит –обов’язковий елемент документа. Розрізняють: постійні та змінні реквізити.

Постійні – наявні на бланку документа, а змінні вносять суб’єкти в процесі заповнення. Реквізити мають постійні закріплені місця на аркуші паперу, що сприяє зручності в процесі користування документом і його обробки.

Реквізити організаційно-розпорядчих документів (ГОСТ 6.38-90):

1. державний герб;

2. емблема організації чи підприємства;

3. зображення державних нагород;

4. код установи, організації, підприємства;

5. код форми документа;

6. назва міністерства або відомства;

7. повна назва організації, установи чи підприємства, автора документа;

8. назва структурного підрозділу;

9. індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса;

10. назва виду документа;

11. дата;

12. індекс;

13. посилання на індекс та дату вхідного документа;

14. місце складання або видання;

15. гриф обмеження доступу до документа;

16. адресат;

17. резолюція, і.т.д.

4. Основні вимоги до документів.

Кожний документ укладається згідно з узаконеними нормами та правилами, які є стабільними для конкретного виду, але всі вони мають відповідати таким вимогам:

• не суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного та адміністративного права, директивним положенням конкретних керівних органів;

• видаватися лише відповідними повноваженими органами або службовими особами, згідно з їх компетенцією;

• відповідати своєму призначенню, назві й укладатися за встановленою формою;

• бути достовірними, переконливими й відповідати лише на завдання конкретного закладу, установи тощо або їх керівництва;

• бути належним чином відредагованими (грамотними) й оформленими, розбірливими та охайними.

Більшість документів повинна бути придатною до тривалого зберігання. Дотримування цих вимог дає змогу оперативно отримати й обробити потрібну інформацію, вчасно вжити доцільних заходів, зробити процес управління стабільним, передбачуваним і результативним.

5. Призначення документів.

За призначенням документи поділяються на 2 групи: документи в управлінській діяльності та спеціалізована документація.

Документи в управлінській діяльності поділяються на:

1. Організаційні – положення, статут, інструкція, правила.

1. Розпорядчі документи – постанова, ухвала, розпорядження, накази та витяги з наказу.

2. Довідково-інформаційні – акти, відгуки, висновки, довідки, доповідні й пояснювальні записки, службові листи, телеграми, факси, телефонограми.

3. Документи з кадрово-контрактних питань – автобіографії, заяви, контракти, особові листи, угоди.

4. Особисті офіційні документи – характеристики, доручення, заповіти, заяви, посвідчення.