Thema 6: Namen, Zahlen, Daten, Fakten Text zum Lesen und Besprechen: Was ist ein Organigramm?
Organigramme werden als Hilfsmittel zur Darstellung der Firmenstruktur benutzt. Mit Hilfe eines Organigramms können Sie auf anschauliche Art und Weise deutlich machen, wie Ihre Firma strukturiert und organisiert ist, oder welche Grundlagen gegeben sind. In einem Organigramm sind Auskünfte über folgende organisatorische Sachverhalte enthalten:
- Verteilung betrieblicher Aufgaben auf Stellen und Abteilungen,
- hierarchische Struktur der Aufbau- bzw. Leitungsorganisation und der Weisungsbeziehungen,
- Einordnung von Leitungshilfsstellen,
- Personelle Besetzung (Stäbe, Stellen, Abteilungen).
Übliche Darstellungsformen in der Praxis sind das horizontale und das vertikale Organigramm sowie Mischformen aus beiden. Zur Visualisierung werden Symbole verwendet. Bezüglich der grafischen Darstellung gibt es keine allgemein gültige Regelung, allerdings hat sich in der Praxis Folgendes etabliert:
Des Weiteren gibt es folgende Möglichkeiten der Darstellung:
- In einem Viereck steht nur eine Person, die die jeweilige Stelle innehat und deren Sekretär/in.
- Vierecke, die eine Verbindung nach unten haben, beinhalten die Rolle des Vorgesetzten; z.B. ist Ebene 1 der Ebene 2 vorgesetzt, etc.
- Querschnittfunktionen sind als unterstützende oder fachlich bestimmende Stellen meist als Stabsstelle neben der Geschäftsführung in Form eines Kreises dargestellt. In der Darstellung ist die Unterstützung zusätzlich durch eine gestrichelte Linie angegeben.
- Die Organisation kann auch in Form von Kreisen und Ellipsen abgebildet werden. Die Kreise symbolisieren mehr Offenheit, Flexibilität, Kommunikation. Pfeile können zeigen, wie wichtige Prozesse ablaufen, in welche Richtungen Informationen weitergegeben werden etc.
Oft hört man: „Unser Unternehmen besteht schon so lange, jeder kennt den Aufbau und Ablauf. Wozu dann noch ein Organigramm?“ Die Antwort lautet:
1) Ein neuer Mitarbeiter kann Zusammenhänge schneller erkennen. Viele Fragen die während der Einarbeitungsphase auftreten, lösen sich für ihn von selbst.
2) Durch ein Organigramm kann so manche Kompetenzrangelei unter den Mitarbeitern umgangen werden, da sich die Kompetenzen aus der Veranschaulichung von selbst ergeben.
3) Organigramme sind bei der Planung der Umstrukturierung eines Unternehmens hilfreich und sind ein Leitfaden zur Machbarkeit.
4) Zu Beginn einer Besprechung ausgehändigte Organigramme an die einzelnen Teilnehmer verschaffen einen guten Überblick über die Themen und die Gesamtproblematik.
5) Das Organigramm ist eine Arbeitshilfe, die dem Anwender deutlich macht, welche Details zu berücksichtigen sind, die nicht unmittelbar in seinen Arbeitsbereich fallen.
6) Bei Kundengesprächen ist das Organigramm hilfreich, bestimmte Abläufe und Prozesse zu erklären.
Die Vorteile bei Nutzung von Organigrammen sind also die folgenden: 1) hierarchische Strukturen werden ersichtlich (Organisationsform); 2) es gibt Regelung der Zuständigkeiten; 3) sie sind unterstützend bei kritischen Geschäftsentscheidungen; 4) ein effizienter Informationsaustausch erfolgt. Es gibt aber auch die Nachteile: 1) Organigramme sind stark vereinfachend; 2) es bestehen Probleme der Darstellungstechnik; 3) ohne geeignete Software sind die Organigramme sehr zeitintensiv und aufwändig zu realisieren; 4) es gibt keine DIN-Normen.
(Aus: officeorga.de/secure/was_ist_eigentlich/organigramm.htm
de.wikipedia.org/wiki/Organigramm).
Fragen zum Text:
Wozu werden Organigramme benutzt?
Welche Informationen enthält ein Organigramm?
Welche Darstellungstypen von Organigrammen werden gewöhnlich verwendet?
Gibt es eine einheitliche Regelung für die grafische Darstellung der Organigramme?
Welche Symbole verwendet man traditionell in einem Organigramm?
Welche Bedeutung haben Vierecke, die eine Verbindung nach unten haben?
Welche Eigenschaften der Unternehmensstruktur können mit Kreisen zum Ausdruck gebracht werden?
Was kann man mit Pfeilen zeigen?
Wie kann das Organigramm des Unternehmens einem neuen Mitarbeiter helfen?
Welche Rolle spielen Organigramme bei der Umstrukturierung eines Unternehmens?
Wozu verwendet man Organigramme bei Besprechungen?
Kann ein Organigramm bei einem Kundengespräch nützlich sein?
Welche Vorteile hat Nutzung von Organigrammen?
Welche Nachteile gibt es bei Organigrammen?