- •English business letters
- •The layout and parts of a business letter
- •1. The date
- •2. The inside address
- •25 High Holborn
- •14 Manor Gardens
- •26 Exton Square
- •32, Highgate West Hill
- •34 High Street
- •C ambridge School of Languages
- •119 Mill Road Cambridge cb1 2az uk
- •3. The opening salutation
- •4. The subject heading
- •5. The opening paragraph
- •6. The body of the letter
- •7. The closing paragraph
- •8. The complimentaty closing
- •To express a little warmer feeling
- •American form
- •9. The signature
- •I. Pavlov
- •10. Enclosures and postscripts
- •Insurance Policy (6 pages)
- •Abt: order No. 1367 (The Subject Heading)
- •J. Brown
- •Exerceses
- •I. Ответьте на вопросы, изучив раздел 1.
- •II. Подберите и напишите соответствующие заключительные формулы вежливости для следующих вступительных обращений.
- •III. Напишите следующие даты по-английски.
- •IV. Напишите следующие внутренние адреса, а также вступительные обращения.
- •V. Напишите вступительные обращения и соответствующие им заключительные формулы вежливости, если письма написаны:
- •VI. Расположите правильно все части делового письма по вышеприведенному образцу по следующим заданиям.
5. The opening paragraph
The opening paragraph will often state the subject-matter of the letter by giving the date of the letter, which is being answered, and the writer’s feelings on the subject: pleasure, regret, surprise or gratitude. A short opening sentence will often attract attention more successfully than a longer one.
Useful phrases and sentences: |
Полезные обороты и фразы: |
|
а) В ответ на Ваше письмо от 2 марта этого года сообщаем Вам, что ... |
We thank you for your letter dated 3rd Jun. and write to tell you ... (wish to inform you...) |
Благодарим за Ваше письмо (датированное) от 3 июня и сообщаем Вам, что... |
b) We are sorry to have to remind you... |
б) К сожалению, нам приходится напоминать Вам, что... |
To your regret we shall have to... |
К сожалению, мы вынуждены ... |
We regret to inform you that... |
С сожалением сообщаем Вам, что ... |
|
в) С удовольствием сообщаем Вам, что... |
We are happy to tell you ... |
|
We are pleased to inform you... |
|
We are surprised to learn that... |
Мы с удивлением узнали, что ... |
Further to our letter of 3rd Jun. ... |
В дополнение к нашему письму от 3 июня... |
With reference to (=Referring to...) the enquiry of 4th July, 200 .'.. |
Ссылаясь на запрос от 4 июля 200 ...г.
|
We refer to your Order No. 256 and... |
Мы ссылаемся на Ваш заказ № 256 и ... |
We have received your letter dated 13th Mar.... We thank you for the letter of 13th Mar.... |
Подтверждаем получение Вашего письма от 13 марта ... |
6. The body of the letter
Its text, its message. A letter should only deal with one specific subject as several subjects may require attention in different departments and may complicate the filling system.
Business letters should be simple and clear, polite and sincere, concise and brief. That means using simple, natural, short words and sentences; admittance of mistakes openly and sincerely; using concise words and sentences instead of wordy ones; and avoiding repetition or needless words and information. Express your self in a friendly way and with a simple dignity.
To make a letter easier to read and to a certain extent more attractive, divide it into paragraphs, each paragraph dealing with one idea, one aspect of the subject or giving one detail.
If several paragraphs deal with the same subject matter (topic or theme), they should fit together smoothly, i.e. each new paragraph giving a new aspect of the topic under consideration should follow the previous one naturally. This is done either by numbering the paragraphs or by using connective words, such as:
however, still, yet, but - |
однако, все же, но |
nevertheless - |
тем не менее |
otherwise - |
иначе, в противном случае |
on the contrary - |
наоборот |
again — |
и еще |
also, in addition, besides — |
кроме того |
so, therefore, in this way — |
поэтому, таким образом |
in short - |
короче говоря |
as a result - |
в результате |
on the other hand — |
с другой стороны |
and some others. |
и некоторые другие |
If a letter is lengthy, the paragraphs may be given headings, which may be typed in ordinary or capital letters, followed by a full-stop, colon от а dash.
If the headings are typed in ordinary letters, they should be underlined to distinguish between heading and text.
If more pages than one are written, they should be numbered.
The second and following pages are typed on blank sheets (without the letterhead). The name or initials of the recipient should be placed at the top of left-hand margin of all continuation sheets, followed by the date after the page number. Apart from those phrases and sentences expressing regret, gratitude and other feelings, given above and used in "The Opening Paragraph" the following may be useful:
1) To express apologies and regrets |
1) Для выражения извинения и сожаления |
We regret being unable to ... Unfortunately we cannot... |
Сожалеем, что. мы не можем ... К сожалению, мы не можем ... |
Please accept our apologies for ... |
Просим принять наши извинения за... |
We express our apology that ... |
Извините нас за... |
We offer (make) our apology ... |
Мы приносим свои извинения ... |
2) To express gratitude |
2) Для выражения благодарности |
We would be very much obliged ... |
Мы были бы весьма признательны ... |
I shall be grateful to you ... |
Мы будем Вам благодарны ... |
We shall appreciate it if... |
Мы будем Вам признательны, если ... |
We are indebted to the Chamber of Commerce and Industry for your address. |
Мы обязаны за Ваш адрес Торгово-промышленной палате. |
We owe your address to ... a certain company. |
Мы обязаны за Ваш адрес ... такой-то фирме. |
3) To express request |
3) Для выражения просьбы |
Please let us know ... |
Просим Вас сообщить нам ... |
We would ask (request) you to ... |
Мы просили бы Вас ... |
We'd be obliged if... |
Мы были бы обязаны, если бы ... |
We'd be glad to have your latest catalogue. |
Мы были бы рады получить Ваш последний каталог. |
Kindly inform us of the position of the order. |
Просим Вас ставить нас в известность о ходе выполнения заказа |
4) To express confirmation |
|
We confirm our consent to the alterations. |
Подтверждаем своё согласие с данными изменениями. |
Please acknowledge receipt of our Invoice. |
Просим Вас подтвердить получение нашего счета-фактуры. |