Введение

Термин "Управление проектами" прочно вошел в обиход руководителей организаций, так как с каждым годом все в большей степени ощущается необходимость внедрения современных методов управления проектами. В современном бизнес-окружении при постоянно растущей сложности проектов, когда перед организациями ставятся задачи достижения намеченных целей в сжатые сроки и с минимальными затратами, невозможно рассматривать методологию управления проектами в отрыве от современных информационных технологий [1].

Внедрение управленческих информационных систем в организации сегодня перестало быть лишь средством повышения эффективности существующей системы управления. Постоянное совершенствование методов управления организацией, подкрепляемое использованием современного программного обеспечения является условием успешного функционирования компании на рынке.

Microsoft Project является на сегодняшний день самой распространенной в мире системой управления проектами. Во многих западных компаниях MS Project стал привычной добавкой к Microsoft Office даже для рядовых сотрудников, которые используют его для планирования графиков несложных комплексов работ. Отличительной особенностью пакета является его простота. Разработчики MS Project не стремятся вложить в пакет более сложные алгоритмы календарного или ресурсного планирования, в то же время значительное внимание уделяется использованию современных стандартов, позволяющих эффективно интегрировать пакет с другими приложениями [1, 2].

Среди достоинств пакета также следует отметить достаточно удобные и гибкие средства создания отчетов. Основные типы отчетов могут быть выбраны из заготовок (Report Gallery). Для начинающего пользователя в MS Project предусмотрено кроме обычных средств помощи также возможность пошаговой разработки проекта и интеллектуальной подсказки.

MS Project может быть рекомендован пользователям непрофессионалам и новичками для планирования несложных проектов.

Лабораторная работа №1 Планирование проекта в ms Project

Цель работы: научиться осуществлять планирование проекта в MS Project.

Порядок выполнения работы:

1. Ознакомиться с теоретическими основами планирования проекта в ms Project.

2. Осуществить: создание нового проекта; ввод ключевых сведений о проекте; настройку календаря проекта; ввод задач и их длительностей; создание вехи; создание повторяющихся задач.

Содержание отчета: распечатанный файл проекта.

1.1. Теоретические сведения

Управление проектами — это процесс планирования, организации и управления задачами и ресурсами для достижения определенной цели обычно при наличии ограничений по времени, ресурсам и затратам. Проект, как правило, состоит из основных этапов: построения плана, отслеживания хода выполнения проекта и управления, завершения проекта [3].

Основными факторами, формирующими каждый проект и определяющими его будущее, являются время, деньги, область охвата. Время выполнения проекта отражается в календарном плане проекта. Деньги - бюджет проекта, основанный на затратах на ресурсы, т.е. на персонал, оборудование и материалы, необходимые для выполнения задач. Область охвата - цели и задачи проекта, а также трудозатраты, необходимые для их выполнения. Эта тройка - время, деньги и область охвата - называется треугольником проекта. Четвертым элементом проектного треугольника является качество, однако оно не является стороной треугольника – это результат того, как вы управляете временем, деньгами и объемом работ. Зависимость между элементами проектного треугольника различна для каждого проекта, ее анализ позволяет определять узкие места проекта, формировать допустимые решения [2].

Для каждого проекта необходимо выбрать критерий управления проектом. Выбор критерия позволяет определить приоритеты проекта: осознать, какие из элементов проектного треугольника являются основополагающими. Критериями могут быть бюджет проекта, сроки выполнения или объемы используемых ресурсов.

Перед рассмотрением задач проекта или необходимых ресурсов следует выбрать его стратегию. При формировании стратегии важно собрать и уточнить следующие сведения, которые помогут лучше понять проект: цели, ограничения, область охвата. Также необходимо определить основные требования к управлению проектом: количество уровней управления проектом; критерий оценки завершения проекта и его отдельных этапов; используемые методы отчетности; систему и средства обмена информацией; регулярность проведения совещаний [1].

После определения цели проекта и стратегии управления можно приступать к созданию расписания проекта. Расписание является наиболее важной частью управления проектом. Именно в расписании указываются все задачи проекта, их взаимосвязь и сроки выполнения [1].

При создании плана проекта вводятся следующие типы сведений: задачи, взаимосвязи, длительность, ресурсы, затраты проекта. Составление плана проекта в общем виде заключается в описании задач проекта, доступных ресурсов и определении взаимосвязей между ними с помощью назначений.

Начиная новый проект в Microsoft Project, можно ввести или начальную, или конечную дату проекта. Конечную дату рекомендуется вводить, если проект должен быть завершен к определенной дате, во всех остальных случаях вводится начальная дата.

Структурирование помогает организовать задачи в более удобные для управления компоненты. Создав иерархию, можно объединить связанные задачи в более общую задачу, которая называется суммарной задачей; задачи, объединенные суммарной задачей, называются подзадачами [2].

Одним из наиболее надежных способов планирования задач является установление взаимосвязей между ними, т. е. зависимостей задач. Зависимость задач - характер связи между двумя задачами. Для связывания задач пользователь определяет зависимость между их датами окончания или начала. В Microsoft Project существуют четыре типа зависимостей задач (табл. 1).

Таблица 1