Тема 4. Создание и редактирование отчетов

Отчет – это средство для отображения данных при выводе на печать. Отчет формируется на основе созданных в базе данных таблиц и запросов.

Среда баз данных предоставляет возможность создавать отчет при помощи Конструктора или Мастера. Наиболее удобно оформлять отчет, используя Мастера.

Отчет имеет несколько областей, в которых расположены объекты отчета: надписи, поля и другие элементы (табл. 8).

Таблица 8

Характеристика областей отчета

Область отчета	Характеристика
Заголовок отчета	Информация, которая встречается в начале отчета только на первой странице
Верхний колонтитул	Информация, которая повторяется сверху на каждой странице (заголовки столбцов)
Заголовок группы	Поле, значения которого берутся в качестве заголовков в начале каждой группы
Область данных	Поля, из которых берутся основные данные для отчета
Нижний колонтитул	Информация, которая повторяется внизу на каждой странице (заголовки столбцов)
Примечания отчета	Информация, которая встречается в конце отчета только на последней странице

Задание 1. Создайте отчет Личные данные сотрудников, в котором формируется список сотрудников по должностям.

Технология работы

1. В главном меню базы данных выделите объект Отчеты и запустите Мастера создания отчетов.

2. Выберите из списка Таблицы и запросы запрос Личные данные сотрудников.

Выбор полей из таблиц.

Из списка доступных полей перенесите в список выбранных полей все поля, кроме поля КодСотрудника. Перейдите на следующий шаг Мастера, нажав кнопку Далее.

Выбор вида представления данных.

На этом шаге предлагается вид преставления данных (рис. 23). Нажмите кнопку Далее.

Добавление уровней группировки.

На третьем шаге Мастера предлагается добавить в отчет уровни группировки данных для повышения наглядности представляемой информации.

Мастер предлагает сгруппировать данные по полю Должность (рис. 24). Такая группировка позволяет вывести названия должностей, существующих на предприятии, в виде оформленных подзаголовков. Нажмите кнопку Далее.

Рис. 23. Второй шаг Мастера отчетов

Рис. 24. Третий шаг Мастера отчетов

Выбор порядка сортировки и вычислений, выполняемых для записей.

На четвертом шаге задайте сортировку по полю ФИО для того, чтобы фамилии сотрудников в отчете были расположены в алфавитном порядке. Для этого из первого раскрывающегося списка выберите поле ФИО.

Щелкните по кнопке Итоги… и в появившемся окне диалога «Итоги» в полях Возраст и Стаж включите флажки в столбце с функцией Avg (рис. 25). Это позволит подвести соответствующие итоги по группам должностей. Нажмите кнопку OK, а затем – Далее.

Рис. 25. Вид окна диалога «Итоги»

Выбор вида макета для отчета.

На пятом шаге Мастер предлагает выбрать вид макета для отчета и ориентацию страниц в отчете. Можно оставить установки, предлагаемые Мастером. Нажмите кнопку Далее.

Выбор требуемого стиля.

На шестом шаге Мастера выберите любой стиль оформления. Нажмите кнопку Далее.

Ввод имени отчета.

На седьмом шаге введите заголовок отчета: Личные данные сотрудников и завершите работу Мастера, щелкнув на кнопке Готово.

3. После завершения работы Мастера включается режим предварительного просмотра отчета, из которого кнопкой Закрыть можно переключиться в режим Конструктора для модификации отчета (рис. 26).

4. Приведите вид созданного отчета к виду, представленному на рис. 26. В отчете можно исправлять только надписи (объекты из областей Верхний колонтитул и Заголовок группы макета отчета). Поля базы данных, значения из которых представлены в Области данных в макете отчета (см. рис. 26) исправлять нельзя, так как это может привести к ошибке.

Рис. 26. Окно Конструктора отчета «Личные данные сотрудников»

5. Щелкните на надписи ДатаРождения в области Верхний колонтитул: надпись выделится маркерами. Установите курсор между словами Дата и Рождения и нажмите клавишу Space Bar (Пробел).

6. Измените размеры рамки этой надписи: увеличьте высоту рамки и уменьшите ее ширину. При этом надпись разобьется на две строки.

7. Аналогично исправьте заголовок ДатаЗачисленияНаРаботу (см. рис. 26).

8. В меню Вид выберите Панель элементов (в случае отсутствия этой панели на экране).

9. На панели элементов выделите кнопку Aa (Надпись) и нарисуйте небольшую рамку для надписи в области Заголовка отчета.

10. В рамке напишите: «по состоянию на».

11. Перенесите из области Нижнего колонтитула в область Заголовка объект с функцией Now(), который выводит в отчет текущую дату.

12. Щелкните на поле заголовка группы Должность правой кнопкой мыши и из контекстного меню выполните команду Свойства. В окне диалога «Поле: Должность» на вкладке Макет представлены свойства выделенного заголовка, связанные с оформлением этого объекта в отчете. Определите следующие свойства заголовка группы: «Насыщенность» – полужирный, «Курсив» – Да.

13. Выделите все объекты в области Примечание группы (щелкайте в них левой клавишей мыши при нажатой клавише Shift). Вызовите на выделенной группе контекстное меню и из него – команду Свойства. В окне диалога «Несколько элементов управления» на вкладке Макет определите следующие свойства выделенных объектов: «Насыщенность» – жирный, «Курсив» – Да, «Размер шрифта» – 10.

14. Щелкните левой клавишей мыши в надпись Avg в области «Примечание группы». Замените эту надпись на «В среднем».

15. Просмотрите отчет в режиме предварительного просмотра (команда Файл / Предварительный просмотр), а затем кнопкой Закрыть вернитесь в режим Конструктора.

16. Увеличьте размеры области «Примечание группы». Для этого наведите указатель мыши на верхнюю границу заголовка области «Нижний колонтитул» и левой клавишей мыши опустите эту границу вниз. Еще раз просмотрите отчет в режиме предварительного просмотра. При этом проконтролируйте положение объектов в отчете: должно быть полное соответствие между заголовками и относящимися к ним данными. Если для некоторых данных произошло смещение их позиций относительно их заголовков, перейдите в режим Конструктора и в Области данных измените положение этих данных. Для этого щелкните в них левой клавишей мыши и подвиньте их в нужном направлении за маркер, который появится в левом верхнем углу рамки этих данных.

17. Сохраните отчет и закройте его.

Задание 2. Создайте отчеты Характеристики маршрутов и Характеристики трамваев для представления в них сведений из одноименных запросов.