24. Понятие о документах. Треб-я к первичным учетным документам.

Под документированием понимается запись информации на бумаге или другом носителе. Оно осуществляется по правилам, установленным правовыми нормативными актами, и имеет юридическую силу. Документ – это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Все официальные документы имеют общие и специальные функции. Общие функции: информационная – документ создают для сохранения информации; социальная – документ является социально значимым объектом, так как связан с определенной социальной потребностью; коммуникативная – документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами; культурная – документ закрепляет и передает культурные традиции, в частности, уровень научного и технического развития общества. Специальные функции: управленческая – документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели; примером могут служить плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы; правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; примером являются законодательные и нормативные акты, документы, приобретающие на время правовую функцию; историческая – документ – это источник исторических сведений о развитии общества после выполнения. Официальные документы подразделяют на: управленческие; научные; технические; технологические; производственные и др. Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Основные формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: 1)планирование – посредством подготовки различных планов 2)учет – в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской оперативно-технической документации 3)инструктирование – в виде издания инструкций, методических указаний 4)контроль – путем сбора сведений в письменном виде и т.д.

25. Класификация документов

Для классификации документов в пределах одного учреждения составляют классификационные схемы – классификаторы. Они бывают двух типов - структурные и производственно-отраслевые. В классификаторах структурного типа документацию делят на части в соответствии со структурными подразделениями. По месту составления: внешние и внутренние. По назначению документы подразделяются на: распорядительные – это документы, в которых содержатся распоряжения, указания о выполнении тех или иных хозяйственных операций. оправдательные документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции. комбинированные – это документы, которые одновременно являются и распорядительными и исполнительными: расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы, документы бухгалтерского исполнения составляются, если для записи хозяйственной операции нет других документов или при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов. По способу охвата фактов документы разделяются на разовые и накопительные. Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию в отдельности и составляются в один прием. Накопительные документы составляются в течение определенного периода (за несколько приемов) путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. По объему отраженных операций учетные документы разделяются на первичныеи сводные. Первичные документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения. Сводные документы обобщают показатели, взятые с первичных документов, путем соответствий их группировки и систематизации. По содержанию хозяйственных операций учетные документы разделяются на материальные, денежные и расчетные.