5.6. Этапы постановки целей.

Процесс постановки целей включает в себя ряд этапов, которые можно выразить схематически (рис. 6):

Постановка цели

Нахождение целей

-Чего я хочу?

-профессионально

Ситуационный анализ

-Что я могу?

-профессионально

Формирование целей

(планирование целей)

-профессионально

Рисунок 6. Процесс постановки целей.

5.7. Совершенствование процесса планирования и организации рабочего времени

Составление планов рабочего дня руководителя

1) Составление заданий.

Под соответствующими рубриками "Плана дня" (см. таблицу 3) необходимо записать всё то, что необходимо сделать на следующий день, то есть:

а) задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;

б) невыполненное накануне;

в) добавившиеся дела;

г) сроки, которые надо соблюсти;

д) периодически возникающие задачи.

При этом можно употреблять сокращения, соответствующие виду деятельности:

- В - визиты; Д - делегирование дел; К - контроль;

-П- в процессе, в деле; ПК - поездки, командировки;

- ПР - письменная работа, деловые письма, диктовка; С -секретарша;

Т - телефонные разговоры; Ч - чтение (отчётов, циркуляров, газет).

2) Оценка длительности заданий

Необходимо проставить против каждого задания приблизительное время для его выполнения, просуммировать и определить ориентировочно общее время.

3) Резервирование времени

При составлении плана дня необходимо охватывать планом 60 % рабочего времени и оставлять в качестве резервного времени

40 % времени.

4) Принятие решений по приоритетам и перепоручению.

На данном этапе необходимо применять анализ АВС

План рабочего дня руководителя

Таблица 3

Задание (сокращения)	Приоритеты	Часы	Перепоручения

Для рационализации составления плана также можно использовать бюрографию, представляющую графические символы:

t - срочно; ! - важно; ? - выяснить; + - приоритет категории А; • -задача выполнена; О - перенос на более поздний срок; Х -невыполняемое или само собой разрешившееся дело.

5) контроль (учёт несделанного).

Для оптимизации использования рабочего времени необходимо осуществление контроля за их использованием.

Необходимо регулярно контролировать свои временные планы. Контроль предполагает решение трёх задач:

1) осмысления степени выполнения данного задания, то есть того, что достигнуто к моменту осуществления контроля

2) сравнения запланированного с достигнутым, то есть, в какой степени достигнута поставленная цель, какие имеют место отклонения

3) корректировки по установленным отклонениям, что предполагает контроль осуществляемой управленческой деятельности и контроля результатов.

5.8. Правила планирования и организации рабочего времени на день

Совершенствование планирования рабочего времени можно выразить в виде правил планирования времени:

1. Главное правило планирования времени - соотношение ( 60:40):

60% запланированная активность,

20% непредвиденная активность (резервы времени и не планируемые действия: срочные совещания, обсуждения, незапланированный приход визитёров, звонки, - помехи, «похитители времени» – сидеть в приемной у начальника).

20% спонтанная активность (управление, творчество).

Необходимо составить план лишь на определённую часть своего рабочего времени. Непредвиденные события, помехи, «похитители времени», личные потребности требуют того, чтобы не планировать заранее все время без остатка.

Несмотря на основное правило планирования времени, мы все же склонны планировать более 60 % своего рабочего времени. В связи с этим необходимо сократить список запланированных задач до реального объема посредством:

• Определения приоритетов;

• Сокращения объема выполняемых задач;

• Делегирования (поручения их выполнения другому лицу).

2. Анализ видов деятельности и расхода времени, листок "Дневных помех": необходимо задокументировать и перепроверить то, как и на что используется (тран­жирится) время. Вы сможете работать более концентрированно и более последовательно препятствовать возникновению помех, если для выполнения конкретного задания определите конкретное время.

3. Необходимо перечислить все предстоящие в соответствующем плановом периоде ра­бочие задачи.

4. Необходимо планировать лишь такой объём задач, с которым можно справиться. Опыт показывает, что часто происходит неадекватная оценка общего времени, имеющегося в распоряжении, т.е. планируется больше, чем действительно можно выполнить в это время.

5. Необходимо гибко изменять планы в соответствии с меняющимися условиями.

6. Восполнение потерь времени: необходимо восполнять потери времени в тот же день.

7. Невыполненные, но важные задачи необходимо переносить в план следующего пе­риода, вычеркнуты или выполнены сверхурочно.

8. Необходимо фиксировать в планах результаты или цели (конечное состояние), а не просто действия.

9. Необходимо задавать точные временные нормы: необходимо в общих чертах прикинуть затраты времени на выполнение задач. Другой опыт показывает, что на выполнение определенной работы затрачивается столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Если Вы для выполнения задачи задаете конкретную продолжительность времени, то Вы заставляете себя придерживаться этого лимита, как это имеет место при распределении денежного бюджета.

10. Необходимо устанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности.

11. Необходимо точно определять, какому делу какого рода приоритеты отдаются.

12. «Поглотители» времени и резервы времени: необходимо оставлять определённый процент рабочего времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров, кризисов или на случай недо­оценки продолжительности выполнения отдельных заданий и сокращать количество и объём "помех".

13. Необходимо планировать свободное время, в том числе поездки, проработку материа­лов, концептуальные размышления. Временные блоки и спокойное время (за­крытые часы): необходимо резервировать продолжительные непрерывные периоды времени для крупных задач (спокойное время, закрытые часы, «тихие часы») и более короткие - для обработки нескольких мелких дел. При этом следует иметь ввиду, что, если Вам мешают работать, то наступает т.н. «эффект зубцов пилы»: если Вы возвращаетесь к работе после очередной помехи, то для того, чтобы снова вработаться, Вам необходимо дополнительное время, составляющее в итоге потерю 28 % времени (рис. 7). На практике оправдал себя т.н. метод «Тихих часов», во время которых необходимо исключить все помехи.

14. Время для планирования и творчества: необходимо резервировать определённую часть своего времени для плановой, подго­товительной работы, а также для повышения квалификации.

15. Рутинная работа: необходимо планировать выполнение рутинных функций: чтения месячных отчётов, обхода подчинённых.

16. Непродуктивная деятельность: необходимо следить за тем, чтобы на непродуктивную деятельность, например, несу­щественные собрания, уходило как можно меньше времени.

17. Альтернативы: при планировании необходимо мыслить альтернативно ("Всегда есть другой, лучший путь").

18. Согласование временных планов: необходимо согласовывать свои рабочие программы с планами, как руководите­лей, так и подчиненных.

Р 100 % - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

А

Б

О

Т

О

С

О

Б

Н

О

С

Т

Ь

П О М Е Х И

Рисунок 7. Эффект зубцов пилы