2.2. Підготовку податкової накладної здійснить наступним чином:

- виділіть необхідний вихідний рахунок на сплату у списку журналу «Вихідні рахунки на сплату»;

- викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт „Підготовка документів”, потім підпункт „Податкова накладна”;

- на екрані з'явиться форма „Вихідні податкові накладні: Розділи” та прогрес-бар „Додавання”. У вікні форми оберіть та відкрийте подвійним клацанням лівої кнопки миші необхідний підрозділ журналу „Вихідні податкові накладні”. Якщо підрозділу немає, виконайте наступні дії:

- виділіть верх дерева журналу – розділ Вихідні податкові накладні;

- клацніть правою кнопкою миші на розділі, виберіть з контекстного меню, що відкрилося, підпункт Додати;

- введіть назву нового підрозділу, тобто в цьому підрозділі будуть зберігатися вихідні податкові накладні, виписані нашою фірмою покупцю, та натисніть кнопку Обрати.

На екрані з’явиться форма „Вихідні податкові накладні: Додавання”. Як і при створенні накладної на відпуск, вся інформація податкової накладної вже заповнена на підставі вихідного рахунку на сплату. Натисніть на кнопку Записати.

Після підготовки податкової накладної відповідний підпункт меню в журналі «Вихідні рахунки на сплату» для документу-підстави також стає неактивним.

2.4. Підготовку платіжного документа здійснить наступним чином:

- виділіть необхідний вихідний рахунок на сплату у списку журналу «Вихідні рахунки на сплату»;

- викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт „Підготовка документів”, потім підпункт „Платіжний документ”;

- на екрані з'явиться форма „Платіжні документи: Розділи” та прогрес-бар „Додавання”;

- виділіть верх дерева журналу – розділ Платіжні документи;

- клацніть правою кнопкою миші на розділі, виберіть з контекстного меню, що відкрилося, підпункт Додати;

- введіть назву нового підрозділу, натисніть кнопку Обрати.

На екрані з’явиться форма „Платіжний документ: Додавання”. Вся інформація документу вже заповнена на підставі вихідного рахунку на сплату.

Можна (але не необхідно) ввести поле Найменування товару, робіт, виконаних послуг. Наприклад, „Оплата за товари продані” тощо. Натисніть кнопку Записати.

Можна також, якщо покупець оплачує рахунок частками, оформляти оплату товарів декількома платіжними документами, у цьому випадку необхідно відредагувати поле Підсумок. При наступній оплаті в журналі „Прихід товару” необхідно знову створити платіжний документ на підставі не повністю оплаченого прибуткового.

Після підготовки платіжного документу відповідний підпункт меню в журналі «Вихідні рахунки на сплату» для документу-підстави лишається активним.

2.5. На підставі вихідного рахунку на сплату можна також підготувати запис у журналі платежів. Для цього необхідно викликати контекстне меню і вибрати з нього підпункт „Сплата”, потім підпункт „Провести сплату”. Можна також оформлювати сплату частками.

3.4. На підставі зареєстрованих прибуткових документів, знаходячись в розділі "Прихід товару", можна підготувати наступні документи:

- платіжні документи;

- документи на внутрішнє переміщення.

3.4.1. Підготовку платіжного документа здійснить наступним чином:

- перейдіть в праву верхню панель журналу «Прихід товару» одинарним клацанням лівої кнопки миші;

- виділіть необхідний прибутковий документ у списку зареєстрованих документів одинарним клацанням лівої кнопки миші (створення платіжного документа в журналі „Прихід товару” відбувається на основі існуючого прибуткового документу);

- викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт „Підготовка документів”, потім підпункт „Платіжний документ”;

- на екрані з'явиться форма „Платіжні документи: Розділи” та прогрес-бар „Додавання” з видом, номером, датою та сумою документу, на підставі якого додається новий документ. Форма означає звернення з журналу „Прихід товару” до журналу „Платіжні документи” для вибору або створення і вибору відповідного підрозділу для нового платіжного документу у цьому журналі. Очевидно, що журнали пов’язані між собою, і один з документів може бути створеним на підставі іншого з перенесенням частини інформації, що прискорює процеси введення документів і виключає помилки при веденні журналів документів.

У вікні форми „Платіжні документи: Розділи” оберіть та відкрийте подвійним клацанням лівої кнопки миші необхідний підрозділ журналу „Платіжні документи”. Якщо підрозділу немає, виконайте наступні дії:

- виділіть верх дерева журналу – розділ Платіжні документи;

- клацніть правою кнопкою миші на розділі, виберіть з контекстного меню, що відкрилося, підпункт Додати;

- введіть назву нового підрозділу, тобто в цьому підрозділі будуть зберігатися платіжні документи, що стосуються нашої оплати товару постачальнику ;

- натисніть кнопку Обрати.

На екрані з’явиться форма „Платіжний документ: Додавання”. Більшість інформації вже заповнено на підставі прибуткового документу (вид документу, вид документу-підстави, номер обох документів, дати обох документів, контрагенти, підсумок. Можна зберегти новий документ, не редагуючи.

Можна ввести поле Найменування товару, робіт, виконаних послуг (рекомендується). Наприклад, „Оплата товарів придбаних” тощо. Можна також оформляти оплату товарів частково, у цьому випадку необхідно відредагувати поле Підсумок, наприклад, введемо замість „536,50” суму „300,00”. Натисніть кнопку Записати.

В цьому випадку в журналі „Прихід товару” необхідно знову створити платіжний документ на підставі не повністю оплаченого прибуткового. Номер його буде вже інший, а суму (поле Підсумок) повинен відредагувати користувач (можливо, що це не остання частина оплати по документу).

5. Підготування та друк документів і звітів в журналах рахунків та накладних системи «Парус - Торговля и склад 7.40».

5.1. В розділі «Вихідні рахунки на сплату» виконується друк наступних документу і звітів:

- вихідний рахунок на сплату;

- звіт про виписані рахунки (повний, скорочений, підсумковий).

5.1.1. Для створення екранної форми для друку документа Вихідний рахунок на сплату, виконайте послідовно наступні дії:

- виділіть необхідний запис про вихідний рахунок;

- викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт „Друк документу”;

- шляхом низки стандартних дій знайдіть та оберіть необхідний шаблон документу;

- у вікні „Друк вихідного рахунку на сплату” натисніть кнопку Почати;

- документ за вибраним шаблоном буде автоматично створений і переданий в MS Excel.

5.1.2. Для створення екранної форми для друку Звіт про виписані рахунки (повний), виконайте послідовно наступні дії:

- виділіть необхідний запис про вихідний рахунок;

- викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт „Друк звіту”, підпункт „Звіт про виписані рахунки (повний)”;

- у вікні „Звіт про виписані рахунки (повний)”, що відкрилося, в полі зі списком Розділ можна обрати значення Всі розділи, Поточний розділ або Обрані, в полі Шаблон звіту натисніть на кнопку . ;

- шляхом низки стандартних дій знайдіть та оберіть необхідний шаблон звіту, натисніть кнопку Почати;

- документ за вибраним шаблоном буде автоматично створений і переданий в MS Excel.

5.2. В розділі «Накладні на відпуск» виконується друк наступних документу і звітів:

- накладна на відпуск;

- звіт про виписані накладні (повний, скорочений, підсумковий).

Створення вказаних екранних форм (для друку) документа „Накладна на відпуск” та звіту „Звіт про виписані накладні (повний)” відбувається цілком аналогічно створенню документу і звіту у розділі „Вихідні рахунки на сплату”. Виконайте ці дії самостійно.

5.3. В розділі «Податкові накладні» виконується друк наступних документу і звіту:

- вихідна податкова накладна та додатки;

- реєстр виданих податкових накладних.

Створення вказаних екранних форм (для друку) документа „Вихідна податкова накладна та додатки” та звіту „Реєстр виданих податкових накладних” відбувається цілком аналогічно створенню документів і звітів у раніше розглянутих розділах системи.