1.4. Розглянемо «Специфікації» - другу вкладку форми редагування документа «Вихідний рахунок на сплату».

Специфікація – це, фактично, таблиця, один запис (рядок) якої містить відомості про який-небудь один вид товару, роботу або послугу. В специфікацію кожного найменування входять такі характеристики, як кількість і ціна одиниці цього найменування, суми по рядку специфікації із знижкою і без знижки, сума податку, вид упаковки (якщо найменування в рядку - товар) і тариф при реалізації цього найменування.

- на вкладці «Специфікації» (або в таблиці «Специфікації» головного вікна розділу) виберіть пункт контекстного меню «Додати». Буде викликана форма додавання специфікації;

- викличте журнал «Ціни реалізації» з поля «Найменування» форми додавання за допомогою кнопки .. Якщо в переліку товарів та послуг цього журналу не відображені необхідні позиції, скористайтеся кнопкою Відібрати панелі інструментів. У вікні, яке з’явиться, натисніть кнопку Очистити для очистки умов відбору номенклатура товарів та послуг. Після цього номенклатурні позиції повинні відобразитися.

Якщо цін реалізації на необхідні номенклатурні позиції ще не вносили, або необхідні нові, більш актуальні ціни, то їх потрібно додати. В нашому випадку саме так, були внесені ціни закупівлі товарів при оформленні специфікацій прибуткових документів (в журналі „Прихід товарів”).

Аналогічні дії необхідно виконати для усіх номенклатурних позицій, які будуть занесені у специфікацію журналу вихідних рахунків на сплату.

2. На підставі зареєстрованих вихідних рахунків на сплату, знаходячись у відповідному "Вихідні рахунки на сплату", можна підготувати наступні документи:

- накладна на відпуск;

- податкова накладна;

- акт виконаних робіт;

- платіжний документ.

2.1. Підготовку накладної на відпуск здійснить наступним чином:

- перейдіть в праву верхню панель журналу «Вихідні рахунки на сплату» одинарним клацанням лівої кнопки миші;

- виділіть необхідний вихідний рахунок на сплату у списку зареєстрованих документів одинарним клацанням лівої кнопки миші;

- викличте контекстне меню і виберіть з нього підпункт „Підготовка документів”, потім підпункт „Накладна на відпуск”;

- на екрані з'явиться форма „Накладні на відпуск: Розділи” та прогрес-бар „Додавання” з видом, номером, датою та сумою документу, на підставі якого додається новий документ. Форма означає звернення з журналу „Вихідні рахунки на сплату” до журналу „Накладні на відпуск” для вибору або створення і вибору відповідного підрозділу для нової накладної на відпуск у цьому журналі.

У вікні форми „Накладні на відпуск: Розділи” оберіть та відкрийте подвійним клацанням лівої кнопки миші необхідний підрозділ журналу „Накладні на відпуск”. Якщо підрозділу немає, виконайте наступні дії:

- виділіть верх дерева журналу – розділ Накладні на відпуск;

- клацніть правою кнопкою миші на розділі, виберіть з контекстного меню, що відкрилося, підпункт Додати;

- введіть назву нового підрозділу – «Фікс», тобто в цьому підрозділі будуть зберігатися накладні на відпуск, що стосуються нашого продажу товарів покупцю, та натисніть кнопку Обрати.

На екрані з’явиться форма „Накладні на відпуск: Додавання”. Вся її інформація вже заповнена на підставі вихідного рахунку на сплату. Заповнені вид документу, вид документу-підстави, номер обох документів, дати обох документів, контрагенти, підсумок. Документ можна зберегти без додаткового редагування. Натисніть на кнопку Записати.

Після підготовки накладної на відпуск відповідний підпункт меню в журналі «Вихідні рахунки на сплату» для документу-підстави стає неактивним, тобто повторна підготовка неможлива (лише після анулювання вже підготовленого документу).