13

Тема. Подготовка и составление служебных документов

При составлении документов используется следующий состав реквизи­тов:

1. — Государственный герб Республики Беларусь;

2. — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3. — код организации: код ОКОГУ по [I] для министерств и дру­гих органов управления, код ОКЮЛП по [2] для других организаций;

4. — код документа по [3];

5. — наименование вышестоящей организации;

6. — наименование организации;

7. — наименование структурного подразделения;

8. — почтовый адрес отправителя;

9. — коммуникационные и коммерческие данные;

10. — название вида документа;

11. — дата;

12. — регистрационный индекс;

13. — ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

14. — место составления или издания,

15. — гриф ограничения доступа;

16. — адресат;

17. — гриф утверждения;

18. —-резолюция;

19. — заголовок к тексту;

20. — отметка о контроле;

21. — текст;

22. — отметка о наличии приложения;

23. — подпись;

24. — гриф приложения,

25. — гриф согласования:

26. — визы;

27. — печать;

28. — отметка об исполнителе;

29. — отметка о заверении копии;

30. — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31. —отметка о поступлении (регистрационный штамп входя­щих документов);

32. — отметка о переносе данных на машинный носитель.

Рассмотрим подробнее реквизиты, приведенные на схеме в приложении.

1. Государственный герб Республики Беларусь. Изображение Государст­венного герба Республики Беларусь помещают в центре верхнего поля. Диаметр изображения не должен пре­вышать 17 мм.

Право помещать изображение Государственного герба на бланках доку­ментов предоставлено только государственным органам иным государст­венным организациям.

Гербовые бланки государственных органов и иных организаций должны изготавливаться исключительно типографским способом и подлежат обяза­тельному учету с проставлением на каждом из них типографским способом или нумераторами учетного порядкового номера.

2. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

Товарный знак и знак обслуживания (далее — товарный знак) — обозначение, способствующее отличию товаров или услуг одних юри­дических или физических лиц от однородных товаров или услуг других юридических или физических лиц, помещается на бланках документов организаций.

Эмблема организации или товарный знак, за­регистрированные в установленном законом порядке, помещают (по ус­мотрению организации) на левом поле бланка на уровне реквизита «Наиме­нование организации», если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь.

Организации негосударственной формы собственности при про­дольном расположении реквизитов эмблему (товарный знак) органи­зации помещают в центре на верхнем поле бланка — размер 17 мм. При угловом расположении реквизитов эмблема (товарный знак) организации помещается на верхнем поле бланка над серединой стро­ки реквизита «Наименование организации».

3. Код организации реквизит проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа.

Органы государственной власти и управления код организации проставляют по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управ­ления» (ОКОГУ). Для других организаций код проставляется по Об­щегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП).

4. Код документа проставляется на верхнем поле справа под кодом организации по Общегосударственному классифи­катору Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД), утвержденному Постановлением Белстандарта от 29 сентяб­ря 1995 г. № 10 и введенному в действие 1 апреля 1996 г.

Код документа при составлении конкретного вида документа про­ставляется только на унифицированных документах, названия форм ко­торых включены в ОКУД.

5. Наименование вышестоящей организации. При на­личии вышестоящей организации указывается ее полное наименование.

6. Наименование организации обозначает автора до­кумента, под которым понимается физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Наименование организации, являющейся автором документа, долж­но соответствовать наименованию, установленному правовым актом (ус­тавом, положением, приказом и др.).

Организация кроме полного может иметь и сокращенное наименова­ние. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в ее учредительных документах. Со­кращенное наименование помещают ниже полного или за ним в скобках.

Пример:

Министерство здравоохранения Республики Беларусь

(Минздрав)

7. Наименование структурного подразделения. Авто­ром документа может быть структурное подразделение организации. Наименование структурного подразделения указывается под наименованием организации в том случае, если оно является юридическим лицом.

Пример.

Витебский областной исполнительный комитет

Отдел по архивам и делопроизводству

Если документ подготавливается совместно двумя и более ор­ганизациями, то его следует печатать на чистом листе бумаги. Наимено­вания организаций располагаются в соответствии с их полными офици­альными наименованиями в верхней части документа на одном уровне, на одном языке (на котором ведется делопроизводство организации).

Пример:

Министерство финансов Республики Беларусь

Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь

8. Почтовый адрес отправителя. На бланке для письма ниже реквизита «Наименование структурного подразделения» помещают юридический или почтовый адрес — адрес фактического месторасполо­жения организации, по которому с ней осуществляется связь. Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (далее — Правила), утвержденными Постановлением Совета Мини­стров Республики Беларусь от 7 сентября 2004 г. № 1111.

Пример:

ул. Якуба Коласа, 15, 211400, г. Полоцк. Витебская обл.

9. Коммуникационные и коммерческие данные по­мещают на бланке для письма ниже почтового адреса отправителя: теле­графный адрес, номера телефона, телефакса с включением кода автома­тической междугородней (международной) телефонной связи, адрес электронной почты и т. д. Группы цифр в номерах телефонов дефисом не разделяются.

Коммерческие данные: номер расчетного счета, наименование банка и т. д.

Стандарт не содержит ограничений относительно состава и объема сведений, включаемых в состав справочных данных об организации.

10. Название вида документа. Вид документа оп­ределяется его назначением и содержанием. Название вида докумен­та должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы». Состав документов, издаваемых организацией, фиксируется в Табеле унифицированных форм документов, применяемых организацией.

Название вида документа печатают прописными буквами без разрядки от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. В письме название вида документа не указывается.

11. Дата. Место расположения реквизита — верхний левый угол формуляра-образца, начиная от нулевого положения табулятора (или границы служеб­ного поля). На дату отводится 10 знаков: восемь цифр (по две - на число и месяц, четыре - на год) и две разграничительные точки, например: 08.04.2002.

При оформлении дат, содержащихся в финансовых документах, допускается словесно-цифровой способ. Даты в текстах норматив­ных правовых актов оформляют словесно-цифровым способом.

Пример — 8 июля 2004 г.

12. Регистрационный индекс создаваемых и полу­чаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемо­го классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т. д.).

На документах, составленных совместно несколькими организа­циями, регистрационные индексы авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.

13. Ссылка на дату и индекс входящего документа. Данный реквизит присут­ствует на бланке для писем (факсов), так как он предполагает ответ на ранее посланное письмо. Данный реквизит полностью переписывается из инициа­тивного документа цифровым способом, например: на № 01-13/121 от 05.04.2002. На бланках для писем этот реквизит выполняется в виде трафарета:

№

на № от

14. Место составления или издания документа. Его располагают на общем бланке под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс». Перед населенными пунктами проставляется сокращенное обозна­чение города, поселка и т. п., например: г. Гомель.

15. Гриф ограничения доступа к документу. Данный реквизит проставляется на документах, содержащих секретную и конфиденциальную информацию. Он располагается в правом верхнем углу документа, выше ре­квизитов «Адресат» и «Гриф утверждения» и включает слова «Секретно», «Совершенно секретно», «Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тай­на). Под этим грифом необходимо проставлять номер экземпляра данного документа. Например:

КТ или Конфиденциально

ЭКЗ. № 3 ЭКЗ. № 1

16. Адресат. От точного написания адресата зависят движение документа, скорость доставки его непосредственному исполнителю, минуя лишние инстанции.

При направлении документа в вышестоящие органы не допуска­ется его отправка другим адресатам, кроме случаев, когда это опре­делено поручением вышестоящего органа.

Если документ адресуется организации, то указывают ее наиме­нование в именительном падеже.

При направлении документа одного содержания в несколько одно­родных организаций их указывают обобщенно в именительном падеже.

Пример:

Республиканские органы государственного управления

Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте.

Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на документах, конвертах и других почтовых отправлениях: наименование адресата (наименование организации) — для юри­дического лица, фамилия, инициалы или фамилия, имя, отчест­во — для физических лиц;

название улицы, номер дома (офиса), корпуса, квартиры; название населенного пункта (город, поселок и т. п.); почтовый код;

название отделения почтовой связи; название района, области;

страна (для международных почтовых отправлений).

При адресовании почтовых отправлений в города почтовый код указывается перед названием города.

Пример:

Министерство юстиции Республики Беларусь ул. Коллекторная,10 220084, г. Минск

Ковалевой А. И. д. Гриневичи, 5 223138, п/оКрайск Логойский р-н Минская обл