12.2. Этапы функции организации

Функция организации направлена на создание необходимых условий для достижения целей, установленных в плановых заданиях. Основной показатель эффективной организации управления – быстрая реакция на изменение факторов внешней среды.

В функции организации выделяют следующие этапы.

1. Построение организационной структуры. Деление организации по горизонтали на широкие блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности по реализации стратегии. Формирование подразделений, занимающихся производственной деятельностью и управленческими функциями, определение их задач и функций. Решение вопроса о том, какие виды деятельности должны выполняться линейными подразделениями, а какие — штабными.

2. Установление соподчиненности и взаимосвязей, установление соотношения полномочий различных должностей. При этом руководство устанавливает цепь команд, если необходимо, производит дальнейшее деление на более мелкие организационные подразделения, уточняет совокупность задач и функций и поручение их выполнения конкретным структурным подразделениям, должностям и лицам чтобы более эффективно использовать специализацию и избежать перегрузки руководства. На этом этапе разрабатываются нормы, правила действия и взаимодействия подразделений и служб, т.о. происходит проектирование как горизонтальных, так и вертикальных взаимоотношений в организации.

3. Определение должностных обязанностей как совокупность определенных задач и функций и поручение их выполнения конкретным лицам. Здесь должны быть четко определены права, обязанности и ответственность структурных подразделений и отдельных должностей. Это достигается путем разработки внутренних нормативных документов (ВНД), определяющих внутренний порядок, границы деятельности каждого подразделения и работника организации. Предусматривается также персональная ответственность должностных лиц за выполнение указаний вышестоящего органа управления.

С помощью инструктирования создаются условия для осуществления процессов, не зависящих от индивидуальных качеств людей, а вытекающих из требований системы управления. Задачами инструктирования являются знакомство с условиями производства, обстановкой, консультации по выполнению конкретных видов работ, обеспечение информацией. Эти задачи реализуются как посредством инструкций (должностных, рабочих), так и с помощью методических указаний.

4. Обеспечение этих взаимоотношений – распорядительство, т.е. доведение до подчиненных распорядительных актов. Распорядительное воздействие осуществляется посредством приказов, распоряжений, устных указаний. Опыт показывает, что чем больше внимания уделяется регламентированию, нормированию и инструктированию (второй этап функции организации), тем меньше возникает потребности в распорядительном воздействии и меньше приходится решать частные вопросы.

Выделяют две основные концепции организации управления: единовластие и партисипативное (соучастное) управление. В первом случае владельцы собственности распоряжаются ею единовластно и могут вводить любые формы управления, не считаясь с мнением коллектива.

Вторая концепция организации управления подразумевает решающую роль коллектива в принятии стратегических УР. Каждый член коллектива имеет право знать финансовое состояние, цели организации, высказывать свое мнение и свои предложения. Хотя решения принимает все-таки высшее руководство, но специалисты оказывают существенное влияние на процесс управления, выбор стратегических альтернатив и тактических действий. Соучастное управление является сильным мотивирующим фактором, так как сказывается на психологическом климате в коллективе, помогает удовлетворять потребности работников в самоутверждении, вырабатывает чувства ответственности и причастности к общему делу.