3 «О национальной платежной системе». Федеральный закон от 27.06.2011. №181 – фз.

1 Учет кассовых операций

В процессе деятельности предприятия вступают хозяйственные связи, в расчетные отношения с поставщиками и покупателями, банками и другими юридическими и физическими лицами.

Расчеты между юридическими (физическими) лицами осуществляются путем безналичных расчетов или наличными денежными средствами.

Порядок расчетов наличными денежными средствами регламентируется «Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ»

Для осуществления расчетов наличными денежными средствами, для их хранения руководитель организации определяет место хранения (кассу). Кассовые операции осуществляет кассир, который под роспись должен ознакомиться с установленными должностными правами и обязанностями. С ним должен быть заключен договор об индивидуальной материальной ответственности. Если на предприятии штатным расписанием не предусмотрена такая должность, то обязанности кассира должны быть возложены на другого работника. Кассовые операции может проводить руководитель организации. При наличии нескольких кассиров один из них должен выполнять функции старшего кассира.

Правила ведения кассовых операций

Прием наличных денег в кассу осуществляется по приходному кассовому ордеру 0310001, подписанному главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем, с выдачей квитанции лицу, сдавшему деньги, подписанной кассиром, главным бухгалтером и заверенной печатью. Квитанция является частью приходного кассового ордера.

Выдача денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам 0310002, платежным ведомостям. Расходные документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером, руководителем предприятия и кассиром. Если в заявлении и других документах к расходным кассовым ордерам имеется разрешительная надпись руководителя, то подпись его на расходном кассовом ордере не обязательна.

При выдаче денежных средств по платежным ведомостям на всю сумму выданных денежных средств оформляется расходный кассовый ордер, номер которого проставляется на ведомости.

При выдаче денег по доверенности, в расходном кассовом ордере после Ф.И.О. получателя денег указывается Ф.И.О. лица, которому доверено получение денег. Если по ведомости, то перед распиской о получении денег кассир делает надпись «по доверенности».

Прием и выдача денег по приходным и расходным кассовым ордерам производится лишь в день их выписки.

Заполнение их лицом, сдающим или получающим деньги, не допускается.

Не допускается исправление в них. Приходные и расходные кассовые ордера должны иметь раздельную нумерацию без пропусков; сквозную с начала года. На предприятии должна вестись книга регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Кассовые документы могут оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств. Кассовые документы, оформленные с применением технических средств, распечатываются на бумажном носителе.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

При наличии старшего кассира, он отражает в течение рабочего дня в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (031005) прием и выдачу денежных средств кассирам.

При осуществлении предприятием наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт при продаже товаров, выполнение работ или оказании услуг, должна, в обязательном порядке, применяться контрольно – кассовая техника (ККТ). ККТ должна быть зарегистрирована в налоговых органах по месту учета предприятия; быть исправной и опломбированной в установленном порядке; иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме. Покупателю выдается отпечатанный ККТ кассовый чек. Хранить в кассе наличные деньги организация имеет право в пределах лимита. Лимит – максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе. Лимит устанавливается юридическим лицом самостоятельно расчетным путем по утвержденным формулам:

L = V / P * N

где:

V – объем поступления наличных денег за проданные товары (работы, услуг) за расчетный период, в рублях;

P – расчетный период, определяется юридическим лицом. Он не должен быть более 92 рабочих дней;

N – период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом наличных денег, в рабочих днях ( не более 7 рабочих дней, 14 дней при отсутствии отделения банка в данной местности).

При отсутствии поступлении денег за проданные товары лимит рассчитывается по формуле:

L = R / P * N

где:

R – объем выдачи наличных денег, кроме сумм выплат заработной платы, стипендий и др. выплат работникам за расчетный период;

P – расчетный период не более 92 рабочих дней;

N – период времени между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег. Данный период не должен превышать семи рабочих дней (14 дней в районах, где отсутствует банк).

Обособленное подразделение организации, которому в банке открыт банковский счет, лимит рассчитывает в данном порядке. Если обособленному подразделению не открывается банковский счет, то организация определяет лимит остатка наличных денег с учетом наличных денег, хранящихся в обособленном подразделении.

Превышение лимита разрешается в течение пяти рабочих дней, включая и день получения денег в банке, в дни выдачи зарплаты, пособий. Денежные средства сверх установленного лимита должны быть сданы в банк на расчетный счет организации.

Наличные денежные средства могут быть сданы в дневные или вечерние кассы банка или инкассаторам.

При сдаче денег непосредственно в банк, заполняется объявление на взнос наличными. Объявление на взнос наличными состоит из трех частей: объявления, квитанции и ордера. Объявление и квитанция заполняется предприятием.

При сдаче инкассатору, предприятию выдается копия ведомости. Сдача денежных средств оформляется по кассе расходным кассовым ордером.

При недостатке денежных средств в кассе, организация получает их с расчетного счета. Для этого необходимо приобрести в банке чековую книжку. Денежный чек заполняется от руки; исправления не допускаются.

В нем указывается номер расчетного счета, сумма для получения. На обратной стороне денежного чека указывается, на какие цели получается сумма денежных средств. Фамилия получателя.

Заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера; оттиск печати. Поступление денежных средств, полученных по чеку в банке, в кассу оформляется приходным кассовым ордером. Номер ордера проставляется в корешке денежного чека.

Все факты поступления и выдачи денег в кассу должны учитываться в кассовой книге 0310004, которая может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств. Кассовая книга, оформляемая на бумажном носителе, до начало ведения должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана и заверена подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся за каждый кассовый день.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах под копировальную бумагу. Второй экземпляр является отрывным – это отчет кассира, который вместе с приходными и расходными документами в конце рабочего дня передаются в бухгалтерию. Исправление в кассовой книге можно делать только с заверяющей подписью кассира и главного бухгалтера.

Кассовая книга – это регистр аналитического учета кассовых операций. Отчет кассира служит основанием для заполнения журнала – ордера № 1.

При ведении кассовой книги автоматизированным способом должно формироваться «Вкладной лист кассовой книги» и одновременно «Отчет кассира». Нумерация листов кассовой книги должна осуществляться автоматически в порядке возрастания с начала года. На последнем листе кассовой книги за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а на последнем листе за календарный год – общее количество листов кассовой книги за год. В конце рабочего дня лист кассовой книги распечатывается на бумажном носителе в двух экземплярах. По окончанию календарного года «Вкладные листы кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке, заверяются подписями руководителя и главного бухгалтера и книга опечатывается.

При ведении кассовых операций с применением ККТ по окончании их проведения на общую сумму принятых наличных денег оформляется приходный кассовый ордер на основании контрольной ленты.

Если работником не получены денежные средства в дни выдачи зарплаты, стипендий и других выплат, то в последний день в ведомости проставляется оттиск штампа или делается надпись напротив фамилии работника «депонировано», оформляется реестр депонированных сумм в произвольной форме. Реестр должен содержать: наименование юридического лица, Ф.И.О. работника, дату оформления реестра, период возникновения депонированных сумм, номер расчетно-платежной ведомости, табельный номер работника, сумма неполученных денежных средств, подпись кассира и ее расшифровка. Нумерация реестров осуществляется в хронологической последовательности с начала календарного года. Депонированные суммы денежных средств подлежат сдаче в банк.

Учет кассовых операций ведется на активном счете 50 «Касса».

По дебету счета отражается поступление денежных средств в кассу.

По кредиту счета отражается выдача денег из кассы.

Сальдо дебетовое – остаток денег в кассе.

Д50 К51 - получены денежные средства в кассу с расчетного счета.

Д 50 К62 - расчеты покупателей наличными денежными средствами.

Д50 К71 - сдана в кассу неиспользованная сумма аванса.

Д50 К73-1 - погашена работником задолженность по займу.

Д50 К73-2 - возмещение работником причиненного материального ущерба.

Д51К50 - сданы на расчетный счет денежные средства из кассы.

Д57 К50 - сданы из кассы денежные средства через инкассатора.

Д71 К50 - выдана сумма аванса в подотчет.

Д73-1 К50 - предоставлен заем работнику предприятия.

Д70 К50 - выдана зарплата, премия.

Д60 К50 - расчеты с поставщиками наличными денежными средствами.

Если предприятие направляет сотрудников в загранкомандировки, то оно может получать и хранить в кассе иностранную валюту.

Правила обращения с валютой регулируются Положением ЦБ № 62 1997 г. «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов».

Основные правила:

В приходных и расходных кассовых ордерах сумма указывается в валюте платежа.

Аналитический учет должен вестись по каждому виду иностранной валюте (в карточках аналитического учета).

В кассовой книге и в отчете кассира проставляется одновременно две суммы – в иностранной валюте и в рублях.

При изменении курса рубля, при хранении иностранной валюты в кассе, рассчитывается курсовая разница. В кассовой книге делается запись курсовой разницы в Приходе или в Расходе, основанием является справка бухгалтера расчета курсовой разницы, которая вместе с другими документами подшивается к отчету кассира.

Д50 К52 - получена иностранная валюта.

Д71 К50 - выдано в подотчет.

Д50 К91 - положительная курсовая разница.

Д91 К50 - отрицательная курсовая разница.

В кассе могут храниться денежные документы: проездные билеты, почтовые марки, путевки, дорожные чеки и т.д.

Учет денежных документов ведется на отдельном 3-м субсчете «Денежные документы» счета 50 «Касса».

Поступление денежных документов оформляется приходным кассовым ордером, выдача – расходным кассовым ордером или по ведомости.

В конце месяца составляется отчет о движении денежных документов.

Д50-3 К71 - сданы в кассу подотчетным лицом почтовые марки,

проездные билеты.

Д50-3 К52 - приобретены дорожные чеки.

Д50-3 К76 - приобретены путевки.

Д71 К50-3 - выданы в подотчет дорожные чеки.

Д73 К50-3 - выданы путевки работникам предприятия.

На предприятии должна проводиться инвентаризация кассы. График проведения инвентаризации кассы утверждает руководитель предприятия.

Инвентаризация кассы проводится инвентаризационной комиссией, утвержденной руководителем предприятия. Инвентаризация проводится в присутствии кассира. Перед ее проведением (в начале) с кассира берется расписка о том, что все приходные и расходные кассовые ордера оприходованы. Во время инвентаризации не производится прием и выдача денежных средств. Результаты отражаются в Акте инвентаризации, который подписывается комиссией и утверждается руководителем организации. Если при инвентаризации выявлена недостача или излишек денежных средств, то с кассира берется объяснительная.

Отражение в учете результата инвентаризации кассы:

Недостача:

Д94 К50 - сумма недостачи.

Д73-2 К94 - перевод суммы недостачи на виновное лицо- кассира.

Д50 К73-2 - возмещение материального ущерба.

Излишек:

Д50 К91-1 - приходуется в доход предприятия.

Инвентаризация проводится и при смене кассира (МОЛ).