14. Ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

Делопроизводство по заявлениям, предложениям и жалобам граждан ведется отдельно от общего делопроизводства. Все поступающие обращения граждан в офисы, учреждения, организации или на предприятии должны быть зарегистрированы в регистрационно-контрольных карточках в день их поступления и переданы на рассмотрение в этот же день. На обращении не должно быть более одной резолюции. Срок рассмотрения обращения граждан, который исчисляется с момента получения установлен не менее 1 месяца со дня поступления, а не требующего дополнительного изучения и проверки – не позднее 15 дней. Письменные обращения, не содержащие подписи гражданина с указанием фамилии, имени и отчества, данные о месте жительства или работы (учебы), считаются анонимными и рассмотрению не подлежат. Регистрационный индекс и дата регистрации обращения указываются в регистрационном штампе, расположенном в правом нижнем углу или на другом свободном от текста месте первой страницы. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс. Регистрационно-контрольные карточки заполняются не менее чем в двух экземплярах. Один экземпляр карточки вместе с обращением передается исполнителю, второй - помещается в контрольную картотеку. Контроль за своевременным обращением граждан возлагается на должностных лиц или структурные подразделения, осуществляющие непосредственное ведение делопроизводства по письменным и устным предложениям, заявлениям и жалобам граждан. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия мер по разрешению обращения. Решение о снятии контроля обращений граждан принимают руководители и другие должностные лица органов, ответственных за своевременное и правильное рассмотрение обращений граждан. Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дело для обеспечения их сохранности и оперативного поиска в справочных целях. Срок хранения таких документов – 5 лет.

15. Документы по личному составу и правила их оформления.

К документам по личному составу относятся: Труд. контракт – док-нт, кот. фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их. Заключатся в письменной форме. При заключении контракта указываются след. основные условия: место работы; конкретную работу, кот. должен выполнять работник; дату начала работы; оплату труда; обязанности сторон. Контрактная форма найма и оплаты труда распространяется на следующие категории работников: на постоян. работников; на времен. работников; работающих на основном месте работы; работающих по совмест-ву. Труд. контракт может заключ. на неопред. срок, на определен. срок не более 5 лет, на время выполнения определенной работы. Контракт составл. в двух экз., подписыв. руководителем и работником, заверяется печатью, хранится у сторон.

Приказ по личному составу. Прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия оформляются приказами по ЛС. Приказы по ЛС группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» или «к». Приказы по ЛС оформляются на общем бланке и одновременно информация фиксируется в унифицированной форме первичной учетной документации.

Реквизиты приказа: наименование организации, вид документа, дата, номер, место составления, заголовок, визы, подпись. Начинаются приказы по ЛС с глагола: принять, перевести, уволить, командировать и т.д. (прописными буквами). Затем с новой строки указывается ФИО, название должности, наименование структ. подразделения, с какого числа и с каким окладом принят работник (приказ о назначении). Приказ составляется в одном экз., визируется и подписывается руководителем предприятия. Приказ о прекращении трудового договора: в графе «основание» указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья ТрКод РБ, соответствующая причине увольнения. Все приказы визируются юристом и др. должностными лицами, в обязанности кот. входит работа с персоналом предприятия. Все приказы по ЛС объявляются работнику под роспись. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самими работником и содержит подпись работника и дату ознакомления. Приказы по ЛС хранятся 75 лет.

Труд. книжка. На всех предприятиях независимо от форм собственности на работников ведутся труд. книжки. Труд. кн. относится к числу основных док-тов, подт. общий, непрерывный и специальный стаж работы. На титульном листе тр. кн. указываются ФИО работника, а также дата рождения. Сведения об образовании и специальности указываются на основании соотв. док-тов (аттестатов, дипломов, сертификатов). На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего тр кн, и печать предприятия, где она была заведена. Все записи на последующих страницах тр кн производятся в точном соответст. с приказом. При увольн. тр кн выдается работнику в день увольн. Невостреб. тр кн хранятся до востреб. в сейфах не менее 50 лет.

Личное дело - совокупность док-тов, содержащих сведения о работнике. В состав ЛД входят сл. док-ты: 1. Внутренняя опись док-тов, имеющихся в личном деле. 2. Анкета или личный листок по учету кадров. 3. Автобиография или резюме. 4. Копии док-тов об образовании. 5. Характеристики или рекомендательные письма. 6. Трудовой контракт. 7. Справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

ЛД заводят после издания пр. о приеме работника. Хранится инспектором по кадрам в сейфе. Изменения в ЛД вносятся только лицами, ответственными за их ведение. ЛД уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и хранится 75 лет.