34. Организация и проведение совещаний.

Совещание - заседание группы заинтересованных людей, посвященное открытому коллективному обсуждению одного или нескольких вопросов. Формы такого обсуждения разнообразны: конференции, симпозиумы, собрания, семинары. Они проводятся при необходимости: принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказать и обосновать свое мнение; учета интересов одновременно нескольких структурных подразделений организации или субъектов хозяйствования.

Подготовка к проведению совещания включает:

-обоснование необходимости проведения совещания и принятие решения о проведении совещания;

-определение тематики и формирование повестки дня;

-определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и места проведения, состава участников, примерного регламента работы;

-подготовку руководителя;

-подготовку доклада и проекта решения;

-предварительную подготовку участников и помещения, организацию проезда, размещения и питания участников.

Требуется заблаговременно оповещать участников совещания о его проведении и знакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления были продуманны заранее.

Начинать, как и заканчивать, совещание нужно точно вовремя. Оптимальная продолжительность совещания – час или полтора. Если время совещания затягивается, значит, оно плохо подготовлено. Совещания следует проводить в одни и те же дни, в одно и то же время, в одном и том же помещении (зале, комнате).

Существуют два основных стиля проведения совещаний: дипломатический или авторитарный.

Для дипломатического стиля характерны следующие формы совещаний: дискуссионная и свободная.

Для авторитарного стиля характерны формы совещаний: диктаторская, автократическая и сегрегативная.

По основной задаче совещания могут подразделяться на: проблемные, инструктивные, оперативные, или диспетчерские. Проблемное совещание дает возможность руководителю не вырабатывать свое мнение предварительно, а сделать это на основе коллективного обсуждения проблемы. Инструктивное совещание служит для доведения руководителем до своих подчиненных решений вышестоящих органов и организации обсуждения путей наилучшей их реализации. Оперативное совещание ставит перед собой задачу получить информацию о текущем состоянии дел в организации.

Чтобы не сбивать сотрудников с ритма, совещания целесообразно проводить в конце рабочего дня или во второй его половине. По ходу совещания должен вестись протокол, в котором следует правильно зафиксировать основное содержание выступлений и формулировку принятых решений. Его должен вести секретарь или кто-то из присутствующих.

Каждое совещание должно заканчиваться принятием решения и подведением итогов.

35. Перечень необходимых условий для успешного проведения собраний, совещаний.

Условиями успешного проведения собрания, совещания являются:

1 Тщательная предварительная подготовка, включающая формирование вопросов повестки собрания; подбор докладчиков, заинтересованных в положительном решении имеющейся проблемы, затрагивающей весь коллектив; обеспечение работы торговой точки (буфета, столовой, кофе-паузы и т.п.); определение выступающих, знающих проблему и могущих внести конструктивные предложения и убе­дить в необходимости принятия оптимального решения.

2 Четкое соблюдение регламента проведения собрания. Не следует допускать нападок, упреков на отдельных выступающих, помня, что каждый частник собрания вправе высказать свои мысли вслух. Докладчикам надо четко фиксировать все идеи, высказываемые выступающими, и в заключи­тельном слове поблагодарить их за это. Не следует на собраниях критиковать ра­ботников за плохую работу, но необходимо высказать благодарность и по­хвалу работникам за хорошее отношение к работе и достигнутые успехи.

3 Немедленное принятие мер в случае возникновения напряжения, обу­словленного эмоциями. Ни в коем случае не должен разгораться спор. Руководителю следует оставаться на нейтральных позициях.

4 Отклонение непродуманного решения. Только подкрепленные факти­ческим материалом решения должны приниматься во внимание.

5 На очередное собрание люди придут, если увидят реали­зацию принятых решений и ощутят себя полноправными хозяевами судьбы своего коллектива.

Председатель собрания, подводя его итоги, резюмирует, какие вопросы рассмотрены и какие решения будут приняты, какие действия бу­дут предприняты в разработке принятых решений, когда и кем. Следует также отметить тех, кто внес наибольший вклад в результат успешного про­ведения собрания.