7. Порядок работы с исходящими и внутренними документами.

Исходящий документ - официальный док-нт, отправляемый из учреждения. Большинство исх. док-тов являются ответом организации на вход. док-ты. Некоторая часть исх. док-тов готовится на основе внутренних док-тов организации. Небольшое число исх. док-тов может требовать поступления входящих док-тов (например запросы в другие организации).

Проект исх. док-та составляет исполнитель. Исх. док-ты оформляются в двух экз., за искл. факсов и телефонограмм (в одном экз). Проект исх. док-та может быть согласован как со специалистами др. организаций, так и внутри организации. Если док-нт проходит согласование с другой организацией, то согласование оформляется реквизитом «грифом согласования документа». Док-нт, проходящий согласование внутри организации оформляется реквизитом «визы согласования документа». Подготовленный проект исх. док-та предоставляется на подпись руководителю. К проекту док-та исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный док-нт. Целесообразно в организации установить порядок, при кот. право подписания док-тов имеют не только руководитель организации, но и др. руководящие работники, в пределах их компетенции. Руководитель организации может внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку. После подписания руководителем, исх. док-т передается на регистрацию. Отправляемые док-ты регистрир. в «Журнале регистрации исх. док-тов». После регистрации и присвоения исх. док-ту регистрационного № необходимо зафиксировать его на обоих экз. После регистрации док-ты направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исх. док-тов и сортировка их по корреспондентам. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки, и составляются описи на почтовые отправления. Отправка исх. док-тов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых док-тов или единственный экз. факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

Внутренний документ – официальный док-нт, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные док-ты используются для организации работы учреждения, т.к. они обеспечивают решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутрен. док-там относятся организационно-правовые, организац.-распорядительные док-ты. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные док-ты, док-ты по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительные записки), личного состава и т.д. Через канцелярию проходят не все внутрен. док-ты, а только переписка наиболее крупн. структурн. подразделений организации и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутрен. док-ты, порождающие исходящие документы.

8. Рассмотрение и исполнение документов.

Передача документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после их регистрации. Руководитель должен определить ответственного исполнителя, дать конкретные указания по исполнению документа и установить индивидуальные сроки его исполнения. Указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе.

При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить сроки прохождения документов, избежать сбоев в их обработке, создать условия для своевременного и качественного их исполнения.

Документ с резолюцией передаётся ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты его получения. Для обеспечения оперативного исполнения документов несколькими исполнителями одновременно секретарь размножает входящий документ и передаёт его копии исполнителям. Документ находится у исполнителя до момента окончательного решения вопроса, затем на нём проставляется отметка об исполнении, и документ вместе с копией ответа подшиваются в дело.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания документа, а для поступивших – с даты поступления. Кроме индивидуальных сроков исполнения, которые определяет руководитель, существуют и типовые, которые устанавливаются нормативными актами органов государственной власти, а также центральных органов управления. Типовые сроки исполнения на некоторые виды документов следующие:

- предложения, заявления и жалобы граждан рассматриваются в срок до 1 месяца со дня поступления: не требующие дополнительного изучения и проверки – безотлагательно, но не позднее 15 дней.

- письма рассматриваются в течении 10 дней

- телеграммы – 10 дней, требующие срочного решения – до 2 дней

- организационно-распорядительные документы – согласно указанному в них сроку.