5. Ответственность руководителей за организацию и ведение делопроизводства.

Статьей 25 Закона «О национальном архивном фонде и архивах РБ» установлено, что республиканские и местные органы государственного управления создают условия для документированного обеспечения управления своих аппаратов, принимают меры по повышению технической оснащенности делопроизводства, его эффективности и экономичности.

Все учреждения и организации обязаны соблюдать нормы требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению. Руководители учреждений и организаций несут личную ответственность за состояние делопроизводства. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях и в целом в учреждениях возлагаются на руководителей, которые определяют ответственных за ведение делопроизводства. Ответственный за делопроизводство информирует руководство о состоянии его исполнения, готовит и передает документацию в ведомственный архив, ознакамливает работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству (под роспись).

Работники несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству. Сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывают руководителю структурного подразделения.

В кодексе РБ об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за следующие виды нарушений организации и ведения делопроизводства:

- утрата или незаконное уничтожение документов постоянного ли долгосрочного хранения, причинение им непоправимых повреждений – предупреждение или наложение штрафа в размере от пяти до двадцати базовых величин.

- выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных законодательных норм, изъятие у архивов помещений и использование их не по назначении, отказ от передачи в установленных законом случаях документов на государственное хранение – предупреждение или штраф в размере от пятнадцати до двадцати базовых величин.

- несоблюдение государственных стандартов в оформлении документов, несоблюдение требований, предъявляемых к порядку работы с документами, их обработки, движения и хранения – штраф от пятнадцати до двадцати базовых величин.

- незаконный отказ должностного лица в доступе к архивному документу – предупреждение или штраф в размере от пяти до двадцати базовых величин.

Рассмотрение дел об административных правонарушениях и наложение указанных административных взысканий от имени Государственной инспекции архивов и делопроизводства РБ имеют право:

- главный гос. инспектор архивов и делопроизводства РБ и его заместитель;

- государственный инспектор архивов и делопроизводства РБ;

6. Прием и обработка входящих документов.

Входящий документ – док-нт, поступивший в учреждение. Большинство входящих док-тов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий вход. док-нт, или могут быть указанны непосредственно во входящем документе.

Док-ты, поступившие, в организацию начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела). Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке док-тов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые док-ты и док-ты с пометкой «лично» передаются по назначению. В организации обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.

Регистрируемые документы делятся на два потока:

• Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

• Документы в адрес структурных подразделений.

Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию.

Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Цель предварительного рассмотрения поступивших док-тов - распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот док-нт. При предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя организации и в структурные подразделения организации.

Руководству организации передаются док-ты вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации. Остальные док-ты передаются руководителям структурных подразделений организации или непосредственно исполнителям.

Док-ты передаются руководству или исполнителям в день поступления в организацию.

Док-ты, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям организации и структурных подразделений. Док-ты, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.