3. Унификация и стандартизация управленческой документации.

Стандартизация – это установление на длительный промежуток времени общегосударственных и общеобязательных норм создания документов. Унификация – это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения.

Основные принципы:

1. Унификация от общего к частному – заключается в построении формуляра – образца документов для конкретной системы документации.

2. Единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления – обеспеч. путем мак. типизации и трафаретизации документов.

3. Комплексность унификации - должны соблюдаться все требования к документу.

4. Информативность – вкл. только те реквизиты, которые нужны для конкретных задач.

5. Сокращение числа видов документов – за счет совершенствования методов управления.

6. Стабильность требований к документам.

7. Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации.

8. Экономичность – достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации 3 способа унификации текстов:

1. Трафарет – это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации.

2. Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть.

3. Таблица – постоянная информация размещена в заголовках граф и боковике, а переменная на пересечении соответствующих граф и строк. Работы по унификации документов включают установленные номенклатуры действующих форм, построение единой модели документов для групп однородных задач с использованием формуляра - образца.

4. Организационные формы делопроизводства.

Выбор формы ведения делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объема документооборота и т.д.

Существует 3 формы организации делопроизводства:

1. Централизованная. Документооборот маленький, поэтому все работы по делопроизводству выполняет 1 человек или одно подразделение.

Достоинства централизованной формы организации делопроизводства:

• Освобождение основных структур подразделений от вспомогательных операций с документами.

• Высокий уровень качества обработки документов.

• Полная и равномерная загрузка работников.

2. Децентрализованная. Применяется при среднем документообороте. Делопроизводство ведёт каждое подразделение отдельно (самостоятельно).

3. Смешанная. Применяется при большом документообороте. При данной форме часть работ выполняется одним отделом, а все остальные виды работ выполняют структурные подразделения.

Достоинства смешанной формы организации делопроизводства:

• Полная механизация работы с документами.

• Рациональное использование технических средств.

В зависимости от объема документооборота и типовых структур могут быть следующие службы документационного обеспечения управления: машинописное бюро, копировально-множительный отдел, канцелярия, архив.

Основные функции службы документационного обеспечения управления:

• Внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования.

• Разработка и внедрение рациональных форм документов, организация работы с документами с учетом ведомственной специфики.

• Контроль за соблюдением стандартов на документы.

• Экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям.

• Регистрация документов и учетно-справочная работа.

• Контроль исполнения документов.

• Формирование, оформление и хранение дел, выдача их для использования.

• Оформление, издание и рассылка документов.

• Машинописное изготовление, копирование и размножение документов.

• Контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.