28. Деловая беседа, порядок ее подготовки и проведения.

Деловая беседа - речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода для их решения. Деловая беседа является хорошей возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции с тем, чтобы он с ней согласился и её поддержал.

Подготовка к деловой беседе имеет в каждом конкретном случае свои особенности в зависимости от поставленных целей. Подготовка включает следующие мероприятия: определение темы и участников; планирование ведения беседы; сбор необходимого материала; обработка и анализ собранного материала, его редактирование. После этого определяется дата, место и время встречи.

На начальном этапе планирования определяется тема, которую желательно обсудить, и возможные участник деловой бесед, их пол, характер, уровень профессиональной подготовки. Затем по этой подбирается необходимый материал, анализируется и систематизируется, редактируется и печатается. При этом следует учесть, что сбор материалов очень трудоемкий процесс и включает в себя поиск возможных источников информации (из личных контактов, докладов, научных исследований, официальных данных). Затем выбирается наиболее удачное время и место, о чем сообщается заинтересованной стороне.

Когда время беседы согласовано, составляется план её поведения с учетом предвидения возможных неожиданных моментов и их нейтрализации.

С цель достижения договоренности можно воспользоваться следующими рекомендациями:

1. Вступительная часть нужна для знакомства и установления контакта с собеседником.

2. Информирование о деле или предложение, с которым вы пришли, должны быть предельно конкретны.

3. Аргументация должна содержать четкое обоснование предложения с целью склонить к нему партнера.

4. Ответы на вопросы, нейтрализацию возражения необходимо продумать заранее, чтобы они не застигли вас врасплох.

5. Достижение договоренности, подписание документов легче зафиксировать, если подготовить документы «на подпись».

6. Заключительная часть. К ней следует подготовиться так, чтобы при любом исходе договора оставить о себе хорошее впечатление и у партнера не пропало желание сотрудничать с вами в дальнейшем.

Приемы нейтрализации возражений: Преобразовать ваше предложение в вопрос; Преобразование возражения в довод; Ссылка на репутацию других фирм; Доброжелательность и спокойствие; Не задерживаться на возражении, которое трудно опровергнуть, а рассмотреть другие и вернуться к этому позже, если необходимо.

Достигнутую договоренность необходимо зафиксировать. Предложить собеседнику рассмотреть и подписать подготовленный документ или самому сформулировать вариант договор.

Если достичь договоренности не удалось необходимо довести беседу до конца. Оставить о себе хорошее впечатление, красиво расстаться при любом исходе дела.

29. Прием посетителей и общение с ними.

От характера приема и ранга посетителя менеджер может выбрать несколько вариантов своего поведения.

Первый вариант. Хозяин офиса принимает посетителя сидя за рабочим столом. Он отвечает на приветствие и приглашает сесть перед своим столом. Такой прием используется в основном при официальной форме общения.

Второй вариант. Входит посетитель, хозяин офиса отвечает на его приветствие, выходит из-за стола и приглашает его в зону коллегиальной работы, а сам садится напротив. Это — полуофициальная форма общения.

Третий вариант. Входит посетитель, хозяин офиса находится в его центре, обменивается с ним приветствиями и приглашает сесть в кресло за журнальным столиком. Это дружеская форма общения.

При расположении участников беседы в офисе за стандартным прямоугольным столом собеседники могут принять четыре положения:

1. Угловое расположение. Характерно для людей, занятых дружеской непринужденной беседой.

2. Позиция делового взаимодействия. Одна из самых удачных стратегических позиций для обсуждения и выработки общих решений.

3. Конкурирующе-оборонительная позиция. Обычно создает атмосферу соперничества. Такое расположение собеседников способствует тому, что каждая сторона будет придерживаться своей точки зрения.

4. Независимая позиция. Люди, не желающие взаимодействовать за столом друг с другом, занимают независимую позицию.

При приеме посетителей следует учитывать дистанцию в общении. Знание законов воздействия пространства на людей помогает посетителям быть более тактичными. Обычно мы ощущаем себя удобно и производим благоприятное впечатление, когда стоим или сидим на дистанции, подходящей для данной ситуации Чрезмерно удаленное, как и слишком близкое положение отрицательно влияет на результаты делового общения.

Посещения посетителей надо планировать и готовиться к их приему. Спрашивайте себя, имея в виду конкретного посетителя, которого вы хотите принять или пригласить, какой цели ваш разговор должен послужить. Подготовьтесь, хотя бы на скорую руку, к разговору по его существу (подоплека проблемы, прежние дискуссии на эту тему, принятые решения и шаги), держите наготове необходимые документы.

При встречах с посетителями чаще всего возникает необходимость в чем-то их убедить.

Любая беседа с посетителем должна когда-то закончиться. Если сам он не желает завершать разговор, используются следующие методы:

1. Выскажите обобщающее или завершающее замечание.

2. Закончите деловую часть разговора, перейдя к общему разговору.

3. Посмотрите на наручные часы или сделайте так, чтобы зазвонил телефон.

4. Покажите, что вам скучно.

5. Встаньте.

6. Проведите своего посетителя к двери.

7. Начните читать свои бумаги в то время, когда посетитель продолжает говорить.

8. Договоритесь со своим секретарем о том, чтобы он прервал разговор и напомнил о следующем посетителе.