Обмен данными между приложениями Access и Excel

Существует несколько способов обмена данными между приложениями Accessи Excel:

• использование буфера обмена (копирование и вставка);

• импорт и экспорт данныхвAccess;

• импорт данных вExcel из таблицыAccess;

• подключение данныхAccess к Excel;

• связь из Access с Excel.

Можно экспортировать в лист Excel такие объекты Access, как таблица, запрос, форма или выделенные записи. При выполнении операции экспорта можно сохранить параметры для последующего использования, а также можно установить расписание автоматического выполнения экспорта через заданные промежутки времени.

Необходимость экспорта данныхAccess в лист Excel может возникнуть, например, для того, чтобы воспользоваться функциями анализа данных, построения диаграмм, гибкими средствами отбора и представления данных и другими полезными функциями, которых нет в приложении Access.

Данные Excel импортируют в Access, например, чтобы воспользоваться такими функциями Access, как создание отчетов (итоговые отчеты, отчеты с группировкой, графические отчеты), форм. Например, формаAccess, в которой порядок расположения полей будет отличаться от порядка столбцов на листе, или форма, в которой будет удобнее просматривать длинные строки данных.

За одну операцию импорта можно импортировать только один лист данных. Чтобы импортировать данные из нескольких листов, необходимо повторить операцию импорта для каждого листа.

Для подключения данныхAccess к Excel, необходимо открыть в Excelнужную таблицу базы Access. После такого подключения при изменении данных в подключенной таблице Accessи обновлении в таблице Excelданные также изменятся.

При создании связи втаблице Access с таблицей Excel (открыть в Accessтаблицу Excel) и обновлении данных в Excel данные Access также будут обновляться.

Сквозные задачи

Задача 1. «Выбор фотоаппарата»

Постановка задачи

Требуется из множества фирм, продающих один и тот же товар, выбрать фирму, предлагающую наименьшую цену.

Найти в Интернете информацию о фирмах (10-15 фирм):

• названиефирмы;

• адрес;

• телефон;

• сайт;

• видтовараилиуслуги (2-3);

• характеристикитовараилиуслуги;

• ценанаопределеннуюдату;

• фототовара.

Создать базу данных. Продумать структуру базы (количество таблиц, их связь, типы полей). База должна включать не менее 3-х таблиц.

Вариант структуры таблиц:

1-я таблица: название фирмы-продавца (10-15 фирм), адрес, телефон, сайт (данные взять из Интернета);

2-я таблица: марка товара (три-четыре марки), цена на определенную дату, название фирмы-продавцы.

3-я таблица: марка товара; характеристики товара, фото товара.

В Excel импортировать таблицу базы.

Построить графики цен по каждому виду товара (ось х – фирма, у – цена).

Определить среднюю цену товара или услуги по фирмам. В дополнительном столбце вывести категорию цены (средняя, выше средней, ниже средней).

Построить, если необходимо, сводную таблицу по фирмам и маркам. Определить фирму, продающую определенную марку за наилучшую цену.

Содержанием таблиц может быть информация о любых устройствах (телевизорах, автомобилях, сотовых телефонах, стиральных машинах, фотоаппаратах, а также услугах). Например, об услугах геодезических фирм, юридических фирм, архитектурных мастерских, консалтинговых фирм и т. д.

Отчет оформить в Word (постановка задачи, ход выполнения работы, результаты).

Рекомендации для выполнения

Рассмотрим пример с фирмами, занимающимися продажей фотоаппаратов.