Методические указания по самостоятельному изучению материала
Основные понятия и роль информационных систем и технологий в управлении предприятием
Вопросы для самостоятельного изучения:
1. Характеристики и свойства системы.
2. Схема классификации систем.
3. Системный подход в организационном управлении: основные термины и определения.
4. Современный подход к понятиям информация и информационный ресурс.
5. Развитие ИТ. НИТ.
Опорные знания:
Лекционный материал:
Тема 1. Основные понятия и роль информационных систем и технологий в управлении предприятием.
Развитие технической и технологической базы автоматизации управления народным хозяйством.
Системы, системы управления. Системный подход в организационном управлении: основные термины и определения.
Знания и умения, которыми необходимо овладеть
После изучения темы студент должен:
знать систему организационного управления, классификацию систем, информационные технологии;
уметь сформировать смысл системного анализа и этапы развития информационных технологий, изобразить классификацию систем;
отвечать на контрольные вопросы.
Указания
При изучении темы изучите определение понятия «системы», что такое системный подход и какие этапы предусматривает его употребление для изучения сложных экономико-организационных систем. Обратите внимание на схему информационных технологий, на особенности, характерные для НИТ.
1. Характеристики и свойства системы.
При изучении и анализе любой системы нужно четко различать две ее основные характеристики — функцию и цель. Функция системы — характеристика, которая определяет изменение состояний системы. Множество всех возможных состояний системы предопределяется количеством ее элементов, их разнообразием и связями между ними.
Функция системы характеризует ее как целое, как результат взаимодействия ее элементов и внешней среды. Она отражает содержание и назначение системы. Например, функциональное назначение производственного процесса на предприятии заключается в изготовлении конечной продукции определенной номенклатуры.
Целью системы называется определенное (желаемое, заданное или внешне установленное самой системой) состояние ее выходов, то есть некоторое значение или совокупность значений функции системы. Целью производственного процесса на предприятии является оптимальный выпуск заданного ассортимента продукции при самом рациональном использовании ограниченных технологических ресурсов и прогрессивных методов организации производства для обеспечения спроса на нее.
Множество наблюдаемых состояний функции системы описывает траекторию движения системы. Понятия функции, цели и траектории системы касаются последней как целого, а не отдельных ее элементов.
Важными характеристиками системы являются ее структура, размер и сложность. Под структурой понимают способ деления и налаживания взаимосвязей элементов системы (люди, средства производства, методы и тому подобное), которые направлены на достижение цели системы — выполнение ею своей функции.
Размер системы характеризуется количеством ее элементов и связей между ними, сложность — разнообразием, неоднородностью свойств элементов и особенностями связей между ними. Большие и сложные системы выделяются среди других не только количеством элементов, но и высшим уровнем их организации, более сложными взаимосвязями этих элементов. Чаще всего выделяют такие характерные свойства большой и сложной системы.
1. Целостность: все части системы подчинены общей цели функционирования и способствуют формированию наивысших показателей относительно выбранного критерия (или совокупности критериев) эффективности. Поэтому система должна рассматриваться как целое.
2. Мультипараметричные характеристики существования системы - смена одного параметра, как правило, существенно влияет на значение многих других параметров системы.
3. Свойство эмерджаментности: большие и сложные системы имеют свойства, не присущие ни одному из их отдельных элементов. С развитием большой и сложной системы взаимосвязь элементов растет, и в конечном итоге эмерджаментность достигает такого уровня, когда свойства системы нельзя не только охарактеризовать свойствами отдельных элементов, но и обнаружить статистическим обобщением свойств отдельных элементов
Системы самые разнообразные. Однако в целом всех их можно разделить на материальные и абстрактные (рис. 1.1). Абстрактные системы — это продукт человеческого мышления: гипотезы, знания, теоремы. Материальные системы образуются из материальных объектов. Всю совокупность материальных систем можно разделить на неорганические (технические, химические и т.п.), органические (биологические) и смешанные (где содержатся элементы как органической, так и неорганической природы).
Во множестве смешанных систем выделяют подкласс эрготехнических систем (систем «человек—машина»), которые состоят из человека-оператора (группы операторов) — эргодического элемента — и машины (машин); в таких системах человек с помощью машины осуществляет трудовую деятельность, связанную с производством материальных благ, услуг, а также с управлением и т.п.
Различают также статические и динамические системы. Состояние статической системы с течением времени не изменяется, а динамические системы наоборот, со временем изменяют свое состояние. Динамические системы, состояние элементов которых в данный момент времени полностью определяет их состояние в любой предыдущий или следующий момент времени, называют детерминированными. Если предусмотреть состояние системы таким способом невозможно, то она принадлежит к классу вероятностных или стохастических систем.
По характеру взаимодействия системы и внешней (окружающего) среды различают открытые и закрытые системы. Закрытые системы изолированы от окружающей среды, все процессы кроме энергетических, происходят лишь внутри самой системы. Открытые системы активно взаимодействуют с окружающей средой, храня благодаря этому высокий уровень организованности и развиваясь в сторону усложнения.
2. Схема классификации систем
Виды систем
Рис.1.1. Классификация систем
3. Системный подход в организационном управлении: основные термины и определения.
Научной основой правильного исследования и управления разными системами является системный подход, который заключается в применении совокупности методологических принципов и теоретических положений, которые дают возможность рассматривать каждый элемент системы в его связи и взаимодействии с другими элементами; прослеживать изменения, которые происходят в системе в результате изменения отдельных ее звеньев; изучать специфические системные (эмерджаментные) свойства; заключать обоснованные по закономерностям развития системы; определять оптимальный режим ее функционирования. Относительно экономических процессов системный подход означает:
изучение взаимосвязанных объективных экономических законов, которые определяют характер и основы планирования;
определение цели развития данной системы из позиций общей системы, часть которой дана, чтобы правильно сформировать критерий оптимума планирования;
структурный анализ систем, который раскрывает характер взаимосвязей и назначения каждой подсистемы;
исследование особенностей управления и механизма обратных связей для наилучшей реализации планов;
выяснение характера и степени влияния на систему условий ее функционирования (среды) для повышения надежности плановых расчетов;
изучение процессов принятия решений в каждом блоке системы с учетом взаимодействия последнего с другими подсистемами и его места в системе как единственному целому.
Системный подход — это в первую очередь осознание того, что любая организация представляет собой систему, составленную из частей, каждая из которых имеет свои собственные интересы. Поэтому достичь общей цели организации можно лишь тогда, если рассматривать ее как единую систему, пытаясь понять и оценить взаимодействие всех частей этой системы и объединить их на такой основе, которая позволила бы организации в целом эффективно выполнять поставленные задачи.
Содержание системного подхода при управлении, например, предприятием, заключается в том, чтобы, во-первых, добиться общей эффективности всего предприятия и не допустить, чтобы интересы отдельного подразделения воспрепятствовали общему успеху; во-вторых, достичь этого следует в условиях организационной структуры, которая всегда содержит противоречивые друг другу цели.
Для иллюстрации этого положения рассмотрим проблему составления производственного плана предприятия по объему и номенклатуре.
Производственный отдел предприятия заинтересован в ограниченной номенклатуре изделий и большом объеме их выпуска, чтобы сократить количество трудоемких переоборудований станочного парка. Такая стратегия должна обеспечить нагромождение больших запасов готовой продукции малой номенклатуры.
Сотрудники отдела сбыта, напротив, хотели бы иметь на складах много разных образцов изделий для того, чтобы гарантировать надежную поставку любого изделия потребителям. Это привело бы к затовариванию складов предприятия многообразной продукцией.
С точки зрения работников финансовой части предприятия необходимо как можно больше сократить запасы готовой продукции, чтобы уменьшить величину денежных средств, «замороженных» в запасах и ускорить оборот оборотных фондов.
Начальник отдела кадров имеет цель сохранить постоянный уровень загрузки производственного оборудования, чтобы не нанимать новых работников на короткие периоды интенсивной загрузки и не освобождать их при сокращении производства.
Аналогично можно установить интересы всех других служб предприятия при составлении производственного плана. Очевидно, что все эти интересы в большей или меньшей степени противоречивы — высокий и низкий уровень запасов, широкая и узкая номенклатура изделий и тому подобное. Поэтому при системном подходе выбор плана производства должен осуществляться с учетом этих противоречивых интересов для достижения общей эффективности работы предприятия.
На современном этапе системный подход при решении экономических (и не только экономических) задач нашел широкое применение. Этому способствовал ряд объективных причин.
Автоматизация управления выдвигает на первый план необходимость изучения экономической системы в целом.
Создание экономически эффективных информационных систем управления требует установление относительной обособленности объектов управления, без чего невозможно информационное обеспечение вычислительного процесса решения хозяйственных задач.
Ведущим компонентом экономически-производственных процессов являются работники, которые обеспечивают выполнение производственных процессов, и процессов управления: взаимодействуя друг с другом и с материально-энергетическими потоками, они образуют такую совокупность внутренних связей экономического объекта, которую необходимо анализировать в целом, чтобы обнаружить настоящее содержание отмеченного переплетения зависимостей.
Системный подход открывает путь к нахождению наиболее сложных объектов и отделению настоящих экономических объектов от «ненастоящих», сконструированных абстрактно, сочетанием разных параметров и характеристик.
Системный подход способствует освобождению мышления от традиционных схем и принципов, открывая путь к решению новых типов научных задач.
Успех использования системного подхода при исследовании и совершенствовании экономических систем предопределяет необходимость вооружения новым научным методом — системным анализом.
Системный анализ — это комплекс специальных процедур, мероприятий, которые обеспечивают реализацию системного подхода при изучении конкретных ситуаций. Он охватывает:
методы и процедуры исследования операций, которые позволяют давать количественные рекомендации, необходимые для планирования и организации целеустремленных действий; методы анализа систем, которые используются для определения заданий и выбора направления действий, для оценки поведения систем в условиях неопределенности;
методы системотехники, которые используются для проектирования и синтеза сложных систем на базе изучения особенностей функционирования их элементов.
По своему характеру системный анализ является научным процессом (методологией). Подход с позиций системного анализа предусматривает:
систематическое исследование и взаимное сравнение тех альтернативных действий, которые позволяют достигать желаемых результатов;
сравнение альтернатив на основе стоимости потраченных ресурсов и достигнутых выгод по каждой из них;
учет и подробный анализ неопределенности.
Исследование альтернатив. Исследование и сравнение альтернатив для достижения поставленной цели является очень важным процессом. Он не настолько прост, как это может казаться на первый взгляд. Те очевидные альтернативы, которые сначала выдвигаются на первый план, часто не обеспечивают необходимой полноты и нуждаются в серьезном анализе. Задание заключается в том, чтобы выбрать все способы, которые приведут к достижению поставленной цели и являются реальными с точки зрения использования ограниченных ресурсов.
Если, например, при необходимости срочной перевозки грузов из одной местности в другую можно применить три вида транспорта: воздушный, водный и сухопутный, то совокупность альтернатив для нахождения оптимального решения этой задачи должна включать и разные комбинации названных возможностей.
Поиски альтернатив, которые не являются очевидными или простыми комбинациями очевидных решений, — сложная задача, с которой не сможет справиться один специалист. Чтобы знать все альтернативы, допустимые, скажем, для решения проблемы транспортировки, необходимы знания из разных отраслей техники. Обычно, один человек не может владеть нужным комплексом знаний.
Как показывает опыт, использование системного анализа при планировании, а также в других отраслях управления будет плодотворным, если группы исследователей будут сформированы из специалистов разных специальностей. В таком случае каждый член группы, имея большой опыт специфической работы, сможет сделать важный взнос в решение общей проблемы, в результате эффект будет значительно больше.
Одним из методов, которые успешно используются при разработке новых альтернатив, есть «мозговая атака». Смысл этого метода заключается в том, что группе специалистов из разных отраслей предлагают обдумать новые возможные альтернативы, скажем новые образцы продукции, ее перспективные отрасли использования и сбыта. В процессе обсуждения поощряется свободное высказывание идей. Критика идей категорически запрещена. Предусматривается, что даже самая «дикая» идея может привести к другой (пусть и случайно) радикальной идее, которая имеет реальное содержание и практическую ценность. Эта методика базируется еще и на том, что взаимные контакты членов группы способствуют созданию творческой обстановки. Хоть в результате анализа большая часть идей, выраженных в процессе «мозговой атаки», отбрасывается как непригодная, все же остаются идеи, которые заслуживают на последующее исследование.
Сравнение альтернатив. После образования определенного количества всех альтернатив, которые являются реальными с точки зрения использования имеющихся ресурсов и ведут к достижению поставленных задач, возникает проблема выбора наилучшей альтернативы. Чтобы определить, какой из альтернативных путей развития системы будет наилучшим, их нужно сравнить и оценить по связанным с реализацией этих альтернатив расходам (стоимостью) и получаемой при этом выгодой.
Стоимость альтернативы характеризует расходы ресурсов (денежных, материальных, человеческих), которые, используя для реализации данной альтернативы, уже нельзя использовать с другой целью. Выгода (эффективность) альтернативы — это польза, которую получают в результате действий, направленных на претворение в жизнь альтернативы. Чтобы найти общую ценность альтернативы, нужно расходы и получаемую выгоду рассматривать вместе.
Оценив каждую альтернативу, нужно выбрать среди них наилучшую. Процесс поиска решения называется оптимизацией. Таким образом, наилучшие альтернативы можно называть оптимальными. Для поиска оптимальных решений используются методы теории исследования операций и другие методы. Но настоящая (объективная) оптимизация возможна лишь там, где каждая из альтернатив описана количественно. В случае качественного оценивания альтернатив роль субъективного фактора достаточно высокая, поскольку при одних и тех же начальных предпосылках разными людьми могут быть получены разные решения.
Учет неопределенности. Для большинства принятых технико-экономических решений характерным является наличие значительной неопределенности. Планирование по своей природе требует рассмотрения движения событий в будущем, а будущему всегда свойственна неопределенность. Один из наиболее важных аспектов системного анализа, как метода, заключается в том, что он дает четкое понимание места и значения неопределенности во время принятия решения.
Задача того, кто принимает решение, и того, кто выполняет анализ, заключается в том, чтобы предварительно учесть свойственную стратегическим решениям неоднозначность. Для этого можно использовать ряд разработанных в системном анализе методов, например, методы теории исследования операций (имитационное моделирование, деловые игры, программирование и тому подобное).
4. Современный подход к понятиям информация и информационный ресурс.
В контексте автоматизированной обработки информации и информационных систем термин «информация» имеет исключительно важное значение, и от правильной его интерпретации в значительной мере зависит эффективность человеко-машинных систем.
В общем понимании информация (от лат. informatio — разъяснение) — это необычный ресурс, потребление которого не уменьшает его количества и качества. Из-за того, что стоимость производства вместе с расходами на сбор, хранение, поиск и обработку информации значительны, огромное преимущество имеет коллективное использование информации. Следовательно, одной из главных целей разработки информационных систем является облегчение коллективного использования информации.
Главные трудности коллективного пользования информацией возникают через иллюзорность понятия информации сравнительно с другими ресурсами и из-за отсутствия понимания ее структуры и компонентов. Для того, чтобы коллективно использовать информацию, потребители должны почувствовать удобство и полезность этого. К сожалению, потребности в информации двух потребителей практически не бывают вполне одинаковыми, хоть они и имеют подобие и содержат общие компоненты. Но эти общие компоненты можно коллективно использовать, если они выделены и соответствующим образом идентифицированы.
Задача идентификации является нетривиальной. Неудачное выделение общих элементов информационных требований, как правило, предопределяет дублирование и раздельную поддержку этих компонентов каждым из потребителей, которым они нужны. Поэтому неудачное деление информации на «элементы» приводит к избыточности в системах ее обработки. Все это требует четкой и однозначной трактовки информации как общей категории и связанных с ней понятий.
Информация представляет собой совокупность сведений о фактах, объектах, событиях и идеях, которые в данном контексте имеют полностью определенное значение, ее можно создавать, передавать, хранить, искать, принимать, размножать, обрабатывать, уничтожать.
Обязательное требование к информации — наличие ее носителя, источника и приемника, а также каналов связи между ними. В то же время информацию можно определить как совокупность символов-образов, которые несут содержательную нагрузку. Некоторое количество информации может рассматриваться с трех основных точек зрения:
а) из поведенческой — порция информации создается по некоторой причине, а получение этой информации может привести к определенному результату — наблюдаемого действия или умственной операции;
б) из математически-лингвистической — порция информации может быть описана соотношением ее с другой информацией — указанием на ее содержание и структуру;
в) с физико-технической точки зрения рассматриваются физические аспекты проявлений информации: ее материальный носитель, развязная способность и точность, с которыми она фиксируется, количество информации, которая производится или принимается, и тому подобное.
Важность информации как экономической категории составляет одну из характеристик современной «постиндустриальной» («информационной») эпохи. При этом определяющей ее особенностью есть полезность для потребителей, в частности, при разработке и внедрении организационно-руководящих решений. Фактически полезность (релевантность) информации непосредственным пользователям позволяет отличить ее от данных, которые представляют собой сведения о разных объектах, поданных в форматизированном виде, пригодном для обработки автоматическими средствами при возможном участии человека.
Информация неотделима от процесса информирования пользователей, поэтому сведения становятся информативными, то есть превращаются в информацию, лишь в случае их новизны и достоверности, когда они уменьшают неопределенность по тому или другому вопросу. На пути от источника к пользователю информация испытывает ряд преобразований, в которых смысловые аспекты сообщений отходят на второй план. Поэтому на промежуточных стадиях преобразований вместо понятия «информация» используется понятие «данные» (входная информация, исходная информация, но база данных, а не база информации). Именно благодаря информационным системам данные превращаются в информацию.
Информация является одним из видов ресурсов, которые используются человеком в трудовой деятельности и быту. Как ресурс она имеет все свойства товара: ее можно продавать, покупать и тому подобное.
Информационный ресурс — это особенный вид ресурса, который основывается на идеях и знаниях, накопленных в результате научно-технической деятельности людей и преобразован в вид, пригодный для сбора, реализации и воссоздания.
Информационный ресурс имеет ряд характерных особенностей. В частности, в отличие от других (материальных) ресурсов информационный ресурс практически неисчерпаем; с развитием общества и ростом объема используемых знаний этот ресурс не уменьшается, а наоборот — растет. Применение нового информационного ресурса вместо устаревшего потенциально может привести к действиям радикального характера, во много раз повысить производительность труда, улучшить использование других ресурсов и т.п. С понятием «информационный ресурс» тесно связано понятие «информационная технология» (технология обработки информации).
5. Развитие ИТ. НИТ
На современном этапе одним из основных направлений усовершенствования системы управления является внедрение информационных технологий (ИT). Низкий уровень информатизации в Украине является одним из главных препятствий на пути эффективного применения отечественного научного потенциала. Отсюда главная задача — ускорить информатизацию общества.
Социально-экономические результаты информатизации общества проявляются в следующем:
резком увеличении удельного веса наукоемких отраслей в общественном производстве;
интеллектуализации общества за счет улучшения доступа к базам знаний, которые представляют собой совокупность данных и связей между ними;
широком использовании в роли электронных советников экспертных систем, которые на основе информации, содержащейся в базе знаний, играют роль эксперта, анализируя ситуацию и выдавая советы относительно каждого конкретного решения;
повышении комфортности жизни благодаря созданию «электронной почты» и информационных компьютерных сетей связи для быстрого оперативного обмена информацией между людьми, которые находятся в разных местах; в результате развития компьютерной сферы услуг, созданию электронных магазинов, осуществлению безналичных расчетов с помощью кредитных карточек и т. д.;
повышении уровня образованности общества за счет персонализации учебы, расширения самообразования и т.д.;
изменении характера и квалификации труда (усиление творческого начала и увеличения части высококвалифицированного труда).
Известны 6 основных сфер информатизации общества:
комплексная автоматизация технологических и производственных процессов;
информатизация проектных и конструкторских работ, а также технологической подготовки производства;
информатизация организационно-экономического управления;
информатизация учебы и подготовки кадров;
информатизация сферы услуг и быта населения;
создание новых информационных технологий. Информационная технология — это комплекс методов и процедур, с помощью которых реализуются функции сбора, передачи, обработки, хранения и доведения до пользователя информации в организационно-управленческих системах с использованием избранного комплекса технических средств.
Принципиальное отличие информационной технологии от производственной (которая представляет собой совокупность способов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья, материалов, полуфабрикатов, применяемых в процессе производства) заключается в том, что она кроме рутинных операций содержит элементы творческого характера, которые не поддаются регламентации и формализации.
Информационная технология возникла несколько миллионов лет назад вместе с производством на Земле и в своем развитии прошла несколько этапов. Ко второй половине XIX ст. властвовала «ручная» информационная технология. Вся обработка информации выполнялась вручную с помощью пера, счет, бухгалтерских книг. Связь осуществлялась пересылкой пакетов, листов и тому подобное.
Изобретение печатной машинки, телефона, диктофона, модернизация системы почтовой связи дали возможность существенно усовершенствовать как отдельные операции, так и весь технологический процесс обработки информации, повысить производительность управленческого труда. Такая «механизация» информационной технологии стала базой формирования организационных структур в экономике.
На смену «механической» информационной технологии в 40—50-х годах XX ст. пришла «электрическая» технология, основанная на широком использовании электрических печатных машинок, копировальных машин, портативных диктофонов. Резко повысились качество, количество и скорость обработки документов.
С появлением и широким развитием ЭВМ и периферийной технике наступила эра компьютерной информационной технологии, которая названа новой (современной, безбумажной) информационной технологией.
Основу новой информационной технологии (HИT) составляет распределенная компьютерная техника, «дружеское» программное обеспечение, развитые коммуникации. Пользователю-непрограммисту предоставлена возможность прямого общения с ЭВМ во время работы в диалоговом режиме (рис. 1.2). При этом мощные программно-аппаратные средства (базы данных, экспертные системы и базы знаний, системы поддержки принятия решений и тому подобное) создают комфорт в работе, позволяют не только автоматизировать процесс изменения формы и местонахождения информации, но и изменять ее содержание. Компьютеры, благодаря увеличению объемов индивидуального выполнения работ, помогают человеку повышать производительность труда, а также эффективность принимаемых решений.
Понятие «новая информационная технология» имеет двойное толкование: практическое и теоретическое. Новая информационная технология (практическое толкование) — это совокупность автоматизированных процессов циркуляции и переработки информации, описание этих процессов, связанных с конкретной предметной областью и реализованных с помощью современных технико-экономических средств, которые выполняют заданный перечень функций. Новая информационная технология (теоретическое толкование)— это научно-техническая дисциплина, в рамках которой исследуются проблемы разработки и применения автоматизированных процессов циркуляции и переработки информации.
Концепция новой информационной технологии базируется на широком применении компьютерной техники, а также на трех основных принципах: интегрированности, гибкости и информативности.
Для новой информационной технологии характерны такие особенности:
работа пользователя в режиме манипулирования (непрограммирования) данными. Пользователь должен видеть (средства вывода — экран, принтер) и действовать (средства ввода — клавиатура, мышь, сканер), а не знать и помнить;
Рис. 1.2. Схема новой информационной технологии
сквозная информационная поддержка на всех этапах прохождения информации на основе интегрированной базы данных, что предусматривает одну унифицированную форму представления, хранения, поиска, отображения, возобновления и защиты данных;
безбумажный процесс обработки документа, во время которого на бумаге фиксируется лишь его окончательный вариант, а промежуточные версии и необходимые данные, записанные машинными носителями, приходят к пользователю через экран дисплея ПК|;
интерактивный (диалоговый) режим решения задачи с широкими возможностями для пользователя;
возможность коллективного выполнения документа на основе группы ПК|, объединенных средствами коммуникаций;
возможность адаптивной перестройки форм и способов представления информации в процессе решения задачи.
Существуют два способа внедрения новой информационной технологии в локальные информационные структуры, один из которых основывается на адаптации НИТ к организационной структуре, а другой — на рационализации такой структуры.
Согласно с первым способом внедрения НИТ приспосабливается к организационной структуре в ее имеющемся виде — происходит лишь локальная модернизация сформированных методов работы. Коммуникации развиты слабо; будут рационализироваться лишь рабочие места управленцев. Происходит деление функций между техническими работниками (операторами) и специалистами (администраторами): объединение функций сбора и обработки информации (физический поток документов) с функцией принятия решений (информационный поток).
Второй способ внедрения НИТ предусматривает рационализацию организационной структуры. Организационная структура модернизируется так, чтобы информационная технология дала наибольший эффект. Основой стратегии является максимальное развитие коммуникаций и разработка новых организационных взаимосвязей, ранее экономически нецелесообразных. Производительность организационной структуры растет, поскольку архивы данных распределяются рационально, объемы информации, которая циркулирует по системным каналам, снижаются, и достигается сбалансированность эффективности каждого управленческого решения с объемом решаемых задач. Следовательно, первый способ внедрения НИТ сориентирован на имеющуюся структуру учреждения (степень риска от внедрения минимизируется, поскольку расходы минимальные и организационная структура не будет рационализироваться), второй — на будущую структуру (система развивается согласно с потребностями и возможностями организации). Относительно обоих способов принципиально изменяется использование вычислительной техники: происходит ее перемещение из периферии информационной активности учреждения (отдельные вычислительные центры, разные машинописные бюро, централизованные архивы и т. д.) непосредственно внутрь учреждения, где информация перерабатывается и принимаются решения. Тем самым ликвидируется разрыв между информационной и организационной структурами.
Характерной для НИТ является персонализация средств вычислительной техники, создание локальных сетей ЭВМ и многоуровневых систем обработки данных, организация автоматизированных рабочих мест специалистов. Арсенал средств НИТ постоянно расширяется, в частности значительного распространения в последние годы получили компьютерная графика, мультимедиа, гипертексты, гипертекстовые технологии и системы.
Компьютерная (машинная) графика является одним из важных направлений развития информационной технологии в современных условиях. Под компьютерной графикой понимают совокупность методов и средств автоматизации процессов подготовки, ввода, превращения, хранения и отображения графической информации с помощью ЭВМ и графических устройств.
С точки зрения применения выделяют несколько направлений развития компьютерной графики. Главные из них такие: графика для автоматизированного проектирования в машиностроении, строительстве, электронике, а также художественном конструировании; программное управление станками, роботами-манипуляторами и подготовкой автоматизированного производства; цветная и полутоновая графика для формирования реальных изображений пространственных объектов, в том числе для машинной мультипликации; автоматизированная обработка изображений, их хранения, пересылки, анализ, распознавание образов; иллюстративная и деловая графика, наглядное представление информации в исследованиях, системах управления, производстве; специализированная графика в полиграфии, издательском деле, рекламе; учебная и игровая графика.
Средства компьютерной графики нашли широкое применение в экономике и управленческой деятельности. Многообразные типы графиков и гистограмм используются для отображения суммарных финансовых и статистических данных. Двух- и трехмерные рисунки, схемы и графики дают возможность отобразить множественные взаимосвязи между группами экономических факторов. Изображения географических областей применяют для показа наглядного многообразия региональных и обобщенных показателей. Графическое представление данных часто применяется как удобный инструмент экономического анализа во время изучения состояния рынка (в частности с помощью так называемых графических информационных систем), а также во время планирования и принятия решений.
Системы мультимедиа представляют собой интерактивные компьютерные системы, которые обеспечивают работу со многими информационными средами; неподвижным изображением и подвижным видео, анимационной компьютерной графикой, текстом и звуком.
Гипертекст в общем случае представляет собой систему информационных объектов (статей), в которой заданы и автоматически поддерживаются ассоциативные и смысловые связи между выделенными объектами (элементами, понятиями, сроками или разделами). Это текст, где отдельные термины на экране дисплея выделены подсветками, а соответствующее определение сразу может быть выдано на экран. Структурно гипертекст состоит из информационного материала, тезауруса гипертекста, списка главных тем и алфавитного словаря.
Информационный материал разделяется на информационные статьи, которые состоят из заглавия и текста. Заглавие содержит тему или название описываемого объекта. Текст информационной статьи может сопровождаться объяснениями, примерами, документами, объектами реального мира. Пересмотр текста статьи упрощается, если эта вспомогательная информация визуально отличается от основной, например подсвеченная или выделенная другим шрифтом.
Тезаурус гипертекста — это автоматизированный словарь, который отражает семантические связи между лексическими единицами дескрипторного информационно-поискового языка и предназначенный для поиска слов по их смысловым содержаниям (смыслом). Список главных тем охватывает заглавия всех справочных статей, для которых нет ссылок типа род — вид, часть — целое. Желательно, чтобы список занимал не более чем одну панель экрана. Алфавитный словарь содержит соответственно упорядоченный перечень наименований всех информационных статей.
Под гипертекстовой технологией понимают формирование, поддержку, наращивание и пересмотр на компьютерной основе гипертекста, организованного в виде сетки. Обработка гипертекста открыла новые возможности освоения информации, качественно отличающихся от традиционных. Вместо поиска информации по соответствующим поисковым ключам гипертекстовая технология предусматривает перемещение от одних объектов информации к другим с учетом их смысловой, семантической связанности. Обработке информации по правилам формального вывода в гипертекстовой технологии отвечает запоминание пути перемещения по гипертекстовой сети.
Сфера применения гипертекстовых технологий очень широка. Это издательская деятельность, библиотечная работа, учебные системы, разработка документации, законов, справочного руководства, баз данных, баз знаний и т.п. Эти технологии реализуются в конкретных гипертекстовых системах, которые состоят из двух частей — собственно гипертекста, то есть информации, записанной в соответствующем виде, и программной гипертекстовой оболочки, которая позволяет осуществлять навигацию в пределах гипертекста и выполнять другие технологические функции.
Гипертекстовая система — это программная система высокого уровня, с помощью которой пользователь в интерактивном режиме может исследовать знание нелинейным способом. Такая система содержит средства представления и обработки слов и гипертекстовых структур, информационного связывания документов, а также прокладки и запоминания путей в гипертексте. Во время работы с гипертекстовой системой постепенно исчезает разница между автором и читателем, то есть гипертехнология становится авторской. Самыми распространенными системами являются Hyperdcard, HyperStudio, Syperdcard и др. В большинстве современных программных продуктов вся помощь (help) заключается в использовании гипертекстовой технологии на базе меню.