Документооборот аптечных и фармацевтических предприятий

Движение всех типов документов внутри организации со времени их получения или создания к завершению исполнения или отправки называется документооборотом.

Все входящие, исходящие и внутренние документы в организации находятся на учете, их общее количество за определенный период времени составляет объем документооборота.

Правильная организация документооборота оказывает содействие оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц и оказывет большое влияние на управленческий процесс в целом.

Рациональные схемы документооборота разрабатываются с учетом специфики организации и разных категорий документов.

Так, в учреждениях фармацевтического профиля выделены такие типы документооборота: фармацевтический, научный и управленческий. Суть фармацевтического документооборота состоит в организации учета и направленного движения информационных документов по разным аспектам лекарственных средств. То есть одновременно с поступлением в аптечную сеть новых препаратов распространяются документы информационного характера, которые отражают их свойства и правила употребления. К таким документам относятся: инструкция на препарат (аннотация), обзоры, фармакопейные статьи и др.

Научный документооборот предусматривает движение в организации научно-технической документации. Наиболее распространенными в фармацевтической науке и практике документами этой группы есть: книги, монографии, учебники, учебные программы, учебные пособия, словари, журналы, нормативно-технические документы, прейскуранты, авторские свидетельства, патенты, диссертации, авторефераты.

Управленческий документооборот содержит поток разнообразной по характеру информации, которая обеспечивает выполнение аптечными и фармацевтическими предприятиями организационной, плановой, управленческой функций. С целью рационализации работы с управленческими документами их разделяют на две группы:

1) плановая документация (учетная и отчетная);

2) организационно-распорядительная документация. Прохождение документов в организации должно быть опера тивним и целенаправленно регулированным. Реализация этих принципов достигается соблюдением определенных этапов документооборота как входящей, так и исходящей корреспонденции.

Этапы документооборота

№ п/п	Входящих документов	№ п/п	Исходящих и внутренних документов
1	Обработка документа	1	Составление проекта документа
2	Регистрация (в день получения получения)	2	Изготовление документа
3	Передача для выполнения	3	Согласование
4	Выполнение (прохождение)	4	Подписание (утверждение)
5	Отправка, подшивка к делу	5	Регистрация (в день подписания)
		6	Отправка, подшивка к делу

Регистрация документов - это запись необходимых сведений о документах с дальнейшим проставлением на них индекса делопроизводства и даты регистрации. Проводится она с целью учета, контроля и поиска документа. Каждый документ регистрируется лишь один раз: входящие - в день поступления; исходящие и внутренние - в день подписания.

Отдельные документы, которые поступают и составляются в аптечных предприятиях, не регистрируются. К ним относятся документы материального и статистического учета и отчетности, первичные документы бухгалтерского учета и отчетности, прейскуранты, проспекты, нормы расходования товарно-материальных ценностей, малозначащая переписка по кадровым, административно-хозяйственным и другим вопросам. Не подлежит регистрации большая часть переписки, которая не требует исполнения. Руководителями аптечного предприятия или его структурных подразделений утверждается ориентировочный перечень документов, которые не подлежат регистрации службой делопроизводства:

* письма, присланные в копиях, к сведению;

* телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;

* сообщение о заседаниях, совещаниях, повестках дня;

* графики, наряды, заявки, разнарядки;

* информация и сведения, присланные к сведению;

* рекламные сообщения, плакаты, программы совещаний, конференций;

* прейскуранты;

* нормы расходования материалов;

* приветственные письма и приглашения;

* бухгалтерские документы;

* печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

* отчеты;

* формы статистической отчетности

Для регистрации всех категорий входящих и исходящих (внутренних) документов применяют единую регистрационную карточку, ее заполняют машинописным или рукописным способом. В учреждениях с небольшим документооборотом все документы регистрируются в специальном журнале. На документе при его поступлении ставят регистрационный штамп (на нижнем поле первого листа с правой стороны).

Штамп содержит:

• название организации, в которую поступил документ;

• дату поступления;

• регистрационный индекс.

Контроль за выполнением документов и принятых решений является необходимым элементом организации управленческой деятельностии важной составной частью процесса делопроизвод­ства. Главная задача контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения документов, а также получении информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

В контрольной функции различают три группы операций:

1) контроль за исполнением документов соответственно сути поставленных в них вопросов;

2) контроль за исполнением документов с точки зрения соответствия формы выполнения их содержанию;

3) контроль за своевременностью выполнения.

Контролю подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, в которых указанные сроки исполнения. Сроки исполнения могут быть:

* типичными, установленными соответствующими Положениями и нормативными актами;

* индивидуальными, утвержденными для данного учреждения специальным перечнем.

Исчисление срока выполнение входящих документов начинается со времени их поступления, а исходящих и внутренних - времени подписания.

Контроль за исполнением документов предлагается вести на карточках соответственно количеству исполнителей или сроков исполнение. На карточке указывается дата, к которой документ может быть выполнен. Документ считается выполненным лишь в том случае, если решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту данный ответ относительно сути. Лицо, которое осуществляет контроль, периодически просматривает карточки, которые находятся в соответствующей рубрике картотеки. После выполнения документы снимаются с контроля должностным лицом, которое поставило их на контроль, и группируются в дела.

Дело представляет собой совокупность документов, которые принадлежат к определенному вопросу или участку деятельности организации, и подшиты в отдельную обложку или папку.

Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел, которая представляет собой систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел утверждается высшей организацией и действует на протяжении нескольких лет, однако ежегодно уточняется и, в случае необходимости, перерабатывается и переутверждается. Каждое дело в номенклатуре имеет свой определенный индекс (номер). На каждое перечисленное в номенклатуре дело к началу года заводится папка, на обложке которой указывается наименование учреждения, его структурное подразделение, заголовок, индекс и сроки хранения. В папку вкладываются документы на протяжении года, то есть идет процесс формирования дел. Если появляются новые документы, не предусмотренные номенклатурой, то для них необходимо завести самостоятельные дела, а их название внести в номенклатуру дополнительно.

При формировании дел руководствуются такими правилами:

• документы вкладываются в дело лишь в одном экземпляре (оригинал);

• группируются документы только за один год (исключением являются переходные, служебные и личные дела);

• документы внутри дела размещаются в порядке решения вопросов, хронологии, алфавита, индексации и т.п.;

• документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

• любая дело не должно вмещать большее 250 листов; если же их свыше 250, то следует начинать формирования поэтому (части).

• Данные о ходе и последствиях контроля за выполнением документов периодически анализируется.

• Степень выполнения документов характеризуется коэффициентом выполнения, который вычисляют по формулам:К_вып =Д_в – Д_нв/Д_в® 1, К вып = Д_в – Д_нв/Д_о = 100%®100%

где:

• Д.в. - количество документов, выполненных на протяжении анализируемого периода;

• Д.о. - общее количество документов, которые подлежат выполнению за тот же период;

• Д н.в. - количество документов, не выполненных за анализируемый период.

Все документы по срокам хранения делятся на три группы:

* постоянного хранения;

* долгосрочного хранения (свыше 10 лет);

* временного хранения (до 10 лет).

Перечень документов по срокам хранения утверждается высшей организацией после проведения экспертизы ценности документов. Главными задачами экспертизы установления ценности документов является:

• определение состава документов, которые подлежат государственному хранению;

• установление сроков хранения документов, которые не подлежат передаче в государственный архив;

• отбор документов с законченным сроком хранения, которые подлежат уничтожению.

Экспертиза ценности документов осуществляется экспертной комиссией в составе 3-5 лиц, которая назначается приказом руководителя организации. Создается такая комиссия в случае необходимости, но не реже, чем дважды в год.

Для ОПО "Фармация" решение комиссии утверждается архивным отделом облисполкома; для ЦРА и подведомственной сети - архивным отделом райисполкома.

Заседание экспертной комиссии протоколируется. На документы постоянного хранения составляется описание дел в 4-х экземплярах, долговременного хранения - в 2-х. На документы, которые подлежат уничтожению, составляется акт в одном экземпляре, который утверждается руководителем организации. Акт должен быть рассмотрен на заседании экспертной комиссии, подписанный ее председателем с указанием способа уничтожения (сдача в утиль-сырье или уничтожение путем сжигания). На документы, которые подлежат уничтожению путем сдачи в утиль-сырье, должна быть полученная накладная (по массе в кг), которая будет отчетным документом.

Проведение экспертизы ценности документов значительно облегчает их предшествующее распределение на 3 группы - основную, оперативную и по личному составу.

Основная документация наиболее полно отображает деятельность учреждения относительно выполнения положенных на нее задач и вмещает организационные, распорядительные и справочно-информационные документы. Вся документация, которая принадлежит к этим группам, подлежит постоянному хранению.

Оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности, для нее устанавливаются временные сроки хранения. Сюда относятся также документы учета и отчетности.

Продолжительность хранения документов определенна в специальных перечнях. Типичные перечни разрабатывает и утверждает Главное архивное управление страны, ведомственные - руководители отдельных ведомств. Сроки хранения документов исчисляют с 1 января года, который наступает за годом окончания дела. По окончании установленного срока хранения дела и регистрационно-контрольные карточки службы делопроизводства организации передают ведомственному архиву на постоянное или временное хранение.