Делопроизводство. Его виды и общественное значение.

Деятельность аппарата управления относительно создания документов и организация работы с ними в процессе осуществления управленческих функций называется делопроизводством. Процесс переноса информации в документ называется документированием.

Организация делопроизводства влияет на оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организацию и культуру деятельности управленческих работников. При рационально налаженном делопроизводстве руководители и специалисты освобождаются от несвойственных им операций, вследствие чего повышается качество и эффективность управленческой деятельности в целом.

Обеспечивая контроль за выполнением документов и принятых решений, делопроизводство оказывает содействие управлению исполнительной дисциплиной.

Общественное значение делопроизводства состоит в обслуживании граждан, удовлетворении их запросов.

Делопроизводство может осуществляться централизованно, децентрализовано и смешанно.

В централизованной системе все операции, связанные с управленческой документацией, сосредоточиваются в единой для всей организации канцелярии или у секретаря-референта.

При децентрализованной системе все аналогичные операции рассредоточены в подразделениях организации. Как правило, эта система применяется в организациях, структурные подразделения которых территориально разделены и отдаленные один от другого (дочерние предприятия, холдинги, филиалы фирм и др.).

При смешанной системе часть операций, например, прием и отправка документов, осуществляются централизованно, а составление и оформление документов, их регистрация, формирование документов у дела - выполняется как в канцелярии, так и в других структурных подразделениях. Чаще всего смешанная система делопроизводства применяется на больших предприятиях со значительным объемом входящей и исходящей документации.

Таким образом, выбор системы делопроизводства зависит от структуры организации и территориального размещения ее подразделений, объема документооборота.

В аптечных учреждениях система делопроизводства зависит от объема документооборота, который обусловлен положением организации в иерархической структуре управления. Так, в ПО "Фармация", на аптечном складе, базе, фармацевтической фабрике делопроизводством занимаются секретари или делопроизводители, а в аптеках - непосредственно заведующий или один из его заместителей.

Унификация и стандартизация документов.

Анализ управленческой деятельности свидетельствует, что руководители разных уровней тратят на работу с документами в среднем от 15 до 40% своего рабочего времени, в том числе 5-10% - на их составление и оформление. С целью рационализации делопроизводства введена унификация и стандартизация документов.

Унификация - это установление однообразия в составлении и оформлении документов. Унифицируются, в частности, формат бумаги, название типов документов, реквизиты, текст и др.

Унификация оказывает содействие сокращению сроков подготовки документов, создает условия для приспособления документов к дальнейшей обработке их средствами оргтехники.

Стандартизация - установление и применение правил с целью упорядочения деятельности в определенной области в пользу и с участием всех заинтересованных сторон для достижения общей оптимальной экономии при соблюдении условий использования и требований эксплуатации.

Примером документов, которые отображают стандартизацию требований к качеству лекпрепаратов, является фармакопейная статья, сертификат качества; стандартизацию производства препаратов отражает такой документ, как промышленный регламент и др.

Стандартизация характеризуется стабильностью требований, регистрацией изменений и надзором за соблюдением требований стандартов.

Соответственно унифицированной системе документов (УСД) ДГСТ 6.38-90 все документы составляются на бланках единого образца. Существует два типа документов: бланк-письмо и общий бланк.

Кроме того, УСД установлен состав и местонахождение 31 обязательного и дополнительного для организационно-распорядительных документов реквизита.

Унификация текстов предусматривает такие способы: трафарет, анкета, таблица и связный текст (текст - аналог).

Трафарет - текст с пропусками, предназначенными для переменной информации. Примерами трафаретных текстов могут служить бланки справок, командировочных удостоверений и др.

В аптечных учреждениях к трафаретным текстам относятся акты приемки продукции, приказы о создании комиссии по инвентаризации, транспортные накладные, накладные-требования, накладные и др.

Анкета - это текст, в котором неизмененная информация представлена в виде перечня вопросов, которые предусматривают строго определенный набор ответов.