Заявка на обслуговування

Після попередніх переговорів фірмі-перевізнику направляється заявка, яка повинна містити:

• Тип автотранспортного засобу; необхідну кількість посадкових місць.

• Дату і терміни замовлення автотранспортного засобу (загальну кількість днів/годин використання).

• Докладний графік маршруту (вказується кількість годин використання транспортного засобу по днях).

• Склад групи (іноземці, громадяни України, діти і т.д.).

• Кількість чоловік в групі.

• Час і місце подачі автотранспортного засобу.

• Особливі умови.

Перевізник підтверджує заявку письмово (по факсу). В підтвердженні перевізник вказує розрахункові ціни, розрахунковий час замовлення автотранспортного засобу, загальну вартість замовлення, порядок і форму розрахунку, а також кількість кордонів, що перетинаються, наявність платних доріг та інші особливості маршруту.

При коротких внутрішніх маршрутах розрахунковою одиницею, як правило, являється 1 година використання автотранспортного засобу. Загальна вартість замовлення в обов’язковому порядку включає час на подачу автотранспортного засобу, як правило, це 1 година.

При тривалих міжнародних маршрутах розрахунковою одиницею є 1 доба використання автотранспортного засобу. Узгоджується норма витрати бензину, що входить в вартість оренди (як правило, 1000 л).

Договір

Після підтвердження заявки і узгодження всіх аспектів замовлення сторони укладають договір на обслуговування, який доповнюється маршрутним листом. Маршрутний лист містить графік, докладний опис маршруту і завіряється підписами і печатками сторін.

При укладенні договору рекомендується звернути увагу на наступні аспекти майбутньої співпраці:

1. Наявність ліцензії у перевізника.

2. Наявність у водія віз, необхідних для перетинання кордонів на даному маршруті.

3. Наявність у водія страховки автотранспортного засобу (“зелена карта”).

4. Умови проживання і харчування водія.

5. Умови виплати відрядних витрат водію.

6. Умови оплати витрат, пов’язаних з переміщенням по маршруту (переміщення водяним транспортом, платні дороги, додаткова витрата бензину і ін.).

7. Умови взаємодії водія з керівником групи або уповноваженим супровідним.

8. Умови, при яких необхідна наявність другого водія.

6. Робота по створенню турпакету

Формування турпакету – найважливіший етап діяльності фірми, метою якого є створення конкурентоспроможного продукту, що відповідає запитам споживача. Якісний, своєчасно запропонований і доступний по ціні туристичний продукт – основа життєздатності туристичної фірми, фактор, що визначає імідж фірми на туристичному ринку.

Турпакет – продукт діяльності туристичної фірми, який, як правило, включає послуги перевізника і послуги партнера, що надають проживання, трансфер, екскурсивне обслуговування та ін. Турпакет повинен містити не менше двох послуг.

Створення турпакету – творчий процес, в якому приймають участь менеджери по напрямках в тісній взаємодії з фінансово-економічним відділом і керівництвом фірми.

Створенню турпакету передує робота менеджера, пов’язана з вибором країни проходження і визначенням виду маршруту. При виборі країни проходження і виду маршруту необхідно враховувати вплив наступних факторів:

• вплив засобів масової інформації, які стимулюють інтерес споживача, просуваючи певний маршрут і створюючи йому імідж найбільш “модного” в даному сезоні;

• попит клієнтів на певний маршрут;

• зниження цін на обслуговування в зв’язку з рекламною політикою Міністерств по туризму деяких країн, направленої на популяризацію певних регіонів;

• зниження цін на авіабілети в зв’язку з створенням нових чартерних програм;

• кліматичні умови країни.

Після вибору країни проходження менеджер приступає до розроблення турпакета, який припускає наступні дії:

• Збір інформації про існуючі на ринку в даний момент пропозиції по вибраному маршруту.

• Одержання інформації від авіакомпаній і фірм – закордонних партнерів.

• Аналіз одержання інформації.

• Вибір найбільш вигідних для співпраці пропозицій.

• Розрахунок вартості турпакета.

• Узгодження турпакета з фінансово-економічним відділом і затвердження його керівництвом фірми.

Складові турпакета можуть змінюватись в залежності від коливань попиту на туристичному ринку, а також в зв’язку зі змінами умов надання послуг партнерами. Менеджер повинен постійно цікавитись враженнями туристів, що повернулися з поїздки, і вносити корективи в турпакет, постійно його удосконалюючи.