4.1.2. Переговори із закордонними партнерами

Переговори із закордонними партнерами можуть проводити особи, які уповноважені директором фірми згідно наказу або довіреності, як правило, це керівники фірми, менеджери по напрямах і, в деяких випадках, референти. Несанкціоноване проведення переговорів розглядається як порушення трудової дисципліни.

Правильна побудова переговорів сприяє досягненню взаємовигідних умов і дозволяє розширити межі співпраці. Основна тема переговорів – обговорення умов прийому і обслуговування клієнтів. Рекомендується також перед підписанням договору обговорити максимальну кількість питань щодо подальшої співпраці: спільні чартерні рейси, виставки, спільні рекламні програми, рекламні тури, культурні і суспільно-масові заходи, все те, що дає можливість краще дізнатися про ділові якості партнера і зробити правильний вибір.

Переговори із закордонними партнерами проводяться, як правило, за попередньою домовленістю сторін або мають незапланований характер при зустрічах на виставках, презентаціях тощо.

Рекомендації щодо проведення переговорів.

1. Кожна із сторін переговорів представляє свою фірму, розкриваючи її можливості і перспективи розвитку. Важливим дипломатичним моментом на переговорах є прояв уваги до успіхів фірми, які необхідно щиро виказати партнеру.

Подібна тактика допоможе створити дружню атмосферу, яка сприяє взаєморозумінню.

Рекомендується отримати від закордонного партнера таку інформацію:

• досвід роботи із зарубіжними партнерами, в т.ч. українськими;

• наявність власних готелів, власного транспорту;

• місцезнаходження офісу і його технічне забезпечення;

• наявність україномовних (російськомовних) працівників;

• наявність ліцензійних гідів;

• наявність вигідних контрактів з готелями.

2. Обговорення питань щодо співпраці ведеться згідно основних суттєвих позицій, в подальшому відображається у договорі.

Рекомендується обговорити із закордонним партнером такі питання:

• послуги надання номерів в готелях, екскурсійного, транспортного обслуговування;

• можливість надання додаткового екскурсійного обслуговування, який не входить у туристичний пакет і яке оплачується на місці;

• можливість надання партнерам комісійної винагороди;

• вартість послуг, що даються: проживання в готелі, екскурсійне, транспортне обслуговування;

- для груп:

• визначається мінімальна кількість людей для отримання групових тарифів;

• визначається тариф для групи, якщо кількість осіб перевищує мінімум;

• обумовлюється кількісний склад групи, перевищення якого дозволить отримати одне чи декілька безплатних груп;

• обумовлюються умови утримання супроводжуючого групи, що відряджений фірмою;

- для індивідуальних туристів:

• визначається можливість збереження групових тарифів в залежності від завантаженості готелів партнера (в період зниження попиту на послуги партнера в низький сезон можливий перегляд цін на послуги в конкретні дати по запиту українського партнера);

- для дітей:

• визначаються знижки для різних вікових категорій;

• визначаються знижки, що даються в залежності від поселення дитини в номері (з одним дорослим, з двома дорослими);

• обумовлюються тарифи на групи дітей, умови розміщення дорослих, що супроводжують їх.

• умови оплати: терміни, штрафні санкції при порушенні термінів оплати.

Зверніть увагу, що партнер обов’язково повинен бути інформований про вимоги України щодо валютного регулювання по переведенню грошових засобів за кордон (ці вимоги переважно фіксуються в договорі з іноземними партнерами).

• умови попередньої оплати послуг з ціллю гарантії їх представлення;

• умови бронювання/ануляції: терміни, штрафні санкції при ануляції броні, засоби обміну інформацією між партнерами (факс, електронна пошта, телефон);

• можливість забезпечення ексклюзивних відношень, що пропонує програми обслуговування по спеціальних цінах, при умові збереження комерційної таємниці;

• спільні рекламні програми (обговорюється можливість вкладення зарубіжним партнером ресурсів в рекламу свого виробу на українському ринку);

• можливість реалізації рекламних турів для українських туроператорів і їх турагентів з метою ознайомлення з послугами, що надаються закордонним партнером, а також знайомства з країною;

• особливі послуги (відбиваються в додатку).