14.2. Робота на виставці

Робота на виставці організовується у відповідності до планів і завданнь, які поставлені керівництвом фірми. Основна мета виставки – просування туристичного продукту фірми. Менеджери повинні активно працювати в цьому напрямку, пропонуючи розробки фірми турагентам і потенційним клієнтам.

В дні, коли виставка відкрита для спеціалістів, робота менеджерів на стенді полягає в наступному:

• Зустрічі з діловими партнерами.

• Участь у переговорах, обговорення аспектів співпраці.

• Пошук нових партнерів.

• Пошук фірм-турагентів.

• Збір матеріалу для роботи в новому сезоні.

• Відвідування стендів фірм-партнерів.

• Збір інформації з метою вивчення туристичного ринку.

• Збір рекламної інформації про фірми-конкуренти з метою проведення маркетингових досліджень, підвищення конкурентоздатності свого продукту.

• Укладання договорів з партнерами.

В дні, коли виставка відкрита для відвідувачів, менеджери по напрямку працюють біля стенду, пропонують клієнтам турпакети, а також - рекламно-інформаційні листівки фірми.

З метою залучення великої кількості потенційних покупців рекомендується поширення спеціальних купонів, що дають право на знижку при покупці туристичного продукту фірми.

Рекомендується проведення соціологічного опитування серед відвідувачів виставки, згідно з питаннями заздалегідь розробленої анкети.

У випадку, коли фірма не є орендатором стенду, а менеджер по напрямку відряджається керівництвом фірми для участі у виставці, його робота проходить аналогічно вищеописаній, за винятком роботи на стенді.

14.3. Підведення підсумків виставки

Після закінчення виставки проводиться аналіз її ефективності, показником якої є кількість укладених договорів про співпрацю. Другорядним показником ефективності може служити також кількість поширених рекламно-інформаційних матеріалів.

Презентація – рекламний захід, який включає ділову частину і, як правило, фуршет. Проводиться з метою розширення мережі турагентів. Рекомендується проводити презентацію відразу після виставки для закріплення досягнутих результатів. Метою презентації може бути також демонстрація зростаючих можливостей фірми при відкритті нових маршрутів, надання нових закордонних партнерів та ін.

14.4. Підготовка до презентації

Директор фірми наказом призначає особу, яка відповідає за підготовку та проведення презентації. Підготовчу роботу презентації рекомендується провести ще до початку виставки, щоб максимально зацікавити турагентів у співпраці. З цією метою запрошення оформлюються заздалегідь і пропонуються турагентам безпосередньо на виставці. Запрошення на презентацію мають право видавати всі менеджери, що приймають участь у виставці. Назви і контактні телефони фірм, які отримали запрошення, в обов’язковому порядку реєструються в спеціальному журналі.

Порядок дій при підготовці до презентації:

1. Проводиться робота з вибором приміщення для проведення презентації.

2. Складається і затверджується програма презентації, яка, як правило, включає:

• вступне слово керівника фірми;

• надання маршрутів менеджерам по напрямку;

• виступ юриста (при необхідності);

• заключне слово керівника фірми;

• фуршет.

3. проводиться робота по підготовці робочого матеріалу для презентації (рекламно-інформаційні листівки, буклети, проспекти, каталоги, бланки договорів, візитні картки та ін.), менеджери готують вихідний матеріал, узгоджують його з керівництвом фірми і спеціалістом по рекламі.

4. Проводиться збір інформації у менеджерів по напрямку про турагентів, присутність яких бажана на презентації.

5. Проводиться розповсюдження запрошень, в яких повинні бути вказані терміни підтвердження участі у презентації.

6. Складається повний перелік фірм-учасників презентації.

7. Проводиться підготовча робота, пов’язана з оформленням приміщення. Рекомендується користуватися послугами професійного оформлювача або дизайнера.