2. Система звітів підприємства, її характеристика.

Контроль ґрунтується на розгорнутій інформаційній базі, джерела якої поділяють на планові, облікові та позаоблікові.

До планових джерел належать всі типи планів, які розробляються на підприємстві (перспективні, поточні, оперативні, госпрозрахункові завдання, технологічні карти), а також нормативні матеріали, кошториси, цінники, проектні завдання та ін.

Джерела облікової інформації – це всі дані, які містять документи бухгалтерського, статистичного і оперативного обліку, а також всі види звітності, первісна облікова документація.

До позаоблікових джерел інформації відносять: обов’язкові для виконання офіційні документи (закони, укази президента, постанови уряду тощо); господарсько-правові документи (договори, рішення судових органів, рекламації); рішення загальних зборів колективу, ради трудового колективу підприємства в цілому або його підвідділів; матеріали вивчення передового досвіду, отримані з різних джерел інформації (Інтернет, телебачення, газети і т.д.); технічну і технологічну документацію; матеріали спеціальних досліджень стану виробництва на окремих робочих місцях (хронометраж, фотографія і т.д.); усну інформацію, отриману під час зустрічей з членами колективу або представниками інших підприємств.

Види звітності та форм обліку на підприємствах:

1. Провідна роль в інформаційному забезпеченні контролю належить бухгалтерському обліку і звітності, дані яких дають об’єктивну кількісну характеристику різноманітних господарських операцій, узагальнений опис всієї сукупності засобів господарства за складом і розміщенням, за джерелами утворення і цільовим призначенням.

Бухгалтерська звітність складається із взаємозв’язаних форм, основними з яких є:

- „Баланс” (форма 1);

- „Звіт про фінансові результати” (форма 2);

- „Звіт про рух грошових коштів” (форма 3);

- „Звіт про власний капітал” (форма 4);

- Примітки до звітів (форма 5)..

2. Дані статистичного обліку, в яких міститься кількісна характеристика масових явищ і процесів, використовуються для поглибленого вивчення і осмислення взаємозв’язків, виявлення економічних закономірностей. Зміст та терміни подання статистичної звітності затверджує Міністерство статистики країни.

Основні форми статистичної звітності промислових підприємств України:

1. Звітність із виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг:

• форма № 1 – п “Терміновий звіт промислового підприємства по продукції” - місячна, квартальна;

• форма № 1 – підприємництво “Звіт про основні показники діяльності підприємства” – квартальна, річна;

• форма № 22 “Основні показники, які комплексно характеризують діяльність підприємства” – річна;

• форма № БП “Баланс виробничої потужності” - річна;

2. Звітність з праці і заробітної плати:

• форма № 1 – ПВ “Звіт з праці” – місячна, квартальна;

• форма № 1 – ПВ (умови праці) “Звіт про умови праці, пільги та компенсації за роботу в несприятливих умовах” – річна;

• форма № 2 – ПВ “Звіт з праці ” – річна;

• форма № 3 – ПВ “Звіт про використання робочого часу” – квартальна;

• форма № 6 – ПВ “Чисельність окремих категорій працівників та підготовка кадрів” – річна.

3. Звітність з інших питань:

• форма № 2 – КБ “Звіт про введення в дію об’єктів, основних фондів та інвестиції в основний капітал” – квартальна, річна;

• форма № 1 –Б “Звіт про фінансові результати і дебіторську та кредиторську заборгованість” – місячна.

3. Оперативний облік та звітність сприяють більш оперативному, порівняно зі статистикою або бухгалтерським обліком, забезпеченню контролю необхідними даними (наприклад, про виробництво та відвантаження продукції, про стан виробничих запасів) і тим самим створюють умови для підвищення ефективності аналітичних досліджень.

У цілому своєчасний і повний аналіз даних, які містяться в облікових документах (первісних і узагальнюючих) та звітності, забезпечує прийняття необхідних заходів, направлених на поліпшення виконання планів, досягнення кращих результатів господарювання.

Вимоги до інформаційних потоків у системі звітності підприємств:

1. Вся система економічної інформації повинна забезпечити надходження даних саме про ті напрямки діяльності і з тою деталізацією, яка потрібна аналітику для всебічного вивчення економічних явищ, виявлення впливу основних факторів і визначення внутрішньогосподарських резервів.

2. Кількість контрольованих і оціночних показників має бути достатньою для того, щоб підпорядкувати діяльність структурних підрозділів завданням, що стоять перед підприємством у цілому, але при цьому надмірно не обмежувати їх оперативну самостійність. Жорстка регламентація діяльності підрозділів підприємства численними показниками, що встановлюються і контролюються зверху, не створює належних умов для ефективної роботи.

2. Економічна інформація повинна достовірно відображати процеси, які вивчаються. Інакше висновки, зроблені на основі результатів аналізу, не будуть відповідати дійсності, а розроблені аналітиками пропозиції можуть мати негативні наслідки для підприємства.

3. Єдність інформації, що передбачає необхідність усунення відособленості та дублювання різних її джерел.

4. Оперативність інформації, що дає можливість аналітику своєчасно втручатися в виробничо-господарську діяльність підприємства. Частота подачі інформації залежить від потреб управління (частіше – щоденна, щотижнева, щомісячна).

5. Забезпечення порівнянності інформації за предметом і об’єктом дослідження, періодом часу, методологією розрахунку показників та за іншими ознаками. Показники мають бути порівняними в межах планово-оціночних періодів. Це означає, що на різних етапах розрахункового (планового, звітного) періоду зміст і методика обчислення планових і фактичних показників мають бути однаковими. Наприклад, при контролі за витратами це стосується складу витрат, методики їх обчислення, розподілу непрямих витрат, розмежування чинників впливу на відхилення фактичних витрат від планових на залежні (регульовані) та незалежні (нерегульовані) від місця їх виникнення та ін.

6. Система інформації повинна бути раціональною, тобто потребувати мінімум витрат на збір, зберігання і обробку даних. З даної вимоги витікає необхідність удосконалення інформаційних потоків шляхом усунення зайвих даних і введення потрібних.

7. Інформація має носити конфіденційний характер.

Систематизовані та оброблені результати контролю (аналізу) можуть оформлятися як безтекстовим способом – у вигляді таблиць, схем, діаграм, графіків, номограм, так і описовим – у вигляді текстів довідок, актів перевірок, аналітичних і доповідних записок до звітів.