§ 3. Переліки документів

ПРИ ПРОВЕДЕННІ експертизи цінності доку­ментів застосовують переліки документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самовряду­вання, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням строків зберігання документів. Вони сприяють організації доку­ментів та якісному поповненню Національного архівного фонду.

Переліки бувають міжвідомчі - для всіх органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств; відомчі - для установ і організацій кожного окремого міністерства чи відомства; конкретні - для кожної ор­ганізації (за відсутності відповідного відомчого переліку).

Зазначені в переліках строки зберігання обов'язкові для всіх Установ і організацій в Україні. Жодна установа, організація і під­приємство не мають права ці строки зменшувати. Подовження строків зберігання документів можливе з подання організації експертною комісією архівної установи. Переліки структуровано за основними напрямами діяльності організацій незалежно від їх статусу в ієрархічній системі управління і галузевої належності, а в межах її - за функціональним принципом призначення тієї чи іншої документації. Кожний напрямок діяльності відповідає окремому розділові переліку.

Структура типового переліку така:

І. Документи, що утворюються в управлінській діяльності; організація системи управління; прогнозування, планування, ціноутворення; фінансування, кредитування, податкова полі­тика; облік та звітність; організація використання трудових ресурсів; робота з кадрами; соціально-культурний розвиток на­селення; науково-інформаційна діяльність; економічне, нау­ково-технічне і культурне співробітництво з зарубіжними краї­нами; матеріально-технічне постачання; адміністративно-госпо­дарське обслуговування; діяльність громадських організацій.

II. Документи, що створюються в науково-технічній та ви­робничій сфері: науково-дослідна і конструкторська робота; ви­нахідництво, раціоналізація та патентно-ліцензійна робота; про­ектування, будівництво, реконструкція; виробництво; якість продукції, технічний контроль, стандартизація; охорона навко­лишнього середовища; автоматизовані системи.

Перший у незалежній Україні міжвідомчий перелік "Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів дер­жавної влади та місцевого самоврядування, інших установ, ор­ганізацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання до­кументів" (К., 1997) склав основу для визначення строків збері­гання документів та відбору їх для внесення до НАФ або до знищення документів. Він охоплює всі документи, що утворю­ються в процесі однотипних управлінських функцій органів дер­жавної влади, місцевого самоврядування та інших установ, ор­ганізацій і підприємств (частина І), а також документи, що утво­рилися в результаті виробничої і науково-технічної діяльності ус­танов, організацій і підприємств всіх форм власності (частина II).

Прикладом відомчого є "Перелік документів, які утворюють­ся в діяльності Національного банку України, установ і органі­зацій його системи, акціонерно-комерційних та комерційних банків України із зазначенням термінів зберігання" (К., 1996). Схема його організації, співпадаючи в багатьох позиціях зі схе­мою типового переліку, відображує специфічні для банківської системи напрями діяльності.

Обчислення строків зберігання документів проводять з 1 січ­ня наступного за діловодним року. Наприклад: термін зберігання документа, створеного в діловодстві 1999 р., обчислюється з 1 січня ня 2000 р. Строки зберігання науково-технічної документації вираховують з 1 січня того року, який наступає за роком закінчення розробки теми чи проекту. Для документів, яким вста­новлено термін "75 р. - В" розрахунок часу зберігання встанов­люють через віднімання числа, що відповідає віку працівника на час звільнення, від 75. Так, особова справа працівника, якому на дату звільнення виповнилося 25 років, підлягає зберіганню 75- 25= 50 (років). Примітка "доки не мине потреба" означає, що документи мають тривале пшктичне значення і зберігаються не менше 10 років.

Інші примітки ("На державне зберігання не надходить. Збе­рігаються в організаціях"; "За умови завершення ревізії. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - збе­рігаються до винесення остаточного рішення"; "Після закінчен­ня строку договору" тощо), що застосовуються в переліках, лише коментують порядок зберігання документів. Позначка "ЕПК", яку встановлено проти термінів зберігання окремих видів доку­ментів, означає, що такі документи або частина їх можуть мати наукове та історико-культурне значення і після експертизи цін­ності вони вносяться до НАФ.

Усім статтям у переліках присвоєно наскрізну нумерацію. Для зручності користування переліками до кожного з них укла­дають абетковий та предметний покажчик на види і різновиди документів з посиланням на конкретні статті.

Підготовка переліку - складний, тривалий (в кілька років) і від­повідальний процес. Як правило, розробляють їх галузеві нау­ково-дослідні інститути або спеціально створені з цією метою при центральних відомствах тимчасові творчі колективи. До складу їх входять працівники діловодних та архівних служб відомчої системи, провідні спеціалісти і науковці.

Перелік рецензують всередині системи, розглядають експерт­но-перевірні комісії міністерства або відомства, потім - ЦЕПК Держкомархіву. Після цього його затверджує керівництво, ти-Ражують і вводять у дію.