3.Аудит расчетов с подотчетными лицами по командировкам в пределах страны.

Порядок расчетов с подотчетными лицами по командировкам регулируется

- НК РФ;

- ТК РФ;

- Инструкцией Минфина СССР Госкомстата труда и ВЦСПС № 62 от 07.04.1988г. «О служебных командировках в пределах СССР»;

- Постановлениями Правительства РФ о нормах возмещения командировочных расходов;

- Порядком ведения кассовых операций в России.

Целью аудита расчетов с подотчетными лицами является проверка правильности документального оформления этих операций, установление их законности и достоверности отражения в бухгалтерском и налоговом учете.

Аудит проводится с использованием разных методов получения аудиторских доказательств, в т.ч. путем тестирования, устных опросов работников и должностных лиц аудируемого предприятия, проверки документов, арифметических расчетов, проверки учетных записей. В зависимости от объема проверяемой организации проверка может проводиться сплошным или выборочным методом.

В качестве источников информации при аудите этого сегмента используются:

1. бухгалтерский баланс;

2. учетные регистры по счетам 71, 50, 20, 26, 25 и др.4

3. авансовые отчеты и приложенные к ним документы;

4. документы о направлении работника в командировку;

5. Т-9, Т-9а, Т-10, Т-10а;

6. журналы регистрации командировочных удостоверений;

7. ПКО и РКО.

Проверяя этот участок надо помнить, что подотчетные лица – это работники организации, включая совместителей, которым выданы из кассы наличные денежные средства, с предоставлением отчета об их использовании. Список подотчетных лиц, а так же порядок и срок выдачи наличных денег устанавливается руководителем организации. Аудиторы должны ознакомиться с этими документами. Чаще всего подотчетные суммы выдаются в качестве аванса на служебные командировки.

Определение служебной командировки дано в трудовом кодексе РФ и в Инструкции № 62. Согласно ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой считается:

1. поездка работника;

2. по распоряжению руководителя;

3. на определенный срок;

4. для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В служебные командировки могут быть направлены только те лица, с которыми заключены договоры, и отношения с которыми регулируются ТК РФ. Трудовое законодательство запрещает направлять в командировки беременных женщин, работников до 18 лет, а так же лиц, с которыми заключены ученические договора, женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, и работников, имеющих детей-инвалидов. Направить в командировку можно только с их письменного согласия, кроме того, на приказе о командировке должна быть их подпись и фраза о том, что работник знал о своем праве на отказ, в соответствии со ст. 259 НК РФ.

Не признаются командировками:

1. Направление работников на обучение в целях повышения квалификации (нельзя платить суточные).

2. Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной характер (ст. 166 ТК РФ). Этим работникам вместо суточных устанавливаются специальные доплаты за разъездной характер работы или эта доплата уже заложена в окладе работника, или в тарифной ставке. На железнодорожном транспорте разъездной характер имеют машинисты, помощники машинистов, проводники вагонов и т.д. Во многих других организациях к таким работникам относятся водители- дальнобойщики. Официально не существует перечня должностей работников с разъездным характером работ, следовательно, каждое предприятие, заключая трудовой договор с работником, определяет характер его работы.

3. Поездки работников для выполнения служебного поручения, из которой он может возвращаться к месту постоянной работы в тот же день.

4. Поездки лиц, работающих по гражданско-правовым договорам, отношения с которыми регулируются не трудовым, а гражданским кодексом.

При аудите расчетов с подотчетными лицами необходимо обращать внимание на порядок документального оформления этих операций. Направление работников в командировку должно быть оформлено унифицированными формами первичной документации, утвержденной Постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004г. К их числу относятся следующие:

1. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а). Служебное задание содержит в себе информацию о месте командировки, сроке и цели командирования. На основании этого документа бухгалтерия определяет порядок учета командировочных расходов, т.е. относить их на дебет счета 08 или счета 10, или счета 20, или счета 26, или счета 91.

2. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма Т-9, Т-9а). Форма Т-9 применяется, если в командировку отправляется один сотрудник организации. Форма Т-9а применяется при командировании группы сотрудников. Приказ издается на основании заполненного служебного задания, т.е. формы Т-10а.

3. Командировочное удостоверение (форма Т-10). Этот документ выписывается на основании приказа о командировке формы Т-9 или Т-9а. В командировочном удостоверении указывается фамилия и должность командированного, место назначения и срок командирования. На оборотной стороне командировочного удостоверения должны быть проставлены отметки о прибытии и убытии в места назначения, которые заверяются подписями уполномоченных лиц и печатью организации. Неправильно оформление командировочного удостоверения приводит к тому, что предприятие не сможет принять к учету и налогообложению расходы, связанные с оплатой затрат во время командировки. Так, например, если работник должен в период командировки посетить несколько населенных пунктов, то они обязательно должны быть указаны в командировочном удостоверении и в приказе, а так же должны присутствовать отметки об этих местах пребывания.

На основании командировочного удостоверения определяется срок нахождения работника в командировке. Нормативными документами срок командировки и частота поездок не регламентированы. Эти вопросы решает руководитель организации, исходя из производственной необходимости.

В Инструкции № 62 максимальная продолжительность командировки ограничена пределом 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Однако этот пункт в настоящее время не действует, т.к. он противоречит трудовому кодексу, где никаких ограничений по продолжительности командировки не установлено. Так же по этому Положению не оплачивается проезд командированного на внутригородском транспорте.

Днем отъезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы, а днем прибытия считается день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24-х часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки, с 00.00 часов – последующие сутки.

Если станция, аэропорт или пристань находятся за чертой городского пункта, то учитывается время проезда до этого места. Аналогично определяется день окончания командировки.

Вопрос о явке на работу в день выезда в командировку или в день возвращения решается по согласованию с руководителем организации, но срок пребывания включается в период, начиная со дня отъезда по день приезда, и этот срок подтверждается отметками в командировочном удостоверении и проездными документами. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим работы и отдыха тех предприятий, куда они командированы. Это означает, что если работника направили в командировку на предприятие, где суббота и воскресенье являются рабочими днями, то командированный должен выйти на работу в эти дни, а не использованные во время командировки выходные дни ему не компенсируются.

Однако если работник командирован специально для работы в выходные или праздничные дни (например, работа милиции во время праздников), то компенсация таким работникам производится в соответствии с действующим законодательством, т.е. ему предоставляется или дополнительные дни отдыха или производится оплата, но не менее, чем в двукратном размере.

В случае, если работник выезжает в выходные дни (только воскресенье), то по возвращении ему предоставляется другой день отдыха. Если работник отказался от отдыха, то работа в выходной день оплачивается не менее, чем в двукратном размере.

Основные вопросы по регулированию процесса командировки и оплаты затрат в период командировки освещаются в трудовом кодексе РФ. В соответствии со ст. 167 ТК РФ, на весь срок командировки сохраняется место работы (т.е. должность) и средний заработок. Кроме того, компенсируются расходы, связанные со служебной командировкой. На основании ст. 168 ТК РФ. Работодатель обязан возместить следующие расходы:

1. проезд к месту командирования и обратно;

2. найм жилья;

3. дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

4. иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Расходы по проезду к месту командирования и обратно

Расходы по проезду принимаются к учету (и в бухгалтерском, и в налоговом одинаково) в сумме фактических затрат, подтвержденные проездными документами. При это к стоимости проезда относятся

- страховые платежи по обязательно страхованию;

- услуги по предварительной продаже и бронированию билетов;

- расходы по пользованию постельными принадлежностями в поезде;

- расходы на провоз багажа;

- стоимость проезда к станции или аэропорту, которые находятся за чертой

города.

При утере проездных документов, на основании заявления работника, руководитель имеет право возместить работнику расходы на проезд по минимальной стоимости на основании справки транспортного предприятия или работник может получить дубликат проездного документа. Если нет ни одного документа, то может оплатить данные расходы в виде материальной помощи.

Расходы на проезд и в бухгалтерском, и в налоговом учете принимаются в полном объеме, в соответствии с проездными документами. Причем предприятия могут относить в уменьшение налогооблагаемой прибыли расходы на проезд к месту командировки любым видом транспорта без разграничения класса и категории, т.е. оплату бизнес- класса в самолете, вагон СВ или повышенной комфортности в поездах.

В состав расходов по проезду к месту командировки внутри страны включается НДС. Сумма налога по этим расходам принимается к вычету на основании проездного документа, т.е. билета. Счет-фактура в данном случае не требуется. Главное условие для применения налогового вычета заключается в том, чтобы сумма НДС в билете была выделена отдельной строкой. Например, во всех авиа билетах он выделяется, а в железнодорожных нет. При применении налогового вычета в книгу покупок записывается вместо счета-фактуры номер проездного документа (билета).