4. Облік розрахунків з іншими дебіторами

Розрахунки, що не стосуються реалізації продукції (товарів,робіт,послуг) обліковуються на рахунк 37 “Розрахунки з різними дебіторами”.

Розглянемо суть те методику обліку таких розрахунків по кожному субрахунку рахунка 37.

Рахунок 371 « Розрахунки за виданими авансами».

Розрахунки за виданими авансами – рахунок бухгалтерського обліку попередніх оплат, авансів, виданих підприємством своїм постачальникам і підрядникам у рахунок виконання ними своїх зобов”язань за поставками на адресу підприємства товарів, виконанням робіт, наданням послуг.

Слід зауважити, що в обліку “ побутують два синоніми”: аванс та передоплата. Розрізняти їх- це суттєво, оскільки факти здійснення таких операцій знаходять своє відображення на різних бухгалтерських рахунках:

Звичайна передоплата – на рах 63 “Розрахунки з постачальника ми і підрядниками; видані аванси - на рах.371 “Розрахунки за виданими авансами”. Залишається з”ясувати, у яких випадках проводити передоплату, а в яких – аванс. Отже, якщо на розрахунки з постачальником чи підрядником укладено угоду про багаторазові поставки впродовж певного терміну, то доцільним тут є задіяти рах.371, а у випадках разової попередньої проплати нема доцільності у використанні цього рахунка.

Таким чином, по Д-ту рах. 371 відображаються суми виданих авансів під майбутні поставки, а по К-ту – зарахування авансів в оплату за фактично одержані від постачальників чи підрядників цінностей, робіт, послуг. Наведемо приклад типової операції з авансами виданими.

Приклад 1. Згідно угоди на поставку товарів між двома підприємствами підприємство А проплатило аванс підприємству Б у сумі 100000,00 грн. В рахунок отриманого авансу підприємство Б відвантажило партію товарів на суму 30000,00 грн (без ПДВ).

В обліку дана операція буде відображена ( Табл.):

Зміст операції	Дт	Кт	Сума,грн.
Перераховано суму авансу підприємству Б	371(Б)	311	100000,00
Надійшла партія товарів від підприємства Б	281	631(Б)	30000,00
Проведено операцію взаємозаліку	631(Б)	371(Б)	30000,00

В результаті на рахунку 371 (Б) залишається сальдо в сумі 70000,00 грн. Усі наступні поставки товарів будуть відображатися аналогічно.

Слід зауважити, що у практиці зустрічаються випадки, коли через рахунок аванси видані проводять отримання товарів, робіт, послуг. З практичної точки зору помилки немає, з теоретичної це некоректно.

Таким чином, по методиці обліку авансів виданих можна виділити три типи проведень:

1. Кошти, що видаються підприємством у вигляді авансів своїм постачальникам (підрядникам) під майбутні поставки, відображаються за К-том рахунків обліку грошових коштів (30, 31) і Д-том рах 371. Так утворюється дебіторська заборгованість постачальника перед підприємством.

2. Кошти, видані підприємством у вигляді авансів своїм постачальникам (підрядникам), зараховані ним в оплату за виконані поставки (роботи, послуги) або при виконанні певного етапу робіт (якщо акти підписуються поетапно), відображаються за К-том рах. 371 в кореспонденції з рахунком розрахунків за виконані договори: 631 “Розрахунки з постачальниками і підрядниками”. Так суми виданих авансів списуються з цього рахунка.

3. Повернення неосвоєних постачальниками або підрядниками авансів(або частини цієї суми, зайво сплаченої) відображаєтьмя за К-том рах. 371 в кореспорнденції з рахунком обліку грошових коштів (30,31). Це ще один вид списання авансів, виданих з рах.371.

Розрахунки з підзвітними особами

В процесі виробничо-фінансової діяльності підприємства доволі часто виникає необхідність використання готівкових коштів на певні цілі, а саме, придбання товарно-матеріальних цінностей за готівку, відрядження працівників підприємства. У таких ситуаціях видана готівка рахується під звітом у особи, що отримала гроші. Підзвітні особи - це працівники, які одержали грошовий аванс для оплати витрат, доручених підприємством.

Переважно, готівкові кошти видаються працівнику підприємства на основі розпорядження керівника підприємства (або в службові обов'язки працівника входить робота по закупівлі товарно - матеріальних цінностей - тоді розпорядження не потребується, але з таким працівником заключають договір про його повну матеріальну відповідальність). Таким чином, виникають розрахунки з підзвітними особами на предмет одержання готівки та прийняття звіту про її використання.

Завдання бухгалтера - контролювати цільове використання підзвітних сум. З цією метою встановлюються строки подання звітів, контролюється правильність наданих документів на предмет їх юридичної сили (печатки, підписи і таке інше). Якщо всі додані документи є достовірними, суму "списують " з підзвіту, так як працівник вже не повинен повертати готівкові гроші видані йому в підзвіт. Таким чином, підприємство вже вступає з працівником в розрахункові операції, при веденні яких може бути дебіторська і кредиторська заборгованість на момент закриття бухгалтерських рахунків. Дебіторська заборгованість буде відображати наявність боргу працівника по отриманих ним коштах, в свою чергу, якщо сам працівник на виробничі цілі використав власні кошти, то підприємство до моменту їх відшкодування буде мати кредиторську заборгованість. Як і будь-яка інша, ця заборгованість відшкодовується шляхом повернення готівкових коштів.

Розглянемо особливості обліку підзвітних сум , використаних під час відрядження та придбання товарно-матеріальних цінностей.

Службове відрядження - це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи . Якщо працівника відряджено до іншого міста, то йому видається відрядне посвідчення ( Додаток 16), яке він зобов'язаний пред'явити при поверненні. На практиці трапляються випадки, коли для переїздів використовується транспорт підприємства або особистий транспорт. В таких випадках необхідно надати водіям дорожні листи. Відрядженому працівнику видається грошовий аванс (відшкодовуються витрати) на оплату, за рахунок якого покриваються витрати добових, вартості проїзду, найму житла.

За відрядженим працівником зберігається місце роботи (посада) та середній заробіток за час відрядження, в тому числі й за час перебування в дорозі. Середній заробіток за час перебування працівника у відрядженні зберігається на всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи. За бажанням відрядженого працівника йому надсилають поштовим переказом заробітну плату за місцем відрядження за рахунок підприємства, що його відрядило. Якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку (компенсація подвійною оплатою Кодексом законів про працю чи інструкцією про службові відрядження не передбачена). Зауважимо, що у відповідності до підпункту 140 1.7. Податкового кодексу суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів, визначаються Кабінетом Міністрів України. На виконання цієї норми Кабмін прийняв відповідну постанову від 02.02.2011 р. N 98, а Мінфіном видано наказ від 17.03.2011 р. №362, яким викладена в новій редакції “Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон» («Інструкція №59»).

Строк відрядження визначається керівником, але не може перевищувати в межах України 30 календарних днів, за кордон - 60 календарних днів. Особам, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, за наявності підтвердних документів відшкодовуються витрати:

• на проїзд (у тому числі на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);

• на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях;

• на побутові послуги, що включені до рахунків на оплату вартості проживання у місцях проживання (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більш як 10 відсотків сум добових витрат для держави, до якої відряджається працівник, визначених у додатку 1 до цієї постанови, за всі дні проживання;

• на бронювання місць у готелях (мотелях) у розмірах не більш як 50 відсотків вартості місця за добу;

• на користування постільними речами в поїздах;

• на оформлення закордонних паспортів;

• на оформлення дозволів на в'їзд (віз);

• на оплату вартості страхового поліса життя або здоров'я відрядженого працівника або його цивільної відповідальності (у разі використання транспортного засобу) за наявності оригіналу такого поліса з відміткою про сплату страхового платежу, якщо згідно із законами держави, до якої відряджається працівник, або держав, територією яких здійснюється транзитний рух до зазначеної держави, необхідно здійснити таке страхування;

• на обов'язкове страхування та інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження;

• на оплату службових телефонних розмов;

Витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим працівникам за рахунок добових витрат. Добові витрати виплачуються в межах граничних норм, установлених цією ж інструкцією.

Розрахунок добових проводиться з фактичного часу перебування працівника у відрядженні, що визначається за позначками відряджуючої та приймаючої торін у посвідченні про відрядження. Якщо працівника відряджено до різних населених пунктів, то позначки про день прибуття й день вибуття проставляються в кожному пункті. Необхідно звернути особливу увагу, що інструкцією №59 передбачено, що якщо в посвідченні про відрядження відсутні позначки, то добові не виплачуються.

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття із відрядження - день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0-ї години і пізніше - наступна доба. Якщо станція пристань аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, до строку відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

Враховуючи сказане вище, нараховуються добові витрати, які підприємство відшкодовує відрядженому працівнику.

При придбанні запасів і товарно - матеріальних цінностей (ТМЦ) у юридичної особи через підзвітну особу підприємства, скерованій на підприємство - продавець, підзвітній особі можуть бути видані документи про наявність ділових відносин між сторонами:- договори, контракти, копія рахунка - фактури продавця тощо.

На підприємстві - продавця підзвітній особі пред'являються цінності і оформляються документи на відвантаження цих цінностей покупцю:

• Накладна на відпуск товарно - матеріальних цінностей;

• Податкова накладна;

• Якщо використовується транспорт, заповняється товарно - транспортна

накладна .

• Акт купівлі – продажу цінностей.

У касу продавця підзвітна особа вносить готівку. Внесок оформляється прибутковим касовим ордером, в якому вказується прізвище, ім'я і по-батькові підзвітної особи, а також назва організації, яку ця особа представляє.

Якщо підзвітна особа для придбання цінностей відряджається в інший населений пункт, вона оформляє документи, що підтверджують її перебування у відрядженні, а також переміщення цінностей: відрядне посвідчення з відмітками, проїзні документи працівника (наприклад квиток), оплата (страхівка) багажу та про інші понесені витрати, документи про наявність ділових відносин між партнерами тощо. Після виконання доручення і повернення на підприємство, яке скерувало підзвітну особу, вона складає авансовий звіт про витрачені кошти (Додаток 17) .

Існує також практика деяких підприємств де складаються два окремі авансові звіти: за відрядженням і придбанням цінностей

Порядок подання авансового звіту про підзвітні суми прописано у п. 170.9 КУ. Так, відповідно до пп. 170.9.2 ПКУ Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.

За наявності надміру витрачених коштів, підтверджених відповідними документами, їх сума повертається підзвітній особі на її банківський рахунок, або готівкою з каси підприємства.

Для обліку таких розрахунків в Плані рахунків передбачено рахунок 372 “Розрахунки з підзвітними особами”, по Д-ту якого відображаються суми коштів, виданих під звіт у кореспонденції з рахунками обліку коштів , а по К-ту – суми коштів, витрачених згідно із завданнями і підтверджених авансовими звітами в кореспонденції з рахунками обліку витрат або з рахунками придбаних активів, залежно від характеру витрат. (Рис. 2.2. )

Розрахунки з підзвітними особами
Д-т	К-т
Видача грошей під звіт	Підтвердження витрат авансовим звітом

Рис. 2.2. Схема обліку на рах.372 “Розрахунки з підзвітними