4.2. Форми ведення бухгалтерського обліку

Залежно від порядку відображення господарських операцій у бухгалтерських документах (реєстрах) розрізняють форму бухгалтерського обліку. Форма бухгалтерського обліку – це сукупність різних реєстрів аналітичного і синтетичного обліку, їх зв»язок та послідовна взаємообумовленість в обліковому процесі з метою одержання облікової інформації та складання фінансової звітності.

Слід зауважити, що в процесі функціонування та розвитку облікової системи форми бухгалтерського обліку змінювались, удосконалювались. Внаслідок цього на сьогоднішній день вирізняють кілька форм. Загалом їх можна класифікувати на паперові (ручні) та автоматизовані.

До паперових належать:

• меморіальна (меморіально-ордерна);

• журнальна (журнально-ордерна);

• спрощена..

Основною характеристикою меморіальної форми є оформлення бухгалтерських проведень меморіальними ордерами, записи у які здійснюються на основі первинних документів.Для типових операцій (для проведень з однаковими кореспондуючими рахунками) впродовж місяця ведуться окремі відомості, підсумкові обороти по яких загальною сумою переносяться у меморіальний ордер. Таким чином, меморіальний ордер – бухгалтерський реєстр , де у хронологічній послідовності реєструються господарські операції. По мірі складання меморіальні ордери записують у реєстраційний журнал, де вже відображається кореспонденція рахунків.Після реєстрації меморіальних ордерів у журналі їх дані використовуються для запису у Головну книгу. Аналітичний облік в міру необхідності ведуть у книгах, відомостях, реєстрах.Наприкінці місяця обороти підраховують та складають оборотно-сальдові відомості.

Слід зауважити, що в практичному розумінні ця форма є простою для сприйняття. Основний її недолік – багато рутинної праці, що вимагає неодноразового переписування даних з документа у документ. Тому зрозуміло, що на сьогоднішній день все менше і менше ця форма використовується у практиці.

Визначальними характеристиками журнальної (журнально-ордерної) форми обліку є те, що тут основними реєстрами є журнали та допоміжні відомості, структура та будова яких залежить від особливостей обліку на тому чи іншому бухгалтерському рахунку. У журналах задано кореспондуючі рахунки, що забезпечує точність та швидкість рознесення оборотів.Більшість журналів, як правило призначено для декількох синтетичних рахунків, при чому у ряді журналів аналітичний облік поєднано із синтетичним.

Слід зауважити, що журнали побудовано за кредитовою ознакою по окремих синтетичних рахунках з кореспондуючими рахунками.Об»єднуються усі вони в узагальнюючому реєстрі синтетичного обліку – Головній книзі.

Головна книга - бухгалтерський реєстр, що відкривається на рік. Для кожного синтетичного рахунку у книзі відводиться окрема сторінка, сюди переносяться обороти по дебету кожного рахунку з різних журналів, сумують їх , після чого загальну суму по рахунку записують у графу «Всього по дебету». Обороти по кредиту у Головній книзі відображаються одним записом – в графі «Оборот по кредиту».У двох останніх графах виписують із журналів сальдо на кінець місяця. Отже , Головна книга – узагальнюючий реєстр синтетичного обліку, яка дає інформацію про суми оборотів, залишки на кінець кожного звітного періоду. На основі Головної книга складається баланс підприємства.

Основною перевагою цієї форми обліку є скорочення загальної кількості облікових реєстрів внаслідок ув»язки аналітичного і синтетичного обліку в одному обліковому реєстрі. Недоліком можна вважати складність сприйняття, оскільки тут заздалегідь задано параметри, хоча не кожному підприємству вони підходять, і в кінцевому підсумку виникає потреба переробляти «підганяти під свої потреби» відповідні реєстри. Безумовно, що це створює певні незручності, проте не служить причиною для відмови від цієї форми.

Загалом, слід зауважити, що на практиці бухгалтери, що ведуть облік за ручною формою обліку, часто комбінують елементи різних форм, і, таким чином проектують власні форми. В цьому є сенс, оскільки такі пошуки приводять до вдосконалення, підвищення ефективності облікової роботи.

Власне логічним заключенням є модель спрощеної форми обліку, яку використовують , як правило, малі підприємства з простим процесом функціонування, з невеликим спектром господарських операцій. Особливістю цієї форми є використання книги обліку господарських операцій, в яких відображають залишки на бухгалтерських рахунках та реєструють усі операції у хронологічній послідовності.

Як правило, тут використовують такі книги: книга грошових операцій, книга продаж, книга придбання, книга нарахування заробітної плати. В міру необхідності можна відкривати й інші книги.

Окрім розглянутих ручних форм ведення обліку все більш широко використовується комп»ютерна форма обліку, яка на сьогоднішній день є найбільш ефективною, оскільки дає можливість значно скоротити час на проведення операцій шляхом створення електронних носіїв, реєстрації їх у журналі операцій, після чого у комп»ютера можна вимагати все, що необхідно. Діапазон операцій залежить від програмного забезпечення.

Найбільш поширеною є «1 С: Підприємство», яка є універсальною програмою автоматизації діяльності підприємства, яка використовується для будь-яких розрізів економічної діяльності підприємства, в тому числі й різних ділянок бухгалтерського обліку.

В програмі також реалізовані можливості ведення на одному робочому місці бухгалтерського обліку декількох підприємств, ведення обліку паралельно в кількох робочих планах рахунків, багатовимірного та багаторівневого аналітичного обліку, кількісного та валютного обліку. Програма має однокористувацьку і мережеву версії. Для користувачів програми є декілька режимів роботи, набір яких різний залежно від версії програми.

Безумовно, що використання автоматизованої форми обліку має ряд суттєвих переваг перед ручною формою, особливо для підприємств з багатоступінчастою організаційною структурою та крупними грошовими потоками.

Основні терміни та визначення

Бухгалтерські документи – письмові підтвердження певної форми та змісту про факт здійснення того чи іншого господарського факту (процесу, операції).

Первинний документ – документ, складений у процесі здійснення окремої господарської операції або відразу після її завершення.

Зведений документ – документ, складений на підставі декількох первинних документів для отримання узагальнених даних.

Разові документи використовуються лише для одноразового оформлення і відображення операцій.

Накопичувальні документи використовуються для багаторазового оформлення і реєстрації операцій протягом визначеного терміну (тижня, декади, місяця).

Облікові реєстри – документи у вигляді спеціальної таблиці, призначені для відображення документально оформлених господарських операцій в системі рахунків, накопичення та зберігання облікової інформації.

Головна книга - бухгалтерський реєстр, що відкривається на рік. Для кожного синтетичного рахунку у книзі відводиться окрема сторінка, сюди переносяться обороти по дебету кожного рахунку з різних журналів, сумують їх , після чого загальну суму по рахунку записують у графу «Всього по дебету».

Форма бухгалтерського обліку – це сукупність різних реєстрів аналітичного і синтетичного обліку, їх зв»язок та послідовна взаємообумовленість в обліковому процесі з метою одержання облікової інформації та складання фінансової звітності.

Питання для самоконтролю

1. Види бухгалтерських документів

2. Вимоги до складання бухгалтерських документів

3. Особливості документування за умов ручної та автоматизованих форм обліку

4. Наведіть та охарактеризуйте форми бухгалтерського обліку.