Роль центрів відповідальності в системі контролінгу

Контролінг – це нова концепція управління в рамках сучасного менеджменту. Однією з основних передумов його виникнення та швидкого розповсюдження була необхідність об’єднання воєдино різноманітних аспектів управління діяльністю в організаційних системах. Контролінг забезпечує інтегроване управління підприємством, тобто управління "під єдиним кутом зору", що стає можливим завдяки наявній широкій методичній та інструментальній базі.

Одне з найважливіших завдань контролінгу – керування прибутком підприємства, тому у фокусі уваги контролінгу перебувають витрати: їхні види, місця виникнення й принципи керування ними. За розміри витрат на підприємстві відповідають керівники різних служб і підрозділів («центрів відповідальності» – відповідно до термінології контролінгу). Тому найважливішими об’єктами контролінгу є «витрати» й «центри відповідальності».

На сьогоднішній день існує багато теорій про зарубіжний досвід удосконалення системи управління на підприємстві за допомогою системи контролінгу. В практиці українських підприємств найчастіше це обмежується тільки описом системи. А чому б на основі аналізу системи управління та досвіду зарубіжних систем не розглянути можливість організації системи контролінгу на підприємствах України.

Концепція виділення центрів відповідальності, яка розроблена американським економістом Дж.Хігінсом, отримала широке практичне використання в управлінні прибутком підприємств країн з розвиненою ринковою економікою. У рамках системи контролінгу інформація акумулюється і аналізується не по підприємству в цілому, а за центрами відповідальності.

Центр відповідальності (Responsibility Center) – сфера (сегмент) діяльності, в межах якої встановлено персональну відповідальність менеджера за показники діяльності, які він контролює. Ефективність центру відповідальності визначається двома параметрами: досягненням певних цілей та ефективністю використання ресурсів. При цьому найбільш ефективним є центр відповідальності, який виконав поставлені перед нім цілі, витративши мінімальну кількість ресурсів.

Керівник центру відповідальності отримує такі повноваження:

-        наділений правом ухвалення рішень щодо використання ресурсів (матеріальних, трудових, фінансових);

-        володіє повноваженнями, достатніми для забезпечення досягнення поставленої мети;

-        відповідає за виконання встановлених планів і контрольних показників, зокрема у підрозділах, що йому підпорядковуються (центрах відповідальності нижчого рівня).

Різноманітність функціонального спрямування діяльності структурних підрозділів, їх місця в організаційній структурі управління, а також широти повноважень їх керівників дозволяють виділити конкретні центри типів відповідальності в межах підприємства.

Відмінності в характері менеджерів дають змогу відокремити чотири типа центрів відповідальності:

-        центр витрат;

-        центр доходів (виручки);

-        центр прибутку;

-        центр інвестицій.

Центр витрат – це підрозділ, керівник якого відповідає тільки за витрати. Центр витрат – найменший підрозділ, а інші центри відповідальності складаються із центрів витрат. Відповідно до класифікації витрат, центри витрат можна розбити на центри регульованих витрат і центри частково регульованих (довільних) витрат.

Центр доходів (виручки) – це підрозділ, керівник якого відповідає тільки за доходи (виручку), але не за витрати (він же відповідає за витрати, але в обмеженому обсязі). Взаємозв’язок між входом і виходом відсутній.

Цент прибутку – це підрозділ, керівник якого відповідає як за витрати, так і за прибуток, центр прибутку може, у свою чергу, складатися з декількох центрів витрат. Тут існує взаємозв’язок між входом і виходом.

Центр інвестицій – це підрозділ, керівник якого відповідає за використання виділених йому інвестиційних ресурсів і отримання необхідного прибутку від інвестиційної діяльності. У цьому випадку існує взаємозв’язок між прибутком та інвестованим капіталом.

Вибір способу розподілу підприємства на центри відповідальності визначається специфікою конкретної ситуації, при цьому необхідно враховувати такі вимоги:

-        у кожному центрі витрат повинні бути показник для вимірювання обсягу діяльності й база для розподілу витрат;

-        у кожному центрі повинен бути відповідальний;

-        ступень деталізації повинна бути достатньою для аналізу, але не надлишковою, щоб ведення обліку не було надто трудомістким;

-        бажано, щоб для будь-якого виду витрат підприємства існував такий центр, для якого дані витрати є прямими;

-        на центри витрат бажано відносити тільки прями витрати (безпосередньо пов’язані з його роботою), а розподіл загальногосподарських витрат не враховувати;

-        оскільки розподіл підприємства на центри відповідальності значно впливає на мотивацію керівників відповідальних центрів, необхідно врахувати соціально-психологічні фактори.

Розподіл підприємства на центри відповідальності й класифікація витрат є фундаментом для створення на підприємстві системи управлінського обліку, що являє собою найважливіший елемент усієї системи контролінгу. Цілеспрямована підготовка управлінської інформації дозволяє використовувати її оперативно і з максимальною користю. Підготувати управлінське рішення означає, перш за все, проаналізувати і оцінити реальний стан на підприємстві зараз. Для підготовки управлінської інформації контролінг використовує різні технології аналізу, прогнозу, планування і контролю.

Таким чином, система обліку за центрами відповідальності є також основою системи бюджетування і забезпечує керівників інформацією щодо досягнення планових показників і причини відхилень від них.

Центри відповідальності є не тільки місцями виникнення витрат – місцями первинного споживання ресурсів, але і передбачають покладання відповідальності на керівника за досягнення встановлених планових показників в частині доходів і витрат, наділення їх відповідними повноваженнями.

Контролінг як самостійна наука виник давно. Його необхід-ність зумовлена логікою розвитку управління. Першим доказоміснування контролінгу стала поява ще у XV ст. при королівськихдворах спочатку Англії, а відтак і Франції спеціалістів по конт-ролінгу під назвою «контролер», завданням яких був документа-льний супровід і контроль використання грошей та товарів. Проце засвідчують історичні відомості.

Проте ідеї контролінгу були реалізовані в управлінні вироб-ництвом пізніше, коли промислове виробництво зросло і усклад-нилось настільки, що вимагало нових методів планування та кон-тролю. Ріст масштабів промислового виробництва наприкінціXIX та на початку XX ст. викликали необхідність поліпшенняметодів виробничого обліку і удосконалення методів фінансовогоконтролю. На американських підприємствах функції контролінгувиникли із взаємозв'язку між секретарем (діловодом) і скарбни-ком. Підвищення вимог та ускладнення завдань обліку призвелодо того, що специфічні завдання скарбника (фінансового дирек-тора) і секретаря (асистента управління) були передані в органі-заційно оформлену службу контролінгу.

Передумовою створення концепції контролінгу, яка виниклапонад 100 років тому, стали:

^ причини всесвітньої економічної кризи;^ більш жорстке оподаткування;> складні форми фінансування.

У першій фазі свого розвитку контролінг повинен би розгля-дати, перш за все вже, здійснені процеси, а відтак з часом все вбільшій мірі зростає необхідність оволодіння планово-облі-ковими методами. У зв'язку з цим облік і звітність перетворю-ються із інструментів реєстрації і контролю у допоміжний засібдолання перешкод у майбутньому.

Країною, яка однією з перших застосувала концепцію контро-лінгу, стали США. За хронологією контролінг у США розвивавсятаким чином:

1778 р. — законодавчо створене відомство «Сontroller,Аuditor, Тгеаsuer and six Соmmissioner оf Ассоunts», основним за-вданням якого було управління державним господарством і кон-троль за використанням коштів;

1880 р. — запроваджена посада контролера в залізничнійкомпанії «Atchison Тореkа аnd Santa Fe Railway System», де впе-рше контролінг впроваджено на підприємстві для вирішення фі-нансово-економічних завдань — управління вкладами і основнимкапіталом.

1892 р. — компанія «General Electric» вперше впроваджуєконтролінг в індустріальному підприємстві.

До початку 30-х рр. XX ст. контролінг майже не використову-вався і саме слово було забуте. Економічна криза 1929—1932 рр.заставила підприємців подивитися з нових позицій на роль та мі-сце внутрішньофірмового планування та обліку. В цей періодзгадали про контролінг у зв'язку з труднощами управління в не-стабільному середовищі та забезпечення існування в умовах кон-куренції.

У 30-х роках XX ст. відбувається одночасно й проведення на-укового обґрунтування контролінгу. З'являються перші журнали,книги тощо. У 1931 р. створюється Інститут контролерів Амери-ки — професійна організація контролерів, який у 1962 р. пере-йменовується у «Finantial Executive Institute»,а у 1944 р. створенодослідницький інститут «Controllership Foundation».

У повоєнний період функції обліку і контролю виконує відділголовного контролера, який призначає правління директорів. Вінмає право вирішального голосу на засіданнях правління директо-рів. Контролер фактично організовує контролінг на підприємстві,відповідає за систему обліку і звітності, аналізує і дає поясненняз розвитку фінансової діяльності компанії, вивчає та розробляєпоказники і форми звітності для задоволення запитів керівництваі клієнтів, готує доповіді Раді директорів за оцінкою завдань, якістоять перед компанією та включають рекомендації про зміну ді-яльності. Відділ контролера є надбудовою над бухгалтерією у ви-гляді обліково-контрольної та інформаційної служби.

У ряді розвинених європейських країн, наприклад, Велико-британії, Франції та ін. деякі функції управління відокремилися,що привело до утворення окремих систем у сфері управлінняпідприємством. Наприклад, система планування, система внут-рішнього контролю, а в ній як складова частина внутрішній аудит(у Франції) або система внутрішнього аудиту на підприємстві (уВеликобританії) та ін. Враховуючи важливість внутрішнього ко-нтролю і внутрішнього аудиту, створюються спеціальні організа-ції. Так, створено Інститут внутрішніх аудиторів у Великобрита-нії.

З часом у країнах, де зародився і був поширений контролінг,увага до нього дещо зменшилась і він став на один рівень з ін-шими методами ефективного господарювання.

Функціонування систем внутрішнього контролю і внутріш-нього аудиту у більшості розвинених європейських країн задово-льняє інтереси і потреби функціонування й управління підприєм-ством, його взаємодії з навколишнім середовищем, і контролінгяк такий вже не має першочергового значення. Навпаки, в США іНімеччині значущість його дедалі зростає, що пов'язано з істори-чними особливостями розвитку облікових систем, а також еко-номічними труднощами і проблемами в оподаткуванні цих країн.

Для Німеччини характерним є свій підхід до формування кон-тролінгу.

Економічна криза повоєнного періоду у ФРН була швидко по-долана завдяки ефективним законам щодо стимулювання вироб-ництва і особливої потреби у контролінгу не було. Лише з сере-дини 50-х років спостерігається деякий інтерес до концепціїконтролінгу. Наприкінці 60-х років основи контролінгу зустріча-ються у діяльності дочірніх компаній американських концернів.Відтак відбувається миттєве переосмислення, яке було викликанепублікаціями американського досвіду, а також діяльністю амери-канських консалтингових фірм у Німеччині і радикальними змі-нами зовнішнього середовища підприємства. Згодом ідеї контро-лінгу були апробовані на підприємствах ФРН і знайшли поши-рення не лише на німецьких підприємствах, а й у німецькомов-них країнах.

Спочатку основні функції контролінгу полягали у складанніпопереднього кошторису витрат і калькуляції. У подальшому (в60-х роках) переважають складання бюджету і зіставлення пла-нових показників з фактичними. У зв'язку зі швидкими змінами унавколишньому середовищі і потребою передбачення майбут-нього відбувається посилення орієнтації контролінгу на операти-вне, а пізніше і на стратегічне планування, участь його у форму-ванні цілей діяльності і політики підприємства.

У 70-х роках починає розвиватися теоретична концепція конт-ролінгу, який до цього знали лише з окремих публікацій.

Першим у ФРН був створений Інститут контролерів з питаньосвіти в галузі планування підприємств і обліку.

З 1971 р. проводяться приватні та громадські семінари Акаде-мією контролерів.

З 1989 р. видається спеціальне видання «Controller», яке про-пагує ідеї та філософію контролінгу.

Проведені у Німеччині дослідження відмінних особливостейпідприємств, які успішно функціонують, від тих, що менш ефек-тивно діють, показали, що перші відзначаються, насамперед,структурою координації й інтеграції функціональних сфер (до-слідження Лоренса, Лорша), оскільки вирішальною проблемоюдля великих підприємств є питання, як оптимально налагодитиспівробітництво різних структурних одиниць.

Було встановлено, що у рамках цього процесу існує три рівнізавдань управління:

^ загальногосподарський (визначення постановок цілей під-приємства, узгоджених з вимогами навколишнього середовища);

^ інтеграційний (координація планування випуску продукції,послуг з цілями генерального підрядчика);

>рівень розробки планів.

У зв'язку із зазначеним вище на великих підприємствах Німе-ччини створюються служби контролінгу, спеціальні робочі місцяконтролерів.

На невеликих підприємствах (чисельністю до 100 осіб пра-цюючих) впроваджується система контролінгу, проте спеціальноїслужби і посади контролера немає, а його функції виконує голо-вний бухгалтер підприємства. Такий підхід до вирішення про-блеми найбільш прийнятний для підприємств України, оскількивін дуже ефективний і економічний. Функціонування контролін-гу на підприємстві потребує перетворення, гнучкості систем пла-нування, управління, контролю, для яких тепер у Німеччині йУкраїні часто характерний потужний бюрократичний механізм,ліквідувати який зсередини дасть змогу контролінг, виконуючифункцію координації в рамках управління підприємством.

На підприємствах Німеччини фахівці з контролінгу перетво-рились у радників і координаторів управління підприємством зпитань економіки й організації виробництва. Значення контролі-нгу зростає не тільки для промислових підприємств, а й іншихсфер економічної діяльності (страхування, медицина, банківськадіяльність та ін.).

Подальший розвиток контролінгу, як нової галузі економічноїнауки, обумовлений різними причинами:

> зміною технологій, диференціації, диверсифікації, інтерна-ціоналізації компаній;

^ збільшенням числа змінних, на основі яких приймаютьсярішення;

^ ускладненням середовища, в якому функціонує підприємство;^ ускладненням обсягу та предметного змісту інформації, не-обхідної для управління;

^ ускладненням комунікацій та циклу прийняття рішень, щовимагає високої компетенції кадрів в галузі організації та систе-мотехніки.

Починаючи з першої половини 90-х років ХХ століття ідеї ко-нтролінгу впроваджуються на підприємствах колишньої НДР,Польщі, Чехії.

На сьогоднішні практично у всіх державах Західної Європи убільшій чи меншій мірі мають місце елементи контролінгу як од-нієї з найбільш ефективної системи господарювання.