1. Зарождение идеи.

Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Это творческий процесс. Каждый руководитель должен представить, что он хочет сообщить, в какой форме подать, на чем заострить внимание, чтобы его правильно поняли и приняли правильное решение.

2. Кодирование и выбор канала.

Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, используя для этого слова, интонации, жесты, язык тела и т.д. Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель также должен выбрать канал совместимый с типом символов, используя для этого кодирование.

К каналам передачи относятся:

• передача речи (магнитофонная лента);

• электронные средства связи (дискета) включается в компьютерные сети (модемная связь);

• письменные материалы (письмо, приказ, и т.д.);

• видеоленты (видеокассета).

Если канал не пригоден для физического воплощения символов, то передача не возможна.

3. Передача.

На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения получателю. Речь идет о физической передачи сообщения, которые многие путают и принимают за сам процесс коммуникации.

4. Декодирование.

После передачи сообщения отправителем получатель декодирует ее. Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы отправителя будут понятны получателю, то информация будет воспринята правильно.

Обратная связь и помехи.

При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникационными ролями.

Шум.

Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять шум. Шумом называют то, что искажает смысл. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка до различных восприятий из - за которых может исказиться смысл в процессе кодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации.

Межличностные коммуникации.

Имеется пять барьеров на пути точного понимания информации:

• Неправильное восприятие (не знание некоторых значений слов, по-разному воспринимаются действия).

• Семантика (слова с одинаковым написанием, но разные по значению).

• Некачественная обратная связь.

• Плохое слушание.

• Обмен невербальной информацией (жесты).

Организационные коммуникации.

Преграды в организационных структурах:

• Искажение сообщения при движении внутри организации вверх и вниз.

• Информационные перегрузки.

• Неудовлетворительная структура организации.

Совершенствование информационных потоков (улучшение внутри организации).

• Регулирование информационных потоков.

• Управленческие действия (периодические встречи, оперативки вместо передачи сообщений через секретаря).

• Система обратной связи (требую исполнения обратного сообщения).

• Система сбора предложений.

• Информационные бюллетени.

• Современные информационные технологии (компьютерные сети).