42. Основные этапы подготовки выставочного мероприятия.

I. Предвыставочная работа

1. Разработка концепции выставочного проекта.

2. Анализ рынка, конкурентной среды, коммерческой состоятельности проекта, определение стоимости кв.м выставочной площади.

3. Подготовка информационного письма о выставке, разработка программы мероприятий выставки.

4. Заключение договора на аренду выставочной площади /для арендаторов/

5. Подготовка Организационного комитета, формирование программы государственной поддержки проекта /по необходимости/

6. Разработка фирменного стиля проекта (логотип, бланк, визитка, фирменный цвет), защита товарного знака

7. Подготовка заявочной документации по проекту

8. Определение клиентской базы, формирование библиотеки информационных источников по проекту, базы VIP, клиентская база.

9. Разработка рекламной кампании проекта:

■ разработка структуры продвижения проекта, включая программы международного маркетинга

■ формирование системы информационной поддержки проекта

■ разработка PR кампании выставки

■ разработка плана прямого маркетинга выставки

■ макетирование рекламы, текстовое содержание

■ определение комплекса полиграфической продукции, подготовка технического задания

■ определение комплекса наружной рекламы по проекту, др. видов рекламы и рекламных акций

10. Разработка индивидуальных и спонсорских программ

11. Разработка концепции и заявочной документации рекламно-информационных приложений (каталоги, справочники, мультимедийные продукты)

12. Начало рекламной кампании:

■ размещение в СМИ согласно информации о выставке, направленных на привлечение экспонентов

■ прямая рассылка информационных писем по клиентским базам с последующим обзвоном (формы работы: факсовая, почтовая, электронная рассылка, телетайп, курьерская рассылка материалов VIP)

13. Подготовка мероприятий деловой программы (детализация, формирование тематик докладов, пресс-релизов, уточнение плана-графика проведения, структуры информирования потенциальных участников, инвентаризация помещений для их проведения)

14. Работа с экспонентами по размещению информации и рекламы в рекламно-информационных приложениях проекта (каталог, CD, справочники)

15. Подготовка мероприятий презентационной программы на сцене, специальных проектов и конкурсной программы

16. Подготовка оборудования сцены, звука в павильоне и конференц-зале, др. технические вопросы

17. Размещение рекламы в СМИ, направленной на привлечение посетителей и создание положительного общественного резонанса

18. Изготовление и размещение наружной и звуковой рекламы

19. Изготовление рекламной полиграфической и сувенирной продукции выставки

20. Разработка и реализация концепции организации выставочного пространства /композиционное решение, функциональное зонирование, система навигации, инфраструктура, декоративное оформление/

21. Подготовка и рассылка приглашений официальным лицам и персонам VIP

22. Подготовка церемонии Официального открытия выставки

II. Работа на выставке

1. Застройка выставочного павильона /организация процесса въезда экспонентов, ввоза оборудования, контроль за состоянием стендов и оборудования, состоянием противопожарной безопасности и т.д./

2. Организация оборудования сцены, звука, художественного оформления павильона

3. Рабочие дни выставки:

- Обеспечение регистрации посетителей

- Проведение протокольных мероприятий (открытие выставки, пресс-конференция, фуршет VIP)

- Реализация деловой программы

- Обеспечение работы Делового центра (VIP зала, конференц-залов, помещений для работы конкурсных комиссий, переговорных комнат, служебных помещений)

- Реализация презентационной программы и специальных проектов на сценической площадке, контроль над функционированием оборудования сцены, звуком и светом в выставочном павильоне

- Объявления по громкой связи в выставочном павильоне и на территории выставочного центра

- Организация визитов почетных гостей

- Реализация социологического исследования по проекту (тиражирование анкет, инструктаж, контроль над ходом исследования)

- Организация видео- и фотосъемки

- Работа с экспонентами по участию в выставке следующего года

- Переговоры с партнерами, официальными лицами, ведущими СМИ

- Демонтаж выставки

III. Работа после выставки. 1. Подготовка итоговых документов по договорам с администрацией павильона и генеральным застройщиком. 2. Заключение договоров по договоренностям на выставке с экспонентами 3. Подготовка Официального отчета дирекции 4. Обработка материалов мероприятий деловой программы выставки 5 Подготовка дайджеста прессы 6. Обработка видео- и фотоматериалов выставки 7. Формирование архива и «музея» выставочного проекта 8. Анализ статистических данных, обработка материалов социологических исследований 9. Анализ эффективности выставки 10. Разработка Организационного плана выставки на следующий год