Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
11. КУРС лекций ДОУ кольва 2010.docx
Скачиваний:
2
Добавлен:
01.04.2025
Размер:
715.91 Кб
Скачать

1. Подготовка дел для хранения в архиве и оперативного хранения

2. Архив предприятия

Применяемая технология занятия: последовательное изложение материала с последующим закреплением знаний контрольным опросом и корректировкой ответов.

Основные показатели: номенклатура дел, регистрация документов, отчёт о работе с документами

Практическое применение: организация системы учёта документации по направлениям деятельности предприятия

Самостоятельная работа: подготовка номенклатуры дел

Вопросы контрольного закрепления темы.

  1. Что такое архив?

  2. Этапы подготовки дела к сдаче в архив?

  3. Для чего составляется внутренняя опись документов?

  4. Какую информацию вносят в заверительный лист дела?

  5. На какие документы составляется опись при сдаче их в архив?

  6. Какой документ составляют при подготовке дел к уничтожению?

  7. Какие дела готовят к уничтожению?

  8. Технические условия безопасности в работе архива.

Библиография

1. Делопроизводство: Образцы документы. Организация и технология работы. Более 120 документов.- М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2003. Гл. 6.3

2. Березина Н.М. и др. Современное делопроизводство. -Спб.: Питер, 2004. Гл.7.5

3. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству (изд.9-е пер. и доп.).

М.:А-Приор, 2007. Гл. 6.8.9…6.8.14

1. Подготовка дел для хранения в архиве и оперативного хранения

Завершённые дела, проекты, особые документы постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) подлежат обязательной подготовке. Подготовка состоит из следующих этапов:

  • Укладка документов в хронологии (прямой или обратной)

  • Проверка толщины дела (не более 25 мм) и распределение его на тома

  • Нумерация листов в правом верхнем колонтитуле (чёрным цветом)

  • Корректировка полей для подшивки подклейкой (не менее 20 мм)

  • Выравнивание документов по нижней и правой стороне

  • Вырезка 2-х листов картоны размером 320 х 230 мм

  • Укладка документов на картон с оставлением защитных полей

  • Укладка 2-го листа сверху

  • Закрепление документов (струбциной) для прошивки

  • Наметка точек прошивки: 50..60 мм друг от друга и 10 мм от края, не менее 4 шт.

  • Прошивка белой ниткой с помощью штопальной иглы прямым и обратным ходом

  • Затягивание ниток (1-й номер) на задней обложке снизу, обрезка с оставлением

амортизатора не менее 3 мм

  • Наклеивание на внешнюю сторону стандартной обложки

  • Внесение информации на обложку (чёрным) в соответствие с НД.

  • Приклеивание на внутренней стороне обложки внутренней описи. Если она

состоит из нескольких листов, то последний приклеивается наглухо, а остальные за край с левой стороны

  • Заполнение внутренней описи

  • Приклеивание листа на внутреннюю сторону последнего листа обложки (за верхнюю часть листа) для заверительной надписи

  • Подготовка заверительной надписи о состоянии дела членом ЭК. В книгах и журналах заверительная надпись делается на обороте последнего листа, в картотека на дополнительной карточке в конце. При отсутствии подшивки лист с заверительной надписью просто вкладывается в упаковку.

При составлении внутренней описи для электронных носителей информации вместо листов указывается объём информации в килобайтах. Форма внутренней описи и заверительной надписи приведены ниже.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

2011.02.22

Документов дела № __________

№№

пп.

Индекс (№) документа

Дата документа

Наименование, заголовок (краткое содержание) документа

№№ листов дела

Примечание

01

02

Итого 45 (сорок пять) документов. Количество листов внутренней описи 3 (три).

Должность И.О.Фамилия

ЗАВЕРИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ ДЕЛА № ____________

2011.02.22

В дело подшито и пронумеровано 240 (двести сорок) листов, в том числе: литерные листы 3а, 3б, 222,а,222б + 3 (три) листа внутренней описи.

Особенности дела приведены в таблице ниже:

№№

Особенности физического состояния и формирования дела

№№ листов

01

02

Должность составителя И.О.Фамилия

ЭК составляет описи дел подготавливаемых к сдаче в архив. Как правило, опись составляется на документы одного года. Дела вносятся по степени важности. Каждое дело получает свой порядковый (архивный) №, который затем проставляется на обложке дела. Форма описи приведена ниже.

Федеральное государственное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

Донской государственный межрегиональный колледж строительства,

экономики и предпринимательства (ФГОУ СПО ДГМКСЭП)

ОПИСЬ ДЕЛА № ___________

УТВЕРЖДЕНА

Протоколом ЭПК от 2010.02.25 « 3

2010-02-22

11/08/ 125

г.Новочеркасск

За 2008 год

№№

Индексы дел

Заголовки дел

Дата дела

Количество листов в деле

Примечание

01

02

В опись включено 25 (двадцать пять) дел с номерами: ___________________________________

Должность И.О.Фамилия

Итоговую запись к разделу описи за 2008 год заверяю:

Должность И.О.Фамилия

Председатель ЭК И.О.Фамилия

СОГЛАСОВАНО

Директор колледжа

Р.В.Сергеев

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. Акты составляются и подписываются членами ЭК, утверждаются руководителем предприятия. Форма акта приведена ниже.

Федеральное государственное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

Донской государственный межрегиональный колледж строительства,

экономики и предпринимательства (ФГОУ СПО ДГМКСЭП)

А К Т

УТВЕРЖДАЮ

Д иректор колледжа

________________ Р.В.Сергеев

2010.02.26

2010-02-22

11/08/ 130

г.Новочеркасск

О выделении документов

к уничтожению

На основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности предприятия, с указанием сроков хранения», утверждённого Росархивом 2000.10.06 ______________

______________________________________________________________________________________

(название и выходные данные перечня)

Отобраны к уничтожению, как не имеющие практического значения и научно-исторической ценности документы:

№№

Заголовок дела или групповой заголовок дел

Дата дела (крайние даты дел)

Кол. дел в томах

Срок хранения и № статей по перечню

Примечание

01

02

Итого 20 (двадцать) дел за ___________________ годы.

Описи дел за __________ годы утверждены руководителем предприятия.

Председатель ЭК И.О.Фамилия

Члены ЭК И.О.Фамилия

И.О.Фамилия

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]