Об организации и проведении заседаний, совещаний, конференций

Этап

Вид технологических операций

Ответственные за операционные действия

Сроки или период работ

Материально-техническая база обеспечения, основания, форма исполнения

Предварительный, подготовительлный

1. Издание распорядительного документа о назначении и о порядке избрания председателя, секретаря и членов коллегиального/ общего, структурного/ случайно подобранного объединения (далее совещания)

Зам.директора колледжа по выбранному направлению работы (учебная, общеколледжная, хозяйственная, педагогическая и т.п.)

за 10 дней до начала работы

Приказ об установлении состава членов объединения и распределение их полномочий (председатель, секретарь, члены …)

2. Подготовка плана проведения или работы совещания, утверждение его у директора колледжа

Зам.директора по УР

За 7 дней до начала совещания

План проведения на период или одноразового совещания

3. Вывешивание объявления о повестке дня и списков лиц, ответственных за каждый вопрос

Секретарь совещания

За 5 дней до начала совещания

Объявление в 3-х наиболее видных местах

4. Регистрация присутствующих

Секретарь совещания

За 15…30 минут до начала совещания

Лист регистрации присутствующих, на основе приказа о составе совещания

Проведение совещания

5. Открытие совещания: объявление о начале работы, списочном и реальном составе – установление допустимости открытия совещания от кворума: «Уважаемые коллеги… разрешите открыть совещание. По списку числится 35 человек, фактически присутствует 30 человек. Кворум, составляющий более 50 % присутствующих соблюдён, проведение совещания считаю правомочным. Прошу проголосовать за то, чтобы открыть совещание.

Председатель совещания

В назначенное время

Запись на ауди- или видеоплёнку

6. Проведение голосования по открытию совещания. Голосование. Подсчёт голосов в порядке «За», «Против», «Воздержались»

Председатель совещания

В течение 1 минуты

Черновой вариант протокола

7. Зачитывание повестки дня, обращение к присутствующим о её изменении, добавлении и утверждении. При наличии изменений ставит на голосование сначала без изменений, а потом с изменениями.

Председатель совещания

В течение 2 минут

8. Проведение голосования по утверждению повестки дня совещания. Голосование. Подсчёт голосов в порядке «За», «Против», «Воздержались»

Председатель совещания

В течение 1 минуты

Черновой вариант протокола

9. Установление регламента (времени) выступления для докладчиков (20 мин.), содокладчиков (10 минут) и для выступающих в прениях по докладу 5 минут). Установление предельного количества выступающих по каждому вопросу и порядок записи на них (по запискам или у секретаря предварительно или открытым поднятием руки)

Председатель совещания

В течение 1 минуты

10. Проведение голосования по регламенту (времени) выступлений и докладов совещания. Голосование.

Подсчёт голосов в порядке «За», «Против», «Воздержались»

Председатель совещания

В течение 1 минуты

Черновой вариант протокола

11. Приглашение 1-го докладчика пройти к трибуне. Включение секундомера.

Председатель совещания

В течение 1 минуты

12. Запись предложений по докладу и каждому выступлению в виде общего списка предложений по рассматриваемому вопросу.

Секретарь совещания

Постоянно

Черновой вариант предложений в порядке поступления

13. Отслеживание соблюдения времени доклада, повестки дня

Председатель совещания

Постоянно

14. Замечания по поводу ведения совещания и дисциплины в зале и соблюдению регламента времени.

Председатель совещания

Регулярно при нарушениях

15. Остановка выступающего за 1 минуту до конца, если он не дал своих предложений для озвучивания своих предложений по докладу.

Если докладчик просит дополнительное время, сверх регламента, оно ставится на голосова-ние. Возможны повторения продлений време-ни доклада. Например: «Прошу зачитать Ваши предложения для дальнейшего обсуждения»

Председатель совещания

Только при нарушении регламента времени

16. Открытие прений: «Прошу выступающих высказаться по данному вопросу и дать свои предложения»

Примечание: выступления без предложений в протокол не вносятся.

Председатель совещания

В течение 1 минуты

17. Выступление желающих (назначенных) в прениях

Присутствующие

Черновой вариант протокола

18. Отслеживание времени выступлений. Ограничение выступления за 1 минуту до окончания времени для озвучивания предложений. Если предложений нет, то выступление снимается: «Прошу дать свои предложения т.к. на обсуждение Ваше время закончилось»

Председатель совещания

Постоянно

19. Закрытие прений по вопросу: «Предлагаю прекратить прения и перейти к голосованию по поступившим предложениям в порядке их поступления»

Председатель совещания

В течение 1 минуты

20. Передача секретарём председателю списка предложений для постановки на голосование: «Прошу передать мне список предложений по 1-му вопросу»

Председатель и секретарь совещания

В течение 1 минуты

21. Проведение голосования по утверждению общего списка предложений. Подсчёт голосов в порядке «За», «Против», «Воздержались»

Председатель совещания

В течение 1 минуты

Черновой вариант протокола

22. Заслушивание предложений, замечаний изменений по предложениям: «Прошу дать свои замечания по каждому предложению»

Председатель совещания

В течение 1 минуты

Черновой вариант протокола

23. Выступления членов совещания с предложениями, которые вносятся в список предложений совещания

Секретарь совещания

По 5 минут

Черновой вариант протокола

24. Зачитывание изменённых предложений

Секретарь совещания

В течение 5 минут

Черновой вариант протокола

25. Проведение голосования по утверждению изменённого списка предложений. Подсчёт голосов в порядке «За», «Против», «Воздер.»

Председатель совещания

В течение 1 минуты

Черновой вариант протокола

26. Переход ко 2-му вопросу. Схема как по 1-му

Завер-шение совещания

27. Завершение совещания.

Зачитывает повестку дня следующего заседания.

Просит секретаря дать выписки по протоколу в течении 3-х дней ответственным исполнителям.

Председатель совещания

В течение 1 минуты

План проведения совещаний

28. Подготовка протокола совещания

Секретарь совещания

3 дня после совещания

Подлинник протокола

29. Сбор подписей под текстами выступавших в дубликате протокола и на подлиннике у председателя.

Секретарь совещания

Через 3 дня после завершения совещания

Дубликат протокола

30. Вывешивание копии протокола в 3-х наиболее обозримых местах сроком на 10 дней с пометкой об этом в нижнем поле листа.

Секретарь совещания

Через 3 дня после завершения совещания

Копия протокола

31. Выдача на 3-й день выписок из протокола ответственным исполнителям

Секретарь совещания

Через 3 дня после завершения совещания

Выписка из протокола

32. Подготовка справки для председателя совещания о выполнении постановлений прошедшего совещания

Секретарь совещания

За 5 дней до следующего совещания

Справка о выполнении постановлений совещания