2. Хранение документов

Систематизация и организация хранения документов, находящихся в отделах – дело руководителя. Его задача обеспечить контроль исполнения и быстрого перераспределения документов в случае необходимости. Хранение осуществляется в соответствии с изданной на предприятии инструкцией.

Документы группируются в папки (дела) в соответствии с номенклатурой дел. Для описания хранимых в деле документов при необходимости делается внутренняя опись. В последнее время используют жёсткие папки-сшиватели (регистры), позволяющие не прокалывать документ, а хранить его в прозрачном файле. На обложке папки выносят следующие сведения:

• Название предприятия

• Наименование структурного отдела

• Индекс дела

• Количество листов в деле

• Даты первого и последнего документа

• Шифр дела по НД.

Можно воспользоваться типовой наклеиваемой обложкой разработанной в соответствии со стандартными требованиями (ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения). Электронные документы формируются в папки аналогично.

Дела в отделах должны храниться в закрываемых от посторонних глаз местах. Законченные делопроизводством дела хранятся в отделах, в которых они формировались. Дела ставятся на полки корешком наружу. Полки должны иметь 10 % запаса по глубине и по высоте. Изъятие и выдача документов из дел не разрешается кроме случаев специальных распоряжений. При изъятии на место подлинника ставится копия с указанием оснований для изъятия. Часто вместе с копией ставится «Акт об изъятии документа».

Выдача дел разрешается руководителем отдела. В место хранения ставится «Карточка-заместитель дела». Форма этого документа приведена ниже:

Карточка-заместитель дела № _____________ в отделе _______________________________

Количество листов	Дата выдачи	Подпись нач.отдела	Кому выдано	Расписка в получении	Дата возвращения	Расписка в приёме

В случае утраты документа (дела) руководитель отдела подаёт руководителю предприятия докладную записку, на основании которой издаётся приказ о проведении служебного расследования. По итогам расследования руководитель предприятия принимает соответствующие меры. Канцелярия один раз в квартал проводит выборочную проверку сохранности документов, информируя руководителя предприятия о её результатах. Полная проверка проводится ежегодно по завершении делопроизводственного года.

Экспертная комиссия предприятия, назначенная приказом руководителя предприятия по окончании года проводит экспертизу ценности документов, законченных 3 года назад для хранения или уничтожения. На отобранные дела составляется опись документов для дальнейшей передачи в архив. Если дело не найдено то ЭК составляет «Акт о необнаружении дела, пути розыска которых исчерпаны», утверждаемый руководителем предприятия. Такой же акт составляется при проверке архива. Форма акта приведена ниже.

Федеральное государственное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

Донской государственный межрегиональный колледж строительства,

экономики и предпринимательства (ФГОУ СПО ДГМКСЭП)

А К Т							УТВЕРЖДАЮ
						Директор колледжа ________________ Р.В.Сергеев 2010.02.26
2010-02-22		№	11/08/122
г.Новочеркасск
	О необнаружении дел
пути розыска которых исчерпаны						Фонд № 01 Дела постоянного хранения

В результате __________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел. Предпринятые архивом все возможные меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учёта:

Опись №	Дело №	Заголовок дела	Дата дела	Количество листов в деле	Предполагаемые причины отсутствия дела

Итого 5 (пять) дел

Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими делами : _____ ______________________________________________________________________________________

Заведующий архивом И.И.Петров

2010.02.22

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК предприятия от __________ № _____

Изменения в учётные документы архива внесены.

Заведующий архивом И.И.Петров

2010.02.22

Экспертиза электронных документов состоит из следующих этапов:

• Экспертиза ценности

• Проверка папок и файлов

• Запись электронных документов на архивные носители

• Выборочная проверка системным администратором вместе архивистом качества записи

• Составление описи электронных документов

• Проставление маркером архивных шрифтов на футлярах

• Подготовка комплекта сопроводительной информации (наименование папки, крайние даты, аннотация, электронный формат, объём документов в папке).

Занятие № 24.

Тема № 6 Организация работы с документами

Перечень изучаемых вопросов: