2. Организация работы с документами

Для организации работы с документацией при открытии предприятия или вступления руководителя в должность издаётся ряд документов, влияющих на дальнейшую организацию или дезорганизацию работы с документами.

Работа предприятия невозможна без предварительно составленной номенклатуры дел, определяющей необходимое направление работ и подготовки документации. Для начала работы руководители отделов составляют Положения о работе отделов и должностные инструкции работников отдела, которые утверждаются в соответствии с инструкцией по делопроизводству. Руководители отделов и заместители по направлениям готовят и утверждают другие организационные документы. Лицо, ответственное за работу канцелярии готовит образцы бланков, основных документов образующихся в его деятельности и проводят конкурс на лучшую символику предприятия. При отсутствии достаточного уровня креативности заказ на символику делается в соответствующую организацию. Лицо, ответственное за работу с кадрами подготавливает формы приказов по личному составу.

Лицо, ответственное за работу канцелярии (далее – канцелярия) подготавливает журналы регистрации документов:

• Входящих документов

• Исходящих документов

• Внутренних документов

В журнал исходящих документов вставляют графы: №№ пп.; адресат, Краткое содержание; Исполнитель; № дела, Примечание.

В журнал входящих… вставляют графы: №№ пп.; Дата документа; Его исходящий №; Заголовок (кр.содержание); Исполнитель; Роспись исполнителя; Срок исполнения; Примечание.

В журнал внутренних… вставляют графы: №№ пп.; Дата; Индекс (№); Кто подписал; Заголовок; Отметка об исполнении (дата); № дела; Примечание.

Канцелярия подготавливает на утверждение руководителю:

• Перечень документов, не подлежащих регистрации

• Перечень документов, на которые ставится печать (гербовая) предприятия

• Перечень документов, подлежащих утверждению

Канцелярия для своевременного и качественного обеспечения исполнения документов в конце месяца подготавливает руководителю предприятия справку об исполнении документации. На основе справке руководитель принимает решения об изменениях, поощрениях, движении кадров и т.п. Форма справки приведена ниже:

Федеральное государственное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

Донской государственный межрегиональный колледж строительства,

экономики и предпринимательства (ФГОУ СПО ДГМКСЭП)

К а н ц е л я р и я

С П Р А В К А – О Т Ч Ё Т

2010-03-29		№	001				Директору колледжа
						Р.В.Сергееву
г. Новочеркасск
	О состоянии					От заведующего канцелярией колледжа А.А.Пугачёвой
исполнения документов на понедельник 01 февраля 2010 года

Реквизиты документа входящие		Вид документа	Заголовок, кр.содержание (О чём?)	Реквизиты документа исходящие		Срок исполне ния	Исполнитель: должность, фамилия	Состояние исполнения
№	дата			дата	№
01/12/124	2010.03.21	Указ президента РФ от 2010.03.04 № 27	О реструктуризации учредителя	2010-03-29	01/22/22	15 дней	А.Вылобков	выполнено

Заведующий канцелярией А.А.Пугачёва

Канцелярия предприятия организовывает информационные стенды на которые вывешивает документы с отметкой в нижнем колонтитуле сроков вывешивания и ответственного лица за их вывешивание. К этим стендам относятся:

• приказы: отдельно по видам

• учредительные документы (лицензия, аккредитация, устав предприятия)

• правила внутреннего распорядка

• объявления предприятия о проводимых мероприятиях

• коллективный договор

Занятие № 23.

Тема № 6 Организация работы с документами

Перечень изучаемых вопросов: