1. Номенклатура дел предприятия

Номенклатура дел (НД.) предприятия представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии с указанием сроков хранения. НД. Готовится перед открытием предприятия или в конце календарного года перед окончанием срока действия предыдущей НД. Для её составления необходимо обратится в городской (районный) архив. После вступления в договорные отношения с архивом представитель предприятия выписывает нормативные требования из справочника Росархива по обязательному перечню НД. данного направления деятельности. После этого добавляет список дел по требованию Учредителя и исходя из собственных перечней дел. Окончательный список НД. согласовывается с городским архивом. Проект НД. утверждается директором и вводится приказом по предприятию. Допустимо предварительное согласование проекта со структурными отделами по порядку распределения дел по отделам. В конце каждого года НД. корректируют, перепечатывают, повторно утверждают у директора предприятия и снова вводят приказом с 1 января следующего года. НД. согласовывают с ЭПК (экспертная проверочная группа) как минимум 1 раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры предприятия НД. пересоставляют заново. В предприятиях не передающих документы для архивного хранения НД. ежегодно рассматривают на заседании ЭК.

Каждому делу в НД. присваивается индекс, который состоит из номера структурного подразделения и номера дела по предприятию. Допустимо нумеровать дела по отделу. В каждом отделе нужно вставлять 2-3 резервных номера в конце. При возникновении необходимости резервные номера прописываются карандашом и действуют как временные до конца года. Если номер дела (копии приказов) находится в нескольких отдела, то они должны идти под одним номером.

Графу «количество дел» в НД. заполняют по окончании календарного года. Её данные используют при составлении итоговой записи к НД. Эти данные необходимы для анализа и планирования работ по документообороту.

Графу «срок хранения дела» заполняют в соответствии с типовым перечнем. Под сроком хранения ставят основание по типовому перечню или по протоколу ЭК предприятия, например:

45 л. 204 тп.

5 л. Протокол ЭК от 20010.12.12 № 1

Графа «примечание» содержит сведения о делах, об утрате, уничтожении, передаче, указывают фамилии ответственных лиц и даты заведения дел. Пример НД. Приведен ниже.

Федеральное государственное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

Донской государственный межрегиональный колледж строительства,

экономики и предпринимательства (ФГОУ СПО ДГМКСЭП)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

УТВЕРЖДАЮ

Директор колледжа ________________ Р.В.Сергеев 2010.12.26

2010-12-22

№

11/08/ 117

г.Новочеркасск

На 2011 год

Индекс дела

Заголовок дела (тома)

Кол.дел, т.

Срок хранения дела (тома) и № статьи по перечню

Примечание

01

Канцелярия

01-01

Устав предприятия

Постоянно. Ст.13

01-02

Положение об отделе

Постоянно. Ст.16

01-03

Распоряжения, инструктивные письма

3 г. после замены новыми

01-04

Образцы документации

До минов.надобности

. . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . .

01-33

Резерв

Начальник канцелярии Н.А.Кольва

Заведующий архивом П.П.Пупко

В 2011 году заведено 29 (двадцать девять) дел

Начальник канцелярии Н.А.Кольва

Пример выполнения итоговой записи по НД. приведён ниже.

Итоговая запись о категориях и количестве заведённых дел в 2001 году в организации

По срокам хранения	всего	В том числе
		переходящих	С отметкой ЭПК
Постоянного
Временного, свыше 10 лет
Временного, до 10 лет включительно
Итого

Начальник канцелярии Н.А.Кольва

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив 20___________

Начальник канцелярии Н.А.Кольва