3.5Организация документооборота.

Введение

Документы предприятия имеют различную практическую ценность. Некоторые из них длительное время используются для информационно-справочной работы, другие быстро утрачивают свою значимость. Некоторые документы по личному составу требуют весьма длительного хранения, поскольку на их основании через несколько десятков лет будет рассчитываться пенсия работников. Для долговременного хранения документов создается архив предприятия, подчиняющийся непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.

Задачи архива предприятия:

	прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством
	информационно-справочная работа по по архивным документам предприятия
	организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства

Оптимальным сроком использования документов в делопроизводстве считается 3 года, в некоторых организациях этот срок сокращен до двух лет или даже одного года. По истечении этого срока необходимо решить вопрос о том, оставить их для дальнейшего использования на предприятии, передать в архив или уничтожить.

Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов образующихся в результате деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г.

Однако этот перечень не может охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому используются еще и ведомственные перечни, более полно отражающие специфику работы предприятий данного ведомства. В некоторых случаях используются перечни документов, подлежащих приему в государственные архивы и др.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 месяцев, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет и "Постоянно". Срок хранения "ДМН" (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение.

К документам долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав, и учредительный договор, протоколы заседаний совета директоров, общих собраний и пр.

Из бухгалтерских документов на долгосрочное хранение передаются лицевые счета по заработной плате, годовые отчеты и балансы.

Документы по личному составу (личные дела, личные карточки, книги учета сотрудников) имеют срок хранения 75 лет. Срок хранения устанавливается по документу с наибольшим сроком хранения. Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, если дело закончено производством в 2001 г., срок его хранения исчисляется с 1 января 2002 г.

Если в деле содержатся документы с различными сроками хранения, срок хранения дела устанавливается по документу с наибольшим сроком хранения Определение сроков хранения некоторых документов, например, документов предприятий, прекративших существование, переписки организаций с исполнительными органами государственной власти и пр., ведут экспертно-проверочные комиссии (ЭПК) при архивных органах.

Оформление дел архивного хранения

Для оформления дел, отобранных на архивное хранение, необходимо:

	расположить документы в хронологическом порядке
	произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу (простым карандашом или нумератором)
	подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле
	на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие гриф ограничения доступа) составить внутренние описи дел
	переплести или прошить дело, дополнительно указать на обложке количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела

Дела временного хранения разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в таких делах хранятся в прямой или обратной хронологической последовательности.

Для учета количества листов в делах, срок хранения которых составляяет более 10 лет, составляется заверительный лист. Он составляется на отдельном листе, который помещается в конце каждого дела. В нем цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов и отдельно через знак "+" - число листов внутренней описи. Кроме того, здесь указываются (с ссылкой на соответствующий акт) изменения в составе и состоянии документов (повреждения, замена подлинников копиями, особенности нумерации, например, наличии литерной (буквенной) нумерации и пр.).

Пример заверительного листа

Дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы: по личному составу и по производственной деятельности.

На каждую группу составляются отдельные описи, в которые вносятся дела по степени их важности в следующем порядке:

Опись №1 (дела по основной деятельности):

	устав
	протоколы общих собраний, заседаний совета директоров
	приказы по основной деятельности
	годовые планы
	отчеты
	контракты

Пример описи

Оформление группы дел

Опись №1 л/с (дела по личному составу):

	книга учета сотрудников (если она ведется)
	приказы по личному составу
	личные дела или личные карточки
	лицевые счета по заработной плате
	невостребованные трудовые книжки

В конце каждой описи цифрами и прописью указывается количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный номер), который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

Выделение документов к уничтожению

На документы, выделенные к уничтожению, члены ЭК составляют акт, в который вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки с указанием количества дел, включенных в группу, например, "Переписка за 1995-1998 гг - 4 дела".

Акт рассматривается и подписывается руководителем предприятия.

Пример акта об уничтожении