В нашем курсе мы познакомимся с организацией документооборота - основными правилами, в соответствии с которыми происходит движение документов на предприятии - от составления проектов документов и их регистрации до подшивки в дело, передачи в архив и уничтожения.

Глава 1. Порядок работы с документами

В этом разделе мы рассмотрим движение на предприятии организационно-распорядительных документов от момента их создания до завершения исполнения или отправления. Такое движение ГОСТ Р 511441-98 определяет как документооборот. Основными характеристиками документооборота являются маршрут прохождения документа, т.е. все инстанции на пути его движения, и время, затрачиваемое на прохождение документа по этому маршруту. Отсюда вытекает главное требование организации документооборота - прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Документооборот является технологическим процессом, который включает в себя несколько потоков документов, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. К этим потокам относятся

	входящий документопоток – документы от вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций
	исходящий документопоток – документы, созданные в данной организации и направляемые за ее пределы
	внутренний документопоток – документы созданные и используемые в самом аппарате управления, в т.ч. организационные документы

Схема работы с входящими документами

Схема работы с исходящими документами

Прием и первичная обработка

Операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В крупных организациях эту функцию выполняет специализированное подразделение - экспедиция. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов. В организациях, не имеющих службы делопроизводства, прием, обработка и отправка документов производятся централизованно секретарем.

Централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота. Доставка документов может происходить по почте, в том числе и электронной, телеграфу, по факсу, с курьером или командированным сотрудником.

	Проверка правильности доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату
	Проверка целостности упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложений об этом сообщают отправителю
	Проставление штампа о получении документа, присвоение ему входящего номера и регистрация даты получения
	Сортировка документов по адресам: в канцелярию для рассмотрения руководства, по структурным подразделениям

При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению. Если в документе отсутствует обратный адрес, к письму подкалывают конверт с адресом. Так же поступают в тех случаях, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер. Документы с пометкой "лично" не вскрываются, а передаются адресату.