Тема 1. Процесний підхід в управлінні організацію
Предмет та структура курсу "Управління бізнес-процесами”
Порівняння функціональної та процесної моделі управління
Розуміння процесного підходу
Застосування процесного підходу у побудові та управлінні організацією
1.1. Предмет та структура курсу "Управління бізнес-процесами”
Застосування основних принципів теорії управління до будь-якого об’єкта можливе за певних вихідних умов, а саме:
наявності програми поведінки керованого об’єкта або планових значень його параметрів;
об’єкт має можливість відхилятися від заданої програми або планових значень;
необхідно мати засоби виявлення і вимірювання відхилення об’єкта від заданої програми чи планових значень;
необхідно мати можливість впливати на керований об’єкт з метою усунення відхилень від програми чи планових значень, що виникають.
Перші дві вимоги вихідних умов стосуються об’єкту управління і передбачають створення прозорого, зрозумілого інформативного середовища для прийняття результативних та ефективних управлінських рішень з розбудови організації та її бізнесу.
Тому, інформаційно-управлінська взаємодія між власниками та операторами бізнес-процесів, що спрямована на створення і виготовлення продукції (послуги), яка повністю задовольняє попередньо обумовлені потреби споживача при оптимальних затратах праці, матеріалів і енергії є об’єктом дисципліни «Управління бізнес-процесами.
Предметом дисципліни «Управління бізнес-процесами» є побудова та опис моделей управління бізнес-процесами, а також інструменти, механізми адаптації і приживлення сутності процесного підходу в управління підприємством.
1.2. Порівняння функціональної та процесної моделі управління
Управлінська дія, згідно з теорією А.Файоля, передбачає 5 функцій: пердбачення, організація, прийняття рішень, координація і контроль. Вони спрямовані на забезпечення узгодженості спеціалізованих складових бізнесу, які формулюють зміст діяльності організації:
технічна діяльність;
комерційна діяльність;
фінансова діяльність;
забезпечення безпеки (власності, людей);
діяльність з аналізу, обліку та статистики.
Рис. 1.1. Функціональна модель управління
Управлінська дія, згідно теорії А.Файоля, підпорядкована 14 принципам:
функціональний розподіл праці;
влада;
дисципліна;
підзвітність лише одному керівнику;
єдиноначалля (один керівник);
індивідуальні інтереси підпорядковані загальним інтересам;
справедлива винагорода;
оптимальне співвідношення централізації і децентралізації;
ефективна взаємодія;
порядок в роботі;
рівність всіх перед законом та загальними правилами;
стабільність персоналу;
заохочення ініціативи;
корпоративний дух.
Функціональний розподіл праці та функціональна ієрархія володіє рядом властивих їй недоліків. У першу чергу слід зазначити:
велика кількість погоджень, що збільшує час роботи від зародження ідеї до одержання результату;
яскраво виражена орієнтація управлінців на збільшення чисельності персоналу та ускладнення організаційної структури (ієрархія);
вузька спеціалізація окремих співробітників і підрозділів;
незначне делегування повноважень і відповідальності, ускладнення системи погоджень (бюрократія);
зменшення орієнтації діяльності підрозділів на кінцевий результат.
Для будь-якої функціональної ієрархії справедливий принцип, відповідно до якого кожен співробітник досягає рівня своєї некомпетентності в міру просування вверх згідно функціональної ієрархії. Суть цього принципу полягає в тім, що людина, будучи гарним робітником, може не стати хорошим бригадиром і тим більше начальником цеху. При висуванні на вищестоящу посаду людина може не відповідати їй із-за обмеженості свого кругозору, здібностей, досвіду й т.д. Але роботу потрібно виконувати і тому призначений на нову посаду співробітник наймає компетентних заступників. Серед цих заступників також можуть виявитися некомпетентні співробітники. У такий спосіб функціональна ієрархія починає рости, при цьому поступово знижуючи ефективність і результативність роботи. У класичній функціональній ієрархії керівник прагне збільшити чисельність своїх підлеглих, власний вплив в організації, а також розмір бюджету підрозділу. Все це веде до росту непродуктивних витрат організації, зниженню якості товарів, що поставляють, і послуг. Підсумком такого сценарію розвитку подій є припинення діяльності організації: банкрутство, реорганізація, поглинання конкурентами і т.п. Впровадження в управління процесного підходу істотно знижує ризик неконтрольованого збільшення бюрократичного апарату та витрат на його підтримку.
Рис. 1.2. Недоліки функціональної моделі управління
Ще одним з недоліків функціональної ієрархії є слабке делегування повноважень на рівень тих робочих місць, де виконується реальна робота в рамках бізнесу-процесу. Для прийняття будь-якого рішення, незалежно від його важливості, потрібна участь вищестоящого начальника. Він, у свою чергу, погоджує передбачуване рішення на більше високому рівні й т.д. При цьому, кожен керівник намагається передбачити «політичні» наслідки своїх дій. У першу чергу від такого механізму «керування» страждають ефективність і результат бізнес-процесу, а також клієнти процесу. У міру росту складності функціональної ієрархії та збільшення бюрократизму знищується орієнтація діяльності підрозділів на кінцевий результат.
Підводячи підсумки, слід зазначити, що основним принципом управління у функціональних ієрархіях є принцип керування «зверху-вниз» усередині функціональних структур, які у значній мірі ізольовані одна від іншої.
Негативну роль зазначених недоліків функціональної структури можна помітно зменшити при правильній організації робіт і взаємодії підрозділів, в тому числі і за рахунок застосування процесного підходу до управління.
Таблиця 1.1.
Порівняння функціонального та процесного підходів в управлінні
Функціональний підхід |
Процесний підхід |
1. Проблема – працівники. 2. Працівники. 3. Я роблю свою роботу.
4. Я розумію свою роботу.
5. Вимір роботи працівника. 6. Змінити працівника. 7. Можна завжди знайти кращого працівника. 8. Контроль за працівником. 9. Не довіряти нікому. 10. Хто зробив помилку?
11.Забезпечення свого результату.
|
|
Примітка. Відмінність функції від роботи полягає в тім, що функція — напрямок діяльності елемента організаційної структури, що являє собою сукупність однорідних операцій, виконуваних на постійній основі, а робота — конкретна дія, виконувана в рамках одного процесу та однієї функції.
Наприклад, функцією менеджера із закупівлі є забезпечення виробництва основними і допоміжними матеріалами, запасними частинами. Роботи, виконувані в рамках цієї функції, можуть належати різним процесам (закупівля матеріалів на підставі плану виробництва, закупівля на підставі заявок у межах наявного бюджету) та виконуватися в різній послідовності, за різними алгоритмами. Наприклад, в «Процесі вхідного контролю матеріалів» бере участь відділ технічного контролю, а запасні частини приймає відповідальний працівник складу.