42. Сущность и виды контроля.

Одной из основных функций процесса управления, которая устанавливает степень соответствия реально достигнутых ре­зультатов и целей запланированным, является контроль:

Контроль — это процесс обеспечения достижения организа­цией своих целей. По определению это систематическое отсле­живание хода выполнения поставленных задач с одновременной коррекцией работы.

Необходимость контроля объясняется следующими причинами.

Неопределенность. Цели и планы — это лишь картины того, каким хотелось бы видеть будущее руководству. Но процесс достижения целей является вовсе не таким гладким, как хотелось бы. Множество разнообразных обстоятельств может воспрепят­ствовать тому, чтобы задуманное реализовалось. В процессе вы­полнения планов возникают непредвиденные ситуации (политическая обстановка, изменение законов, социальные ценности, условия конкуренции), исполнители игнорируют необходимые действия из-за небрежности, усталости/вызванной перегрузка­ми, некомпетентности. В результате возникают отклонения от за­данной «траектории движения». При значительных отклонениях возникает опасность для достижения намеченных целей, разви­тия, а то и существования организации. Поэтому в управлении необходима функция коррекции, которая позволяла бы своевре­менно обнаруживать отклонения и устранять их.

Кризисные ситуации. Ошибки, возникающие в работе как ру­ководителей, так и исполнителей, переплетаются, если их вовре­мя не заметить. Вероятность переплетения ошибок в организа­ции весьма велика из-за высокой степени взаимозависимости бидов деятельности. Контроль позволяет своевременно обнару­жить в деятельности любой организации нарушения, ошибки, промахи и оперативно принять меры для их устранения. Функ­ция контроля — это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис и повредят достижению целей организации.

Профилактика ошибок. В то же время главная цель контро­ля — не исправление, а предотвращение ошибок, что значитель­но дешевле. С помощью контроля можно заранее обнаружить во внутренней или внешней среде организации факторы, которые могут оказать существенное вли­яние на ее функционирование и развитие, и, подготовившись необходимым образом, своевременно на них отреагировать. По­этому контроль представляет собой неотъемлемый элемент про­цесса планирования.

Мотивация. Результаты контроля служат основой оценки ра­боты организации и ее персонала за определенный период, эф­фективности и надежности управления ею. В результате конт­роль позволяет избежать в будущем неудовлетворительных ре­зультатов деятельности и создать необходимые предпосылки для стимулирования персонала. Таким образом, контроль является важной составляющей мотивации персонала организации.

Основными объектами внутриорганизационного контроля яв­ляются: важнейшие характеристики производственного, техни­ческого, кадрового потенциала организации, ее финансового со­стояния, промежуточные и конечные результаты выполнения пла­новых заданий, показатели расходования ресурсов, экономичес­кой эффективности.

Существует три основных вида управленческого контроля: предварительный, текущий и итоговый.

Предварительный осуществляется до фактического начала работ. По своему содержанию это организационный контроль, задача которого состоит в проверке готовности организации к работе. Например, написание четких должностных инструкций, эффективное доведение формулировок целей до подчиненных, подбор в аппарат управления квалифицированных людей будет увеличивать вероятность того, что организация будет работать так, как задумано. Предварительный контроль используется в трех областях — по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль человеческих ресурсов достига­ется за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональ­ных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей, а также за счет отбора наи­более подготовленных и квалифицированных людей.

Предварительный контроль используемых материальных ре­сурсов осуществляется путем выработки стандартов минималь­но допустимых уровней качества и проведения физических про­верок соответствия поступающих материалов этим требованиям.

Важнейшим средством предварительного контроля финансо­вых ресурсов является бюджет. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле/что он дает уверен­ность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Регулярная проверка руководителем работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложе­ний по усовершенствованию работы позволит исключить откло­нения от намеченных планов и инструкций. Текущий контроль базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желае­мых целей и на сообщении начальником подчиненным данных о полученных результатах и о том; насколько их работа удовлетво­рительна. Такая система обратной связи позволяет руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения органи­зации от наиболее эффективного пути к поставленным перед ней задачам и решить возникающие проблемы раньше, чем это потребует слишком больших затрат.

Заключительный контроль, осуществляемый либо сразу по завершении контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени, предполагает сравне­ние фактически полученных результатов с требуемыми. Он име­ет большое значение для планирования и мотивации персонала организации.