2. Контроль исполнения решений

Контроль исполнения решения как на стадии разработки, так и на стадии реализации является важнейшей функцией управления. При помощи контроля руководство определяет правильность сво­их решений и устанавливает потребность в их корректировке.

Процесс контроля — это, с одной стороны, процесс установления стандартов, измерений факти­чески достигнутых результатов и их отклонение от установленных стандартов; с другой — процесс отслеживания хода выполнения принятых управленческих решений и оценки достигнутых результа­тов в ходе их выполнения.

Контроль подразделяется на предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до начала работ. На этом этапе контролируются пра­вила, процедуры и линия поведения, чтобы убедиться, что работа развивается в правильном направ­лении. На этом этапе контролируются, как правило, человеческие, материальные и финансовые ре­сурсы.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе выполнения работ организацией в со­ответствии с принятыми решениями. Как правило, он осуществляется непосредственным начальни­ком и основан на измерении фактических результатов проделанной работы. Основным инструментом осуществления контроля является обратная связь. Она позволяет установить наметившиеся отклоне­ния в ходе выполнения работ и принять корректирующие решения.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Если в процессе заключительного контроля отсутствует возможность непосредственно влиять на ход выполнения ра­боты, то результаты контроля могут быть учтены в последующем.

Основные этапы контроля:

Установление стандартов. В процессе принятия решений в качестве стандартов для оценки фак­тических результатов используются критерии выбора, которые устанавливал ЛПР на этапе формули­ровки цели.

Сравнение фактических результатов со стандартами. Деятельность, осуществляемая на этой стадии, состоит из четырех фаз: определения масштаба допустимых отклонений, измерения фактиче­ских результатов, передача информации о результатах и собственно оценка результатов. Измерение фактических результатов — наиболее трудная фаза контроля. Для ее осуществления необходимо оп­ределить типы шкал и единиц измерения показателей контроля. Важный фактор, который определяет возможность и целесообразность контроля.— его «стоимость». Важную роль играет передача ин­формации о результатах. Основные трудности сводятся к следующим. Во-первых, передаваемые со­общения могут искажаться в процессе межличностного общения или прохождения по каналам связи. Во-вторых, могут возникнуть информационные перегрузки. В-третьих, организация может иметь за­путанную и громоздкую структуру.

При оценке результатов ЛПР сравнивает фактические и требуемые величины и делает вывод о том, достигнута цель решения или нет.

Корректировка решения. После оценки результатов ЛПР может выбрать одну из двух линий поведения:

— Ничего не предпринимать. Если сравнение фактических и требуемых результатов говорит о том, что цель решения достигнута, то лучше всего не предпринимать никаких действий и зафиксировать технологию решения проблемы в качестве положительного опыта.

— Устранить отклонения. Если отклонение от желаемых результатов становится недопустимо вы­соким, то ЛПР обязан понять причины этого и скорректировать решение. При этом важно выявить, на каком этапе принятия решения требуется корректировка.

В качестве основных принципов контрольной деятельности можно назвать следующие:

— Осмысленность и однозначность восприятия стандарта сотрудниками.

— Двустороннее общение с сотрудниками.

— Отсутствие чрезмерного контроля.

— Установление жестких, но достижимых стандартов.

— Вознаграждение за выполнение установленных стандартов и норм.

— Контроль должен быть непрерывным, что достигается действием специально разработанной системы мониторинга.