1.2. Принципи управління. Програмне управління. Управління зі зворотним зв’язком. Стратегічне та ситуаційне управління механізм організаційного управління

З точки зору системного підходу у суспільстві існує два начала. Перше це лобільне (пластичне) - функціональна сторона організму, намагання швидко адаптуватися. Друге – консервативне, архітектурна схема організації.

На жаль, існуючі наукові дослідження недостатньо займаються аналізом впливу конкретних структурних форм на перебіг управлінських процесів або розвиток організаційного потенціалу управління.

Так, наприклад, численні дослідження у сфері управління економікою вивчають балансові співвідношення, виробничі функції, вплив технологій на інтенсивність того чи іншого управлінського процесу і практично не звертають уваги на те, що ці процеси відбуваються в рамках конкретних організаційних структур, що часто справляють вирішальний вплив на економічний розвиток.

Механізм управління це складова частина системи управління, що забезпечує вплив на фактори, від стану яких залежить результат діяльності управлінського об'єкта.

Фактори управління для організації можуть бути внутрішніми (коли мова йде про механізм управління організацією) або зовнішніми (тоді йдеться про механізм взаємодії з іншими організаціями).

У науці немає єдиного підходу до механізму організаційного управління та його складових елементів. Так, на думку відомого вченого академіка Г.В. Атаманчука, механізм формування та реалізації організаційного управління це сукупність і логічний взаємозв'язок соціальних елементів, процесів і закономірностей, через які суб'єкт організаційного управління (його компоненти) "схоплює" потреби, інтереси й цілі суспільства в управляючих впливах, закріплює їх у своїх управлінських рішеннях і діях та практично втілює їх у життя, спираючись на державну владу.

Визначимося з поняттям "структура механізму організаційного управління".

Найбільш уживане визначення наступне: структура механізмів організаційного управління - це сукупність та характер зв'язків і відносин між елементами (підсистемами) системи організаційного управління. Структура - це засіб досягнення цілей організації.

Слід підкреслити, що введення ієрархічної структури управління також зв'язано з неможливістю зібрати в одному місці та своєчасно опрацювати всю інформацію про систему. Крім того, інформація має бути впорядкованою і не повинна бути недостатньою або вичерпною. Інформація потрібна не сама собі, а для прийняття тих чи інших управлінських рішень. Адже людина фізіологічно може опрацювати лише обмежений обсяг інформації. Великого значення набуває вираження етапів подолання інформаційного перевантаження.

Управлінець нижньої ланки, як правило, краще, точніше й пов­ніше знає ситуацію на своїй ділянці і приймає рішення за значно меншого рівня невизначеності. Але при цьому виникає ось який фактор. Отримуючи певні права і ресурси управлінець нижнього рівня разом з тим отримує можливість іти до своєї мети, що іноді не відповідає інтересам і цілям управлінця верхнього рівня. Виникає те саме діалектичне протиріччя частини і цілого.

В останні роки у вивченні ієрархічних систем наука досягла певних успіхів і розробила цілу низку методів розрахунків, які дозволяють управлінцю верхнього рівня найбільш ефективно управляти, використовувати інтереси і прагнення своїх підлеглих. Відзначимо основні якості ієрархічної структури.

1. Верхні ланки впливають на нижню ланку за допомогою виділення ресурсів (фінанси, кредити і т. ін.).

Таким чином, вибираючи засоби розподілу ресурсів, управлінець верхнього рівня спрямовує ініціативу і зусилля нижнього рівня по необхідному шляху, тобто на виконання керівних директив, вказівок.

Нижній рівень має більш точний вихідний матеріал і більш обґрунтований. У результаті система, в якій запроваджено ієрархічний механізм, може працювати більш ефективно, ніж повністю централізована (система без проміжних елементів). Звичайно, це лише схема механізму управління, його "скелет". У реальному житті всі процеси формування та функціонування ускладнені численними деталями, які можуть дуже змінити всі процедури дослідження.

2. Процедури управління здійснюються багаторазово. Використовуючи цю обставину, можна з великим ступенем точності встановити характер реакції нижнього рівня на управляючу дію верхнього рівня. Або, інакше кажучи, отримати необхідну інформацію про мету ланок ієрархічної системи управління.

Деякі характеристики діяльності нижнього рівня бувають відомі точно, наприклад рахунки підприємств, затрати, прибуток і т. ін. Цієї інформації іноді виявляється достатньо, щоб повністю "висвітлити" діяльність елементів нижнього ряду. При цьому багаторазові зміни невеликої кількості числа факторів можуть виявитися достатніми, щоб розкрити весь процес, що вивчається.

3. У великих системах, які мають ієрархічну структуру, можуть бути запропоновані й інші засоби управління, в яких управлінська дія верхньої ланки залежить від результатів діяльності нижніх ланок. Крім безпосередньої лінійної підпорядкованості в масштабах організації існують також інші форми підпорядкованості. Особливе місце посідає підпорядкованість регіональному керівництву. В результаті виникають так звані ромбовидні структури.

А життя висуває все нові й нові проблеми і виникає необхідність глибокого вивчення наявних видів організації такого організму як організація, оцінки ефективності його структури.

4. Велике значення в організаційному управлінні має оптимальне співвідношення централізації та децентралізації при побудові структури управління. При централізації управління покращується контроль та координація елементів, але при цьому підвищується час прийняття рішень, придушується ініціатива, затримується ріст кваліфікації управлінців.

Децентралізація управління може розглядатись у двох аспектах. Вертикальна децентралізація - право приймати рішення передається вниз по рівнях управління. Горизонтальна децентралізація - право приймати рішення передається підлеглим, які не є управлінцями.

При децентралізації в управлінні наголошується на зміні правил управління, а не зміні управлінців. При цьому найбільш виразно проявляється наступне. Розвитку децентралізації в управлінні має наступні особливості. Централізація рішень та деталізовані звітність і нормування. Розподіл рішень та відповідальності. Виділення сфер діяльності співробітників. Делегування повноважень та виділення сфер прийняття рішень співробітниками. Заборона на втручання у сферу діяльності підлеглого.

При управлінні та розвитку структур доцільно розробити модель впливу управлінця на підлеглого. Ключове значення має делегування повноважень. Різняться наступні види делегувань повноважень.

Повне делегування (підлеглий виконує роботу та несе відповідальність за неї. Управлінець не втягнений у роботу).

Обмежене делегування (підлеглий виконує роботу та разом з управлінцем несе відповідальність за неї).

Нульове делегування (підлеглий виконує роботу, але відповідальність за неї несе управлінець).

Делегування навпаки (підлеглий перекладає роботу на управлінця).

При особистому спілкуванні використовують прямі та побічні способи впливу: Прямі засновані на обов'язках, визначаються компетенцією, ґрунтуються на переконаності або на примушуванні.

Побічні способи передбачають: маніпулювання оточенням людини; зміну сил, ресурсів, цілей, правил формальної і неформальної організації діяльності, що впливають на людину.

5. У сучасній управлінській практиці організаційна структура мас гнучко реагувати на зміни в оточенні, тобто адаптуватися. Адаптаційний процес має відображувати предмет адаптації, час (необхідний і реальний для адаптації структури, особливості взаємодії для структури з іншими структурами системи (бажані й реальні) та інші елементи.

Поєднання різних структур при управлінні, вироблення стра­тегії, напрацювання нововведень стратегії характерна ознака кращих си­стем організаційного управління.

Вищезазначені ознаки структур управління дозволять побудувати оптимальну (найкращу) для визначених критеріїв структуру. При побудові (синтезу) структуру системи управління потрібно врахувати початкову інформацію: витрати на утримання системи управління; напруга праці у підрозділах; інформаційне навантаження на працівників; час обробки інформації; час реагування на управлінські впливи; час реагування на оперативні запити; час вирішення завдань управління; характеристика об'єкта управління; інформаційні, матеріальні, фінансові зв'язки об'єкта; складові завдання управління.

У процесі синтезу системи управління визначаються: кількість рівнів управління, кількість підрозділів, кількість підлеглих, розподіл обов'язків, розподіл працюючих, ступінь автоматизації робіт, маршрут руху інформації, витрати на утримання системи управління, напруга праці в підрозділах, час реагування на оперативні запити, час вирішення завдань управління.

Тому, вибираючи структуру управління, потрібно враховувати, що оптимальні організаційні структури мають наступні властивості:

1. Невеликі підрозділи з висококваліфікованим персоналом.

2. Невелика кількість рівнів керівництва.

3. Наявність у структурі груп фахівців.

Орієнтація напрямків роботи на конкретний об'єкт управління.

4. Швидка реакція на зміни.

5. Висока продуктивність.

6. Низькі затрати.

За природою основних параметрів організаційного процесу конкретні організаційні механізми можуть бути:

організаційно-структурними, що здійснюють управлінський вплив шляхом формування структур та їх реструктуризації;

організаційно-технічними, що здійснюють вплив на технічні, соціотехнічні та технологічні параметри управлінського процесу;

організаційно-економічними, що впливають на економічні параметри управлінської діяльності;

організаційно-адміністративними, що впливають на діяльність персоналу;

комплексними, що мають усі або кілька вказаних ознак.

Більшість організаційних механізмів на нижчому і середньому рівнях є комплексними.

Механізм управління - складна категорія управління. Він включає: цілі управління, елементи об'єкта та їхні зв'язки, на які здійснюється вплив, діяння в інтересах досягнення цілей; методи впливу; матеріальні і фінансові ресурси управління, соціальний та організаційний потенціали.

Реальний механізм управління завжди конкретний, оскільки спрямований на досягнення конкретних цілей шляхом впливу на конкретні фактори: елементи управління та їхні зв'язки, і цей вплив здійснюється шляхом використання конкретних ресурсів або потенціалів. Він формується щоразу, коли приймається управлінське рішення шляхом узгодження всіх елементів механізму управління.