Туркестан «ТЧЭ-33» ТОО «DynamicsTechnologies»

Оглавление

1 Введение 4

1.1 Область применения 4

1.2 Краткое описание возможностей 4

1.3 Уровень подготовки пользователей 4

2 Назначение и условия применения руководства пользователя 6

2.1 Автоматизируемые виды деятельности и функции СЭД 6

2.2 Условия применения программных и технических средств 6

2.2.1 Требования к рабочей станции пользователя 6

2.2.2 Характеристики коммуникаций 6

3 Подготовка к работе 7

3.1 Порядок проверки работоспособности ПО СЭД 7

3.2 Работа с ПО СЭД 7

4 ОписаниеСЭД 8

4.1 Структура СЭД 8

4.2 Группы пользователей системы 8

4.3 Описание интерфейса СЭД 9

4.3.1 Страница авторизации 9

4.3.2 Выход из системы 10

4.3.3 Основное рабочее окно системы 10

4.3.4 Вкладка «Рабочая область» 11

4.3.5 Вкладка «Документооборот» 15

4.3.6 Отчеты 19

4.3.7 Поиск в системе 20

4.3.8 Сортировка. Группировка 22

4.3.9 Создание папки фильтрации 25

4.3.10 Пиктограммы 26

4.3.11 Описание регистрационной карточки документа 28

5 Описание операций 32

5.1 Работа во вкладке «Документооборот» 32

5.1.1 Работа с представлением «Входящие» 32

5.1.2 Работа с представлением «Обращения граждан» 58

5.1.3 Работа с представлением «Исходящие» 64

5.1.4 Работа с представлением «ОРД» 68

5.1.5 Представление «Отчеты» 73

5.1.6 Представление «Контроль» 75

5.1.7 Представление «Внутренняя корреспонденция» 76

5.2 Работа во вкладке «Рабочая область» 77

5.2.1 Создание проекта документа 77

5.2.2 Согласование документа 81

5.2.3 Подписание документа 86

5.2.4 Рассмотрение документа 86

5.2.5 Отказ от рассмотрения 87

5.2.6 Ознакомление с документом 87

5.2.7 Создание личных бизнес-процессов 88

6 Аварийные ситуации 91

6.1 Действия в случае невыполнения условий технологического процесса 91

7 Рекомендации по освоениюСЭД 92

Перечень принятых терминов 93

Составили 97

1. Введение

Система предназначена для создания единого информационного пространства АО «Локомотив», информационной поддержки организационно–распорядительной деятельности Организации.

Система ориентирована для применения в АО «Локомотив» и его филиалах.

1. Область применения

Электронный документооборот представляет собой Систему АО «Локомотив», которая предназначена для обработки электронных документов.

2. Краткое описание возможностей

Перечень функций системы:

• Регистрация входящей корреспонденции;

• Регистрация исходящей корреспонденции;

• Регистрация организационно–распорядительных документов организации;

• Регистрация и обработка внутренней переписки;

• Регистрация обращений физических и юридических лиц;

• Создание проектов электронных документов;

• Контроль за исполнением документов и поручений руководства;

• Подготовка справок и отчетов;

• Преобразование документов из бумажной в электронную форму посредством сканирования;

• Предварительный просмотр документа без необходимости загрузки;

• Возможность оптимизации шаблонов регистрационных карточек электронных документов.

3. Уровень подготовки пользователей

Квалификационные требования к пользователям СЭД определяются выполняемыми ими ролями.

Общие требования к квалификации пользователей:

• навыки работы на компьютере с операционной системой Windows 2000/XP/Seven на уровне рядового пользователя;

• навыки работы с периферийным оборудованием, установленным на рабочем месте и необходимым для эксплуатации системы – принтер, сканер;

• навыки работы с пакетом офисных программ типа MicrosoftOffice и Web–браузером;

• наличие основ знаний по предметной области (бизнес–процесс документооборота);

• знание эксплуатационной документации на систему – настоящего «Руководства пользователя».

2. Назначение и условия применения руководства пользователя

   1. Автоматизируемые виды деятельности и функции СЭД

СЭД представляет собой Систему электронного документооборота. В системе производится обработка создаваемых и используемых в делопроизводстве электронных документов.

2. Условия применения программных и технических средств

   1. Требования к рабочей станции пользователя

• Операционная система: Windows 2000/XP/Seven;

• Веб–браузер: InternetExplorer версии 7.0 и выше;

• Процессор: IntelPentium;

• ОЗУ: не менее  1 Гб;

• Прикладные программы: AdobeReader 7 и выше.

• Пакет офисных программ MSOffice.

2. Характеристики коммуникаций

• Подключение пользователя СЭД к серверу должно осуществляться по локальной сети не менее 100 Мбит/сек.

3. Подготовка к работе

   1. Порядок проверки работоспособности ПО СЭД

Подготовка к работе заключается в приведении всех технических устройств, с которыми предполагается работать, в рабочее состояние.

Порядок проверки работоспособности:

В системе может быть использован следующий порядок проверки работоспособности:

• Все подключенные технические средства (сканеры, принтеры и др.) включены и находятся в состоянии готовности (подробности указаны в Руководствах по эксплуатации к данным техническим средствам);

• Все необходимое серверное программное обеспечение находится в активном состоянии;

• Web-браузер открывает систему по введенному IP-адресу.