5. Інформаційні системи управління персоналом організації.

Основними функціональними підсистемами інформаційної системи управління персоналом на підприємстві є:

• підсистема обліку кадрів;

• підсистема розвитку кадрів;

• підсистема планування, прогнозування і маркетингу персоналу;

• підсистема аналізу і розвитку засобів стимулювання праці.

Автоматизація планування потреби у персоналі охоплює розрахунки витрат часу на виконання плану виробництва продукції і планового фонду заробітної плати, планової потреби в основних робітниках та інших категоріях персоналу та чистої потреби з урахуванням фактичної наявності робітників, прийому та вибуття робітників До початку планового періоду.

Інформацію щодо фактичної наявності персоналу на підприємстві надає підсистема обліку кадрів, у задачі якої входять автоматизація документального оформлення прийому, звільнення, кадрового переміщення персоналу, облік наявності та руху особового складу підприємства, оцінка та аналіз персоналу. Аналітичні відомості, що формуються у цій підсистемі, містять інформацію про кваліфікаційну структуру персоналу, статево-вікову структуру, структуру персоналу за категоріями, звітну інформацію про плинність кадрів на підприємстві, тривалість робочого дня, соціальні послуги.

Процес планування забезпеченості кадрами виходить з існуючого дефіциту або надлишку персоналу по тих чи інших категоріях, професіях, розрядах. Автоматизація планування забезпеченості кадрами здійснюється в умовах системи підтримки прийняття рішень. При цьому здійснюється, по-перше, вибір заходів кадрової політики шляхом оцінювання переваг і недоліків кожного заходу й визначення ймовірності їх здійснення, по-друге, оцінювання кандидатів на прийняття, переведення, звільнення, навчання за всіма критеріями з подальшим зведенням критеріальних оцінок у глобальну оцінку. Критеріями оцінки працівників є:

• передумови продуктивності (знання, інтелектуальні здібності, витривалість, готовність нести відповідальність);

• продуктивність працівника (кількість виконаної роботи, якість, теми роботи);

• поведінка працівника (здатність до співробітництва, самостійність, здатність до керування);

• здатність до розвитку.

Оцінкою працівників послуговуються при прийнятті рішень про використання персоналу.

6. Підготовка до роботи модуля "Парус - Менеджмент і Маркетинг"

Модуль "Парус - Менеджмент і Маркетинг" призначений для використання організаціями, що займаються обслуговуванням клієнтів. Він дозволяє контролювати процеси пошуку клієнтів, ведення переговорів з ними та їх обслуговування. Модуль дозволяє автоматизувати управління виробничими процесами в підрозділах підприємства, контролювати документообіг, а також автоматизувати облік вхідної маркетингової інформації і виконати розсилання повідомлень клієнтам. Крім цього існує можливість автоматизації обліку робочого часу співробітників (для організацій з технічними засобами обмеження доступу до приміщень, наприклад, електронний замок).

Перед початком експлуатації модуля його необхідно пристосувати до специфіки підприємства, що здійснюється шляхом формування словників.

Словник "Назви та курси валют" служить для реєстрації валют, що використовуються в облікових операціях, а також для збереження курсів зареєстрованих валют відносно базової валюти. В базовій валюті ведеться облік і формуються звітні документи для податкових органів. Курс базової валюти завжди дорівнює 1.

Система дозволяє вести облік коштів і матеріальних засобів у різних валютах, кількість яких є не обмеженою. Вона зберігає поточні і всі попередні курси валют, що дозволяє переоцінювати валютні активи і пасиви.

Словник "Загальні поняття" містить загальну нормативно-довідкову інформацію, яка використовується в багатьох розділах Системи.

Дерево каталогів створюється Системою і може редагуватися і доповнюватися користувачем. Розділи дерева каталогів можуть бути трьох типів: "каталог", "вузол понять" і "розділ понять".

Каталоги можуть містити в собі інші каталоги, вузли понять і розділи понять. Розділи понять можуть містити вузли понять або списки понять. У вузлах понять може зберігатися тільки список понять.

Кожен розділ понять має назву і ключ.

Назва розділу понять потрібна тільки для зручності користувача. Зміна назви не приведе до жодних змін у роботі Системи.

Ключ використовується безпосередньо Системою і зміна ключа розділу приведе до того, що Система не зможе знайти потрібні поняття і їхні значення.

У Системі використовується перелік стандартних ключів.

Користувачеві немає необхідності знати всі ключі Системи і відразу заносити до словника усі поняття. У ході роботи Система сама визначає ключ потрібного в даний момент підрозділу.

Наприклад, при початку роботу з новою базою даних у формі створення договірного документа на закладці "Основні" при вказівці особливих позначок, відкриється вікно розділу словника "Загальні поняття", що має назву, задану Системою. Назва вікна збігається з ключем конкретного розділу, у даному випадку "особливі позначки (договору)".

Це означає, що в словнику "Загальні поняття" Система створила каталог, а в ньому розділ понять за назвою "Особливі позначки (договору)", за яким Система і буде шукати надалі особливі позначки договірних документів.

Словник "Одиниці виміру" містить характеристики одиниць виміру, У ньому формуються співвідношення між базовими і похідними одиницями виміру, а також різними видами пакувань. Записи словника можна групувати в тематичні розділи.

Словник "Номенклатур товарів та послуг" містить інформацію про товари або послуги підприємства. Для кожної позиції номенклатури зберігаються її код, найменування, одиниця виміру та інші характеристики. Записи словника можна групувати в тематичні розділи в залежності від асортименту продукції, виконуваних робіт і наданих послуг.

Словник "Організації та МВО" містить найменування постійних організацій-контрагентів їх банківськими і податковими реквізитами, а також посади і паспортні дані матеріально-відповідальних осіб.

Реєстрація в словнику організацій і матеріально-відповідальних осіб, з якими контакти відбуваються вкрай рідко, не обов'язкова. Але для друку документів, в яких згадуються такі контрагенти, Системі буде не вистачати їхніх реквізитів (адреси, рахунку і т.п.), для яких є місце в словнику. Реєстрація контрагентів у словнику знижує також імовірність появи випадкових помилок.

Записи словника можна групувати в тематичні розділи.

Словник "Типи документів" містить інформацію про типи документів, що містять різного роду господарські операції або є підставою або підтвердженням їхнього здійснення. Використання словника забезпечує однозначну ідентифікацію типу документа і перешкоджає появі нестандартних типів документів.

Словник "Шаблони документів та звітів" шаблони документів, що створені у Microsoft Excel і використовуються для друку документів. Шаблон є бланком документа, що містить всі необхідні написи, розграфку та інші атрибути, які постійно є присутніми в документах даного типу. Крім того, шаблони містять спеціальні поля і макроси, що забезпечують зв'язок Системи з Microsoft Excel.

Файли шаблонів документів, розміщаються в підкаталозі Wvned\TEMPLATE робочого каталогу Системи. До комплекту входить великий набір шаблонів практично усіх найбільш поширених документів. На основі кожного з цих шаблонів можна створити свій новий шаблон.

Словник "Співробітники" містить інформацію про співробітників підприємства в розділах Системи.

Словник складається з трьох елементів: дерева каталогів, що має відповідати штатній структурі підприємства, списку підрозділів, зареєстрованих в обраному каталозі, і списку співробітників обраного підрозділу. Кожен запис списку містить фотографію співробітника, мнемокод, П.І.Б., найменування і реквізити документа, що засвідчує особу співробітника, анкетні дані та інші характеристики.

Словник "Контактні особи"

Словник "Потенційні працівники" містить анкетні дані осіб, що є кандидатами на вакантні посади підприємства. Інформація про паспортні дані, дані для податкових органів і пенсійного фонду, відомості про родину, і т.д., а також про освіту, професійний досвід, стаж, знання і навички заноситься в стовпчики спеціальної таблиці – анкети.